Ce projet, de plus de 200 000 euros sur trois ans, doit permettre à Yusen Logistics France de se doter d’une application de GED évolutive, transverse à ses 6 activités : transport terrestre, transport aérien, transport maritime, entreposage, douanes et supply chain management, réparties aujourd’hui sur 6 établissements.
 
 
 
Initié fin 2012, ce projet en 4 phases, dont l’achèvement est prévu fin 2015, a donné lieu à l’ouverture d’une première application pour l’activité transport routier basée à Metz avec la numérisation de l’ensemble des documents liés à la prestation de transport d’un client. Cette application opérationnelle depuis avril 2013, qui a nécessité la mise en œuvre d’un plan de classement adapté, permet au service administration des ventes de cette activité de gérer les 60 000 factures annuelles.
 
« Projet stratégique pour l’entreprise, la GED va jouer un rôle structurant pour l’ensemble de nos activités, tant métiers que de gestion (comptabilité, RH …). Elle permettra également de remettre à plat nos processus. La réussite du premier projet et l’évolutivité de la solution associées à la bonne compréhension de nos besoins par les équipes d’Azur Technology, nous confortent dans notre choix. Nous sommes très confiants dans la réussite de nos objectifs à 3 ans et dans la capacité d’intégration progressive de la GED à tous nos métiers » indique Hervé Lubnau, Directeur Général de Yusen Logistics France.
 
« A terme, la GED doit être totalement intégrée à notre processus d’exploitation tant en interne que pour nos clients mais aussi être garante de la mémoire collective de l’entreprise. La richesse de la solution nous permettra également la mise en place de nouvelles fonctionnalités comme la LAD (Lecture Automatique de Documents) pour le traitement des factures ou l’extranet pour la mise à disposition de certains documents à nos clients», précise Hervé Lubnau.
 
D’une durée de 3 ans, le projet de GED de Yusen Logistics France va concerner progressivement l’ensemble des métiers et des fonctions supports pour les 6 sites de production français de l’entreprise : Roissy en France, Lyon, Marseille, St Quentin, Le Havre, et Metz.
 
Projet structurant pour l’ensemble de l’entreprise et visant à créer du lien avec les différents systèmes d’information métiers de l’entreprise*, la GED doit répondre aux objectifs suivants :
 
-       la baisse des coûts administratifs en développant le travail collaboratif entre les différentes équipes,
-       une réduction d’au moins 25 % des coûts papiers,
-       une meilleure qualité de service aux clients en améliorant notamment les délais de réponse,
-       une nécessité d’accéder aux archives diminuée de 50 %.
 
Le calendrier de mise en place des applications de GED est le suivant :
 
-       début 2013 pour le transport routier (Cf. paragraphe ci-dessous),
-       début 2014 pour l’activité maritime,
-       mi 2014 pour l’activité aérienne, le « business development » et le marketing,
-       fin 2014 – début 2015 pour la douane, la logistique, le supply chain management ainsi que pour les fonctions supports.
 
« Après un appel d’offres qui nous a permis de présélectionner 6 solutions, puis le développement de 3 POC (Proof Of Concept), nous avons fait le choix de Xpert.ECM pour l’ergonomie du produit et le professionnalisme des équipes d’Azur Technology de l’avant-vente jusqu’au démarrage du premier projet. Enfin, l’expertise et l’expérience d’Azur Technology dans la mise en œuvre de ce type de projet, et l’existence d’un Club Utilisateurs, garant de la pérennité de l’entreprise ont été déterminants» indique André Béal, Directeur Informatique de Yusen Logistics France.
 
 
Un premier projet réussi pour l’activité transport routier
 
Le premier projet, opérationnel depuis avril 2013, concerne les 25 personnes de l’activité transport routier basée à Metz et plus particulièrement le service administration des ventes composé de 8 personnes. Il nécessitait la reprise de plus de 300 000 documents numérisés issus d’une ancienne application de GED.
 
Concrètement, l’application permet de faciliter la collecte des documents de transports (factures de transport, bordereaux de livraison internationaux, tickets de pesée, documents de douane, CMR…) nécessaires au déclenchement des facturations clients et des règlements fournisseurs.
 
« Moins de 15 jours ont été nécessaires à nos équipes pour la prise en main de l’application et pour retrouver les fonctionnalités de l’ancienne application, ce qui démontre la bonne ergonomie du produit » ajoute André Béal.
 
 
* Le système d’information de Yusen Logistics France s’appuie sur une infrastructure informatique haute disponibilité 24/24, 7 jours sur 7 (Serveurs HP en miroir sous SQL Server) et fédère principalement les 5 applications métiers propriétaires ou via des éditeurs, plus Microsoft AX pour la gestion comptable et les RH.