Malgré un volume réduit de 500 factures fournisseurs par mois, ce nouveau processus dématérialisé apporte de nombreux bénéfices à Wega. Il permet notamment d’optimiser le workflow de validation entre ses différents sites en France et aux Etats-Unis et de disposer d’une traçabilité exemplaire pour un suivi en temps réel auprès de ses fournisseurs.

La société Wega dispose de plusieurs sites en France et d’une entité à New York. Chaque site reçoit ses propres factures qui doivent passer par le siège de Bar-le-Duc en France pour y être validées. Auparavant, les factures fournisseurs qui arrivaient sur chaque site étaient transférées deux fois par mois pour validation au siège par courrier DHL puis repartaient vers chaque site pour que le paiement soit effectué. Ce processus très couteux était devenu lourd et contraignant, avec un manque de traçabilité des factures et un délai de traitement relativement long. Wega a souhaité revoir le processus de validation de ses factures dans l’objectif de gagner en temps et en productivité. Le choix de la solution s’est fait sous les conseils de Cegid qui avait déjà implémenté son application comptable chez Wega. La solution Esker a été retenue pour sa parfaite intégration avec l’outil comptable de Cegid.

« Nous avions la volonté de supprimer ces navettes de documents tant pour des raisons économiques que de traçabilité. Avec une structure décentralisée et un nombre important de fournisseurs, le traitement des factures était devenu très contraignant. De nombreux outils de LAD et de GED existent sur le marché, en revanche les solutions sont souvent difficiles à intégrer avec l’outil comptable. L’interface avec notre application Cegid était primordiale pour nous et c’est en cela que nous avons été convaincus par les solutions Esker » témoigne Patrice Olivier, DSI de Bergère de France.

De petits volumes de factures, des bénéfices importants

Aujourd’hui, Wega dématérialise le traitement de l’ensemble des factures fournisseurs de ses différents sites (ateliers, showrooms…), qui transitent entre les Etats-Unis, Paris, les boutiques et Bar Le Duc. Chaque entité reçoit ses factures fournisseurs puis les scanne. Les comptables valident et enrichissent les données reconnues par la solution Esker, puis demandent électroniquement le bon à payer aux différents acheteurs. Une fois approuvées, les factures sont automatiquement intégrées dans Cegid. Le déploiement de la solution Esker chez Wega a apporté de nombreux bénéfices parmi lesquels :

- Des gains de productivité,
- Une réduction des coûts d’affranchissement et d’envoi,
- Un gain de fiabilité : les données sont intégrées automatiquement,
- Une meilleure traçabilité : transparence vis à vis des fournisseurs qui sont informés sur demande,
- Une réduction des délais de paiement : gain d’un mois sur le processus permettant d’éviter tout retard de règlement des fournisseurs et autorisant Wega à récupérer plus tôt la TVA.

« Quand un informaticien n’entend pas parler d’un produit c’est que ça fonctionne bien. Le déploiement des solutions Esker et leur intégration à notre application Cegid se sont déroulés parfaitement et dans le respect de notre planning. Ce sont aujourd’hui les comptables qui retirent le plus de bénéfices de l’utilisation des solutions Esker avec des gains de productivité, de traçabilité et surtout une réduction d’un mois de notre processus de traitement des factures fournisseurs ! » conclut Patrice Olivier.

Wega envisage d’optimiser encore ses processus internes avec la mise en œuvre d’un outil de gestion des achats pour contrôler que les commandes effectuées s’inscrivent bien dans les budgets alloués avec notamment la pré-saisie des écritures comptables et le rapprochement des factures et des bons de commandes. Dans un second temps, le périmètre d’utilisation des solutions Esker sera élargi de Wega à l’ensemble du Groupe Bergère de France.