Avec son organisation décentralisée soumise à de fortes contraintes en termes de délais légaux, le Groupe Prunay a fait le choix de l’externalisation pour rationaliser ses processus et disposer d’une qualité de service répondant aux exigences de son métier.

Le Groupe Prunay, dont le cœur de métier est la prestation de services dédiée aux sociétés et mutuelles d’assurances, est composé de plusieurs filiales et emploie 1 300 collaborateurs qui travaillent dans une centaine d’agences en France. Cette forte décentralisation, inhérente à la proximité indispensable du métier de l’entreprise, couplée à des exigences toujours plus fortes en termes de délais et de contraintes légales, ont orienté, en 2009, l’une des filiales du Groupe, Eurisk, à se tourner vers l’externalisation d’un flux courrier critique : les convocations et rapports d’expertise.

Satisfait des bénéfices apportés par la solution Esker (gains de productivité et division par 4 des charges de consommables), le Groupe a souhaité étendre le déploiement de la solution à une seconde filiale, Eurexo. Celle-ci présente le même type de caractéristiques et de contraintes métiers, à savoir une organisation décentralisée, un grand nombre d’utilisateurs générant des courriers, dont certains en situation de mobilité, et un flux de documents critique soumis à des délais stricts.

Avec la solution d’externalisation en mode SaaS Esker, le Groupe Prunay peut aujourd’hui envoyer ses documents aux assurés, confères experts, leurs assureurs ou les entreprises mises en causes, par courrier (simple ou recommandé) directement depuis leur applicatif métier. De leurs côtés, les experts, équipés de tablettes pour la prise de notes pendant les rendez-vous, peuvent rédiger et envoyer eux-mêmes certains rapports d’expertise directement sur la plateforme Esker. Le pli étant ainsi remis en poste en moins de 24 heures ou le jour même s’il est envoyé avant 11h15.

Sur les 70 000 plis (200 000 pages) envoyés chaque mois par les deux filiales, environ 25 000 sont envoyés sous forme de recommandé.

« En tant que prestataire de services aux assureurs, nous sommes soumis à un certain nombre de réglementations et contraintes légales ou commerciales qui nous obligent à adopter des processus particulièrement exemplaires pour l’envoi de nos documents. Avec Esker, nous avons fait le choix de la fiabilité et de la transparence. C’est pour cela qu’après une première collaboration fructueuse avec notre filiale Eurisk en 2009, nous avons décidé d’étendre progressivement à l’ensemble du Groupe cette stratégie d’externalisation répondant à nos besoins métiers » explique Christophe Maroni, Directeur des systèmes d’information du Groupe Prunay.

Avec la solution Esker, le Groupe Prunay bénéficie de nombreux avantages :

§  Amélioration et respect des délais légaux liés à ses courriers officiels : le poids de la tâche de mise sous pli, timbrage et dépôt en poste dans chaque agence se trouve fortement allégé,

§  Centralisation de la diffusion des courriers, permettant de rationaliser tout en conservant l’organisation décentralisée du Groupe,

§  Gains de productivité importants en libérant les assistantes du traitement manuel des courriers et de l’impression des rapports d’expertise,

§  Amélioration de la traçabilité des envois simples et recommandés,

§  Réduction des charges de consommables et des coûts liés à la maintenance des imprimantes.

« Notre objectif n’était pas tant la réduction des coûts que le renforcement de la qualité et de la rapidité de nos services car c’est sur ces critères que les entreprises d’expertise sont sélectionnées. Grâce à Esker, nous allions performance et économies, et en comparaison avec les autres acteurs du marché, Esker nous a présenté le meilleur couple réactivité/fiabilité » conclut Christophe Maroni.

Le Groupe Prunay souhaite aujourd’hui étendre son utilisation des solutions Esker à ses filiales localisées dans les DOM-TOM.