La Direction des Lanceurs du CNES (DLA) a souhaité profiter de son déménagement pour repenser sa méthodologie et son organisation en termes de gestion des archives en les structurant en fonction des besoins d’accès. Ainsi, la DLA a défini trois niveaux d’archives pour son fonds documentaire, en fonction de leur fréquence d’utilisation :

-       les archives dont l’accès est le plus fréquent ont été numérisées et pour partie intégrées à son système de gestion électronique de la documentation (GED),
-       des archives de proximité ont été conservées après indexation,
-       les documents les moins fréquemment consultés ont été externalisés.

En effet, les archives étaient auparavant gérées et stockées en interne, mobilisant une surface extrêmement importante. Le CNES avait besoin de sauvegarder de manière sécurisée l’intégralité de son fonds documentaire tout en dématérialisant une partie de ce fonds pour créer une plateforme d’accès aux informations pour l’ensemble des collaborateurs.

« En amont de la mise en place du projet, nous avons impliqué l’ensemble des collaborateurs dans la préparation des opérations d’archivage (sélection des items à conserver, mode de conservation cible, reprise d’identification en vue de l’indexation) et défini un cahier des charges très précis pour l’indexation des archives numérisées. Pour nous, cette étape est décisive dans la réussite de l’instauration d’un tel projet » explique Henri Trovarelli, Chef de projet à la Direction des Lanceurs au CNES.

« Nous avons retenu la proposition du Groupe EVERIAL qui était en mesure de répondre à nos exigences de sécurité et de confidentialité tout en proposant une méthodologie opérationnelle précise et pertinente. EVERIAL a pu prendre en compte toutes nos contraintes sans problème » continue Henri Trovarelli.

Ce fonds documentaire, constitué de documents sensibles, a également nécessité la mise en place d’un processus de sécurité avancé :

-       transfert par les techniciens EVERIAL des archives de la DLA d’Evry jusqu’au centre de numérisation du Groupe EVERIAL en camion plombé, avec contrôle photo du plombage à l’arrivée,
-       isolation des documents et conservation dans une cellule haute sécurité pendant la prestation avec des zones de traitement, des scanners et un réseau dédiés.

Ce projet, débuté en 2011, a permis de traiter progressivement plus de 2 millions de pages et d’archiver l’équivalent de 15 000 boîtes archives.

Grâce à ce projet, la Direction des Lanceurs du CNES a donc pu :

-       réduire significativement le volume de ses archives grâce au travail de sélection préalable,
-       réduire la surface dédiée au stockage d’archives dans ses locaux grâce à l’externalisation,
-       faciliter l’accès aux archives numérisées via la prise en compte en GED ou la mise en ligne via la plateforme société de partage des informations stratégiques entre les collaborateurs,
-       gagner du temps dans la recherche d’éléments archivés,
-      sécuriser ses archives

« Cette opération nous a permis d’optimiser nos archives en volume et en structure tout en facilitant l’accès et la gestion, en nous basant sur les critères de pertinence et de fréquence d’utilisation. Les équipes du Groupe EVERIAL nous ont apporté leur expertise pour la définition de la méthodologie de mise en œuvre de notre opération : logistique, sécurité, indexation, malgré un fonds documentaire extrêmement hétérogène en nature d’objets à traiter et en supports physiques. Leur capacité à être force de proposition nous a permis d’atteindre les objectifs d’optimisation que nous nous étions fixés » explique Henri Trovarelli, Chef de projet à la Direction des Lanceurs.