Suite à la mise en place d’un nouvel ERP, Microsoft Dynamics NAV, Gifrer recherchait une solution simple et fiable lui permettant d’automatiser et d’externaliser l’envoi de ses factures clients, qui auparavant étaient insérées manuellement au sein des colis. Ce processus imposait au service logistique un travail de vérification important et n’était pas fiable à 100 %. La solution retenue devait donc permettre l’envoi simultanément des factures d’une part et des colis d’autre part.
 
« Après avoir consulté plusieurs prestataires, nous avons choisi les solutions Esker pour automatiser et externaliser nos 12 000 factures clients mensuelles, et ceci en totale transparence avec notre nouvel ERP, Microsoft Dynamics NAV. Mais au-delà des fonctionnalités techniques, Esker nous a convaincu par sa réactivité et surtout par la valeur ajoutée et les conseils apportés par les équipes quant à notre organisation et à notre processus de facturation clients » explique Nathalie Gosselin, DSI de Gifrer.
 
Aujourd’hui, grâce aux solutions Esker, les 12 000 factures de Gifrer sont envoyées automatiquement chaque mois libérant ainsi du temps pour le service logistique. L’ERP Microsoft Dynamics NAV génère une facture au format PDF qui est transmise au centre de production Esker. La facture est ensuite automatiquement imprimée, mise sous pli, affranchie et remise en poste en moins de 24 heures. Les factures à destination d’un même client sont également regroupées au sein d’un même pli, permettant ainsi à Gifrer d’optimiser les envois.
 
« La mise en œuvre de la solution a été très rapide et très simple. Avec Esker, nous disposons aujourd’hui d’un vrai partenaire avec des équipes assurant un très bon suivi au quotidien. Notre processus de facturation est à présent automatisé, et ceci de manière transparente pour nos équipes et nos clients. Cette nouvelle organisation nous permet de mieux tenir nos engagements vis-à-vis de nos clients afin qu’ils reçoivent leur facture en même temps que leur colis et nous gagnons du temps ! » conclut Nathalie Gosselin.
 
Grâce à la solution Esker, Gifrer dispose ainsi de :
§  La garantie d’un service de qualité avec une remise en poste en moins de 24 heures et la réception des factures en même temps que les colis,
§  Une réelle traçabilité et fiabilité de ses envois avec la mise en place de code-barres sur chaque page permettant un suivi précis de chaque facture,
§  L’optimisation du flux logistique : les équipes n’ont plus à mettre manuellement les factures dans le bon colis, éliminant ainsi les risques d’insertion de factures dans le mauvais colis ou d’insertion de factures incomplètes,
§  Une réduction des coûts significative grâce au choix d’Esker plutôt qu’une impression en interne, Gifrer bénéficiant ainsi de tarifs avantageux en termes d’affranchissement,
§  L’amélioration de sa base de données clients : Gifrer est automatiquement informé lorsqu’un courrier n’a pu être remis à un de ses clients (PND) ce qui lui permet de mettre à jour régulièrement sa base clients.
 
Suite à cette première étape, Gifrer envisage d’utiliser la solution pour d’autres flux, comme l’envoi de ses relances en courriers recommandés ou pour des opérations de mailing.