A l'image de Booking.com, Lastminute.com, HotelTonight mais aussi toutes les compagnies aériennes low-cost, plusieurs entreprises ont fait des réservations de dernière minute leur fer de lance. Tous ces acteurs offrent des possibilités de réduction des coûts aux entreprises. Par exemple, Hotel Tonight, l'un des partenaires de Concur, s’est spécialisé dans la réservation de dernière minute de nuits d’hôtel. Les chambres proposées sur leur plate-forme correspondent à des invendus d’hôtels hauts de gamme, à prix cassés.

« Le monde d'aujourd'hui est de plus en plus focalisé sur la gratification instantanée et l'économie à la demande. Les attentes en termes de qualité, et d'expérience utilisateur n'ont jamais été aussi élevées. HotelTonight répond à ces exigences grâce des hôtels triés sur le volet qui offrent une qualité inégalée pour le voyageur, ainsi que des prix incomparables qui permettent aux entreprises de réduire leurs coûts », explique Amir Segall, Vice Président International d’HotelTonight.

« Le comportement de dernier minute n’est pas forcément synonyme pour l’entreprise de violation de la politique voyage, ni de manque de visibilité : il faut savoir accompagner intelligemment les salariés qui y sont contraints, au travers de solutions technologiques, pour maîtriser ces dépenses » complète Pierre-Emmanuel Tetaz, Managing Director Concur.

Comment les entreprises peuvent-elles, alors, économiser en accord avec la politique voyage ?

Grâce à son expertise, Concur, leader de la gestion des notes de frais et déplacements professionnels, présente ci-après quelques conseils pour aider les entreprises à rationaliser leurs coûts tout en gagnant en efficacité.

· Mettre en place une politique de voyage ainsi qu’une solution de gestion des déplacements professionnels afin d’encourager les employés à effectuer leurs réservations au moins huit jours avant leur départ et à monitorer celles-ci via les outils de reporting. Les entreprises pourront ainsi économiser 146€ en moyenne par billet (chiffres Concur) et les employés qui auront respecté ces consignes internes pourraient, par exemple, en être récompensés.

· Pour les déplacements non-anticipables, mettre à disposition des solutions connectées aux fournisseurs spécialisés dans le last minute pour accéder au meilleur prix, tout en conservant une visibilité dans l’outil d’entreprise.

· Il faut, par ailleurs, encourager les voyageurs à :

o Comparer les prix entre les différents aéroports de la destination lorsque l’on réserve en dernière minute. Souvent, les employés réalisent des économies en atterrissant dans un aéroport plus petit ou plus excentré. Dans ce cas, il faut cependant vérifier que l’économie réalisée sur le prix du billet n'est pas inférieure aux coûts liés au transport pour se rendre dans cet autre aéroport (essence, taxi, etc.).

o Eviter de programmer des voyages durant l’été, période durant laquelle les prix sont les plus élevés. Cela est également vrai dans le cadre de l'organisation d’importants événements ou de réunions. Pour économiser sur le prix des billets, mieux vaut les planifier en basse saison.

o Prendre en compte les frais supplémentaires au moment du choix des options du voyage. En effet, la facture peut vite grimper avec l'enregistrement de bagages en soute, les demandes de changement de siège ou encore les repas pris à bord de l’avion.

En étant équipées d’une plate-forme de gestion des notes de frais et des déplacements professionnels, les entreprises peuvent suivre le coût total d’un billet d’avion, de la demande d’engagement de frais à la facture réelle, frais annexes inclus. Une fois mise en place, la plateforme permet d’automatiser ces processus, de gagner en visibilité sur l’ensemble des transactions et de réduire les dépenses.

¹ Source Skyscanner http://www.skyscanner.fr/bttb/quand-acheter-son-billet-d-avion
² Source Concur/Forrester https://assets.concur.com/whitepaper/The-Power-Of-Real-Time-Insight-Forrester-Thought-Leadership-Paper.pdf