Il est clair que l'envie de voyager est toujours présente. Les gens veulent se retrouver en personne, que ce soit avec des proches dont ils ont été tenus éloignés, ou avec des collègues et des clients avec qui ils ont uniquement communiqué à travers un écran. Au quatrième trimestre 2021, les voyages d'affaires ont certainement connu une résurgence.

Le PDG de Lufthansa, Carsten Sophr, a déclaré que les voyages d'affaires en avion reprenaient plus vite que prévu, tandis que le PDG d'Emirates a prédit que " les voyages d'affaires allaient rebondir d'ici la fin 2022 ". Malheureusement, cette reprise a été ralentie par l'apparition du variant Omicron.

Bien évidemment, les variants auront un impact sur le calendrier de la reprise, mais il est clair que la demande de voyages est forte. Les équipes veulent être réunies. Les clients et les partenaires veulent travailler en face à face. Cependant, il est important de se rappeler que le paysage des voyages a changé et que les attentes en matière de voyages ont beaucoup évolué au cours de la pandémie. Alors que les voyages d'affaires reprennent, les voyageurs d'affaires se poseront probablement plusieurs questions avant d'entreprendre leur premier voyage : en quoi cela sera-t-il différent ? Que dois-je faire ?

Bien qu'ils ne soient pas toujours en première ligne de la gestion des voyages, les responsables des ressources humaines devront avoir ces réponses dans la mesure où leur rôle est d'assurer la sécurité et le bien-être des employés dans le cadre de leurs activités professionnelles, on parle de "duty of care". Le moment est venu pour les entreprises de mettre à jour leur politique de voyage afin de répondre aux besoins des collaborateurs en matière de santé et de sécurité, tout en restant rentable sur le plan opérationnel.

Les responsables des ressources humaines joueront un rôle essentiel dans la communication de ces changements aux employés en aidant à atténuer leurs inquiétudes. Dans la perspective de l'année à venir, il existe un certain nombre de mesures que les responsables RH peuvent prendre pour soutenir ce processus.

Contribuer à l'élaboration de la politique de voyage

Les responsables RH peuvent jouer un rôle important en s'assurant que non seulement les attentes et les préoccupations des employés sont prises en compte dans la politique voyages, mais aussi que la culture et les valeurs de l'entreprise sont au cœur de celle-ci. Par exemple, la culture de l'entreprise doit permettre de déterminer si la bonne politique est une politique stricte et contraignante, ou plutôt un document énonçant des principes et axé sur la responsabilisation des collaborateurs et la confiance.

Grâce à leur expérience dans l'élaboration et le déploiement de politiques d'entreprise plus globales, les responsables RH peuvent travailler en étroite collaboration avec les travel managers pour s'assurer que non seulement la politique reflète la culture de l’entreprise, mais aussi qu'elle est réaliste, facile à comprendre et à suivre, et pas trop rigide. Elle doit également être pilotée par les équipes dirigeantes et bénéficier de leur adhésion, ce à quoi les membres des équipes RH peuvent contribuer.

Veiller à ce que le duty of care et la gestion des risques soient au centre des préoccupations

Il va sans dire que le duty of care est au cœur même des attributions d'une équipe RH au sein d'une entreprise. Il s'agit de garantir le bien-être et la sécurité et d'atténuer les risques lorsque les employés effectuent des voyages d'affaires. Souvent, le duty of care et la gestion des risques se résument au suivi des voyageurs et au fait de savoir qui se trouve sur un vol, mais cette conception est biaisée. Une gestion des risques appropriée doit permettre d'éviter que des événements indésirables ne se produisent, ou de minimiser les risques s'ils se produisent.

Les responsables RH peuvent contribuer à garantir que les entreprises disposent de protocoles solides et efficaces pour atténuer suffisamment les risques, qu'il s'agisse de conseils sur les tests COVID ou de la personne à contacter si un employé est malade. Cet aspect est d'autant plus important que les nouveaux variants continuent de perturber les activités humaines. En fin de compte, les meilleures pratiques en matière de gestion des risques consistent à passer des obligations juridiques liées au duty of care à l'obligation plus humaine du duty to care.

Communiquer de manière transparente avec les employés

Quel que soit le programme et la politique de voyage mis en place, sans un plan de communication interne bien pensé, celui-ci peut vite devenir inutile. Les employés doivent comprendre parfaitement son fonctionnement et les paramètres qu'il implique. La création d'un plan de communication solide et polyvalent, soutenu par les équipes de RH et de communication, aidera à obtenir l'adhésion de toutes les parties prenantes et à améliorer le respect des politiques.

Une bonne communication ne se limite toutefois pas à la phase de lancement du projet. Soyez proactif et demandez aux employés de vous faire part de leurs commentaires. En interrogeant régulièrement les voyageurs d'affaires, vous pouvez maintenir le dialogue ouvert et vous assurer que les politiques et les programmes fonctionnent non seulement pour les équipes de gestion des ressources humaines et des voyages, mais aussi pour les voyageurs eux-mêmes.

Déployer les bons outils numériques

La technologie dans le secteur des voyages d'affaires continue d'évoluer et certains acteurs innovent pour garantir une expérience plus fluide aux responsables des RH et aux voyageurs d'affaires. Pour répondre aux attentes des collaborateurs, il existe aujourd'hui toute une gamme de plateformes permettant aux voyageurs d'adopter une approche "mobile first". Ces plateformes permettent d'accéder plus rapidement à des informations dans des domaines tels que la gestion des risques, ce qui peut aider les équipes RH à suivre les problèmes potentiels auxquels sont confrontés les employés.

Il est essentiel que les travel managers et les équipes RH se tournent vers des sociétés de gestion de voyages qui offrent une expérience utilisateur optimale. Beaucoup de choses ont changé dans le secteur au cours des dernières années, et les entreprises devraient exiger davantage de leurs partenaires et fournisseurs. La visibilité, tant sur les dépenses que sur les voyageurs, les données et les rapports consolidés, les solutions de réservation en ligne ainsi que la fourniture d'un service et d'une assistance efficaces sont à portée de main et peuvent apporter une valeur ajoutée considérable. Avant de s’engager avec un fournisseur, il sera essentiel de prendre en compte certains éléments : le fournisseur répond-il aux besoins de l'entreprise à l'échelle locale et mondiale ? Est-il adapté à la culture de l'entreprise ?

Ces dernières années ont été marquées par des bouleversements sans précédent pour les responsables des ressources humaines. Au début de la pandémie, alors que de nombreuses équipes sont passées du jour au lendemain au travail à distance, les équipes RH ont dû trouver de nouvelles façons de soutenir les employés et de veiller sur eux. Alors que le COVID continuait à avoir un impact sur notre façon de travailler et de vivre, maintenir la motivation et l'engagement des équipes dans des circonstances en constante évolution est devenu le lot quotidien des responsables RH.

Les voyages d'affaires vont continuer à suivre une révolution entamée en mars 2020 à mesure que nous tournons vers le nouveau monde du travail et étudions les moyens pour favoriser la collaboration en personne tout en travaillant à distance. La manière et le moment où les gens voyagent pour le travail vont changer et évoluer, et il est essentiel que les équipes RH soient prêtes et disposent de politiques, de programmes et de technologies dynamiques pour les soutenir dans cette voie.

Par Zahir Abdelouhab, Vice Président des ventes EMEA de TripActions