1. Suis-je installé dans un bon environnement ?

Il est important de bénéficier d'un espace de travail confortable et adapté pour les visioconférences. Il est mieux d'éviter de se placer dos à une fenêtre. En effet, le contrejour va perturber la qualité de la vidéo. Même si la webcam est HD ou 4K, l'apport trop important de lumière va activer un mécanisme d'adaptation qui va dégrader fortement la qualité d'image. Il en est de même s'il n'y a pas un apport de lumière suffisant. Ainsi, l'idéal est donc de se placer face à une fenêtre ou à une source de lumière adéquate.

2. Mon matériel est-il bien configuré ?

Au moment de lancer une réunion en ligne si la webcam, le haut-parleur ou le micro (ou les trois !) ne sont pas disponibles : il s'agit sûrement d'un problème de configuration. Dans les paramètres du logiciel de visioconférence, il convient de vérifier que le matériel a bien été sélectionné pour être utilisé avec la solution.

3. Est-ce que ma vidéo est correcte ?

Une fois bien installé et que le matériel est bien configuré, il est important de vérifier le cadrage de la webcam avant d'entrer dans la visioconférence. Pour bénéficier d'une bonne qualité vidéo, les performances des webcams intégrées à l'ordinateur sont parfois insuffisantes. La meilleure option est d'investir dans une webcam externe, avec une haute résolution.

4. Mes interlocuteurs m'entendent-ils correctement ?

Bien entendu, après l'image vient le son. En visioconférence, il arrive très souvent qu'un interlocuteur souhaite prendre la parole mais ne soit entendu par personne. Pour éviter ça, il faut bien vérifier de ne pas en « mute » avant de rejoindre la réunion en ligne.

Avec un micro-casque, le micro ne se place jamais juste devant la bouche mais légèrement au-dessus ou en dessous. Cela évite de faire entendre des soufflements souvent désagréables pour les participants de la visioconférence. Avec un microphone externe, posé sur le bureau, il ne faut pas qu'il soit accolé à l'ordinateur, au risque de produire du bruit avec le ventilateur de l'appareil ou lorsque l'on tape sur les touches du clavier. Il est également déconseillé de le placer près d'une source d'ondes potentielles comme un téléphone.

5. Ma connexion Internet est-elle assez performante ?

La visioconférence nécessite généralement un débit Internet élevé et une connexion Fibre. En effet, les flux vidéo consomment beaucoup de bande passante : si la connexion Internet est insuffisante, il y aura de fortes latences ou des coupures de la réunion en ligne. Il faut donc privilégier les réseaux filaires, dont le débit est continu, plutôt qu'une connexion Wi-Fi qui peut être facilement perturbée par d'autres ondes (et aussi moins sécurisée).

6. Je vais traiter de sujets confidentiels durant ma réunion en ligne : mon logiciel de visioconférence est-il sécurisé ?

Il est important d'être vigilants à ne pas aborder certains sujets confidentiels si le niveau de sécurité du logiciel est flou. La plupart des logiciels de visioconférences expose les utilisateurs à des risques d'espionnage informatique.

Même si certains éditeurs revendiquent un chiffrement de bout en bout des communications, ils ne proposent la plupart du temps qu'un simple chiffrement des flux transitant entre l'utilisateur et le serveur de communication. Cela laisse ainsi la possibilité à des hackers d'accéder aux données déchiffrées qui transitent par le serveur de communication.

Par ailleurs, la sécurité d'une visioconférence doit être prise en compte dès la conception du logiciel pour permettre de chiffrer l'ensemble des flux audio, vidéo et data et éviter tous risques d'espionnage.

Comme pour tout usage numérique, il est fortement recommandé d'utiliser une technologie dont la sécurité a été vérifiée. Enfin, outre le niveau de sécurité du logiciel de visioconférence, il est préférable d'éviter d'utiliser une connexion Internet publique lorsque l'on échange sur des sujets confidentiels, pour limiter les risques d'écoute et de piratage.