Utiliser des outils collaboratifs en entreprise

Tribunes libres Écrit par  vendredi, 06 décembre 2019 11:10 Taille de police Réduire la taille de la police Augmenter la taille de police
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La collaboration est devenue un enjeu majeur pour les entreprises, notamment depuis que les équipes sont de plus en plus nomades et décentralisées. En effet, les modes de travail ont considérablement changé, amenant les équipes à travailler à distance. Le télétravail, le coworking ou encore le flex-office ont poussé les entreprises à revoir leur organisation.

Face à ces nouvelles méthodes de travail, il n’est pas toujours facile de gérer la communication entre ses collaborateurs. L’utilisation d’outils collaboratifs en entreprise prend alors tout son sens.

Pourtant, selon une étude menée par Beeshake1, plateforme de communication collaborative, 60% des collaborateurs en ETI déclarent que les équipes ne partagent pas le savoir dans leur entreprise. Les entreprises ne semblent donc pas encore avoir pris conscience des bénéfices liés à l’utilisation d’outils collaboratifs.

4 bonnes raisons d’utiliser les outils collaboratifs :

1.Les outils collaboratifs pour plus de productivité
Les entreprises y ayant recours, accroissent leur productivité de 20 à 25%2. Travailler avec des outils collaboratifs rend alors les collaborateurs plus autonomes et les incite à prendre plus d’initiatives. En proposant aux salariés des outils collaboratifs, les entreprises développent une culture de collaboration qui pousse les salariés à se dépasser dans leur travail.

Les collaborateurs qui utilisent au quotidien les outils de collaboration ont tendance à être plus créatifs. De nombreuses études ont prouvé que l’essor du travail collaboratif engendre un impact particulièrement positif sur la motivation des salariés mais aussi sur leur créativité. D’ailleurs, les salariés sont (3)83% à exprimer leur envie et leur besoin de collaborer. .

2. Les outils collaboratifs accélèrent la prise de décision
L’utilisation des outils collaboratifs permet de démarrer un projet plus rapidement. Les équipes échangent en temps réel des informations sans se déplacer, consultent ou modifient des fichiers n’importe quand et n’importe où. Tous ces échanges permettent l’émergence d’idées ce qui facilite grandement la prise de décision.

Les outils collaboratifs ont finalement pour objectif de faire travailler ensemble des personnes à la recherche de la meilleure solution. Ils sont construits de manière à faciliter le quotidien des salariés.

3. Les outils collaboratifs fédèrent les équipes
La collaboration entre les équipes est indispensable pour le bon fonctionnement de l’entreprise et d’autant plus lorsqu’elles sont dispersées. Dans ce cas, une distance géographique peut se créer entre les équipes et elle peut être un frein à une collaboration efficace. Ainsi, le développement d’outils collaboratifs améliore la cohésion et le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

En effet, ils permettent de créer un espace commun à disposition de tous les collaborateurs. Un espace qui facilite l’échange entre les équipes et permet de tisser des liens entre les collaborateurs. Rassembler une équipe autour d’un objectif commun est souvent un enjeu crucial en entreprise. Les outils collaboratifs paraissent être d’excellents vecteurs pour renforcer les équipes. D’ailleurs, les salariés sont 64%3 à vouloir utiliser les outils collaboratifs pour travailler en équipe et 45% pour favoriser les échanges.

4. Les outils collaboratifs pour améliorer le travail à distance
De plus en plus d’entreprises fonctionnent avec des salariés dispersés, compliquant ainsi la communication. Il est alors difficile de suivre les avancements des projets, de savoir qui s’occupe de quoi et quelles sont les priorités. Dans ce genre de situation, les outils collaboratifs sont indispensables. Ils permettent de centraliser toutes les informations d’un projet.


La visioconférence, l’outil collaboratif de référence ?

Parmi tous les outils collaboratifs, la visioconférence est un outil pertinent pour favoriser le travail des équipes distantes. Les collaborateurs n’ont plus besoin de se déplacer pour assister à des réunions de projets. Avec la visioconférence, ils se réunissent facilement quel que soit leur lieu de travail. Un excellent moyen de faire avancer plus vite les projets.

Aujourd’hui la visioconférence est le seul moyen efficace qui utilise la data, l’audio et la vidéo et qui permet d’échanger instantanément. Sur le même modèle qu’une télévision qui pourrait être interactive, la visioconférence permet aux équipes de mener à bien leurs projets sans nécessité leur présence physique.

Quelles que soient les raisons pour lesquelles les entreprises décident d’intégrer des outils collaboratifs, il est indispensable d’accompagner les salariés dans cette nouvelle aventure. L’intégration de nouveaux outils nécessite en effet des formations pour garantir une bonne prise en main des outils. C’est en respectant ces éléments que les entreprises pourront alors bénéficier des apports liés au travail collaboratif.

Par Lionel Couëffé, Directeur Commercial et International KROSS

Sources :
1 Enquête réalisée par Beeshake, plateforme de communication collaborative en mode SaaS
2 Etude McKinsey sur la mutation numérique des entreprises
3 Enquête Ipsos et Openmind Kfé sur la collaboration dans les entreprises

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