La France avait déjà dû faire face, depuis 2018, à beaucoup d’évènements (manifestations, grèves successives…) mettant au jour la nécessité de repenser sa manière de travailler en trouvant des solutions permettant la continuité des activités à distance. D’autre part, beaucoup d’entreprises fonctionnent d’ores et déjà sur des sites distants, avec des fuseaux horaires différents ou des équipes mobiles sans cesse en mouvement ; la dématérialisation est pour elles un atout majeur. Espérons que l’on tire de cette crise du COVID-19, des éléments pour travailler autrement dans le futur.

C’est une petite révolution que s’apprête à vivre la France au niveau de son économie. La crise sans précédent liée au COVID-19 va amener nombre d’entreprises à une prise de conscience sur leur organisation et sur le fait que l’efficience n’est pas incompatible avec le travail à distance.

Le fonctionnement à distance a permis d’assurer la continuité du service des entreprises en présentant de nombreux avantages, mais pas de télétravail sans dématérialisation ! Si celle-ci a été prise en compte dans beaucoup de sociétés, nombreuses sont celles qui, notamment dans les grands groupes et contrairement à toute attente, freinent encore des quatre fers. En effet, le télétravail présente des bénéfices qui ne peuvent que profiter à l’entreprise : des employés moins fatigués, plus réactifs et surtout qui trouvent un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie familiale (en tout cas une fois les écoles réouvertes), bref plus épanouis. Et nous savons à quel point avoir des employés impliqués et motivés, est essentiel à la bonne marche d’une entreprise.

Souvent motivée par des raisons de confidentialité et de sécurité, cette réticence à épouser la transformation digitale, a montré l’impact négatif qu’elle pouvait avoir sur la bonne marche de l’entreprise durant cette crise. Ces mêmes groupes sont soudain devenus plus ouverts aux solutions pouvant favoriser la collaboration à distance, au premier chef desquelles la dématérialisation.

Des solutions pour tous types d’entreprises

Aujourd’hui, la dématérialisation est déjà largement maîtrisée par les entreprises qui ont déployé des solutions de gestion électronique documentaire (GED), d’archivage électronique, de SaaS ou encore de courrier dématérialisé mais l’expérience utilisateur est souvent faussée car il leur manque certaines clefs pour exploiter totalement le potentiel de ces outils.

Ces solutions s’adaptent aux besoins des sociétés quels que soient leur taille ou leurs domaines d’activités. Et surtout, elles facilitent une continuité de l’activité sans être dépendant de support ou de localisation physique. C’est pourquoi une entreprise spécialiste dans ce domaine, est nécessaire pour accompagner de bout en bout ces entreprises souhaitant prendre le virage du digital tout en améliorant son efficacité. Statistiquement la mise en place d’une solution de GED et de numérisation de document bien adaptée permet aux entreprises un gain en réactivité et en efficacité compris entre 30 et 50%.

La crise actuelle a permis à nombre d’entreprises de s’apercevoir que, contrairement à ce qu’elles pouvaient penser, télétravailler ne se résumait pas à la mise à disposition pour certains collaborateurs de smartphones et d’ordinateurs portables. Sans une infrastructure pensée et conçue autour de la dématérialisation, les systèmes mis en place ne sont en fait que des rustines qui ne peuvent assurer un maintien optimum de l’activité.

De plus, les entreprises matures ont eu l’occasion de démontrer que la dématérialisation permet une gestion plus fiable des documents (accès, exploitation, etc.) au service d’une réactivité accrue et permet surtout aux utilisateurs de se reconcentrer sur leur cœur de métier et sur les tâches à valeur ajoutée, tout en réduisant considérablement les risques d’oubli et d’erreur.

Tirez des leçons de la crise

La France, qui est l’un des pays les plus actifs sur la protection des données et la confidentialité, est la plus à même à proposer des solutions sur-mesure qui répondraient à la fois aux besoins des entreprises et à la problématique de sécurité des données qui est inhérente à chaque secteur.

Les sociétés spécialisées dans le domaine de la dématérialisation sont la clef de voûte non seulement d’une reprise de l’économie mais également d’une anticipation des prochaines crises éventuelles qui pourraient à nouveau impacter l’économie et mettre le pays à l’arrêt.

Les solutions existent. Les applications abondent. Mais il est important de se faire accompagner car les besoins sont différents en fonction de chaque entreprise. Avoir une solution adaptée est primordiale au bon fonctionnement de son activité.

Il est désormais l’heure de sauter le pas et d’adopter les bonnes pratiques et les bons réflexes pour se doter d’un tissu industriel agile et résilient.

Par Jean-Marc Delesalle, Directeur général de Xelians Digital, branche digitale du groupe Xelians, acteur français de l’archivage physique, de la gestion documentaire et de l’information