De son côté, le DAF, en charge de la gouvernance et de la gestion du risque d'entreprise, fait très bien la différence entre une entreprise dont le business model est basé sur des produits « physiques » et une entreprise qui commercialise des logiciels. Dans ce dernier cas, les process et contrôles financiers sont totalement différents. Selon un récent rapport du Gartner, la clé pour réaliser les marges et les profits promis par les nouvelles technologies telles que l'Internet des objets, réside dans la capacité d’une entreprise à monétiser et à créer le business model du logiciel associé au produit pour lequel il a été créé.

Mais alors quelle est la différence ?

Lorsqu’une entreprise fabrique des biens matériels, il est très simple pour elle d’identifier les pièces et matériaux défectueux afin de les remplacer. Ces « pertes » impactent alors fortement les résultats de cette entreprise. Mais dans l’économie numérique, tout est différent étant donné que les logiciels n’ont pas de coût de revient et que ces fameuses « pertes » posent alors un problème de revenu non maximisé. La différence réside dans le fait que les biens produits par l’entreprise ne sont pas « palpables » et qu’ils sont soumis à une « licence d’utilisation », comprenant des limites clairement définies.
Par ailleurs, cette licence n’étant pas ponctuelle, elle évolue en fonction des besoins du client. Par conséquent, une entreprise qui commercialiserait uniquement un produit fini sans vouloir faire de relation client grâce aux services ajoutés, verrait ses « pertes numériques » représenter jusqu'à 25 % ou plus des revenus globaux de cette entreprise.

Ainsi, les directeurs financiers d’une société commercialisant des biens matériels intégrant des logiciels, sans avoir pensé à leur monétisation, perdent des revenus considérables.

Gestion des droits de licence – La clé pour maximiser les revenus des licences logicielles

Dans les entreprises axées sur les logiciels, la valeur de ces derniers est monétisée en plus du hardware que les fabricants ont déjà l'habitude de vendre. Ces logiciels sont monétisés grâce aux accès à la demande, mais aussi grâce aux licences. Lorsqu’un client achète cette licence, il achète en réalité un droit d'accès à certaines caractéristiques et fonctionnalités contenues dans la licence.

Mais qu'est-ce que la gestion des droits de licence ? C’est un processus commercial essentiel qui permet de comprendre clairement à quelles solutions et fonctionnalités les clients ont accès, et pendant combien de temps (la durée). Elle permet également d'avoir une visibilité sur ce que les clients utilisent réellement. Ainsi, une licence représente le droit de l'utilisateur final à utiliser les logiciels, accéder à la maintenance, recourir à la formation et bien plus encore. Une fois que l'utilisateur acquiert ces droits, il a le choix de les activer ou non, ce qui génère ou pas une licence d'utilisation du logiciel.

En l'absence de processus de gestion des droits de licences efficace, les entreprises perdent de l’argent. Ainsi, beaucoup de sociétés ne gèrent tout simplement pas leurs droits de licence et préfèrent le faire manuellement, au travers d’un tableau Excel ou encore en tentant d'intégrer de force cette gestion dans leurs systèmes de back office, tels que les ERP ou CRM. Mais le défi réside dans le fait que les logiciels ont une durée de vie qui doit être gérée à chaque étape, car les feuilles de calcul, les systèmes de gestion de la relation client et autres progiciels de gestion intégrée ne sont donc pas adaptés au cycle de vie des logiciels.

En revanche, un système de gestion des droits de licence dédié, comme ceux intégrés dans certaines solutions de monétisation de logiciels, proposera des fonctionnalités visant à piloter l'entreprise à travers toutes les étapes commerciales (tarification, création de devis, gestion des contrats et des commandes, facturation et traitement des paiements). Ainsi, lorsque les DAF examinent leurs résultats, ils seront alertés d’une perte de revenus dès qu’ils détecteront l'un des signaux financiers suivants :

• Quand les taux de maintenance ou de renouvellement des abonnements sont inférieurs à la meilleure pratique du secteur, comprise entre 85 et 95 %, ou quand les renouvellements sont réalisés en retard ou sont incomplets.
• Lorsque les processus commerciaux ne permettent pas de créer des campagnes de ventes additionnelles ciblées sur les personnes appropriées, ce qui engendre une perte de 5 à 10 % des revenus.
• Lorsque les audits manuels (des clients qui génèrent le plus de revenus) mettent en évidence une sur-utilisation des produits de + de 10 %. Beaucoup d'éditeurs et d'utilisateurs des logiciels sont effarés lorsqu'ils découvrent ces niveaux de non-conformité des licences. Sans contrôle et suivi de la conformité logicielle, les clients peuvent facilement sur-déployer ou sur-utiliser les logiciels. Cela est notamment le cas pour les gros clients qui déploient de grandes quantités de logiciels ou de mises à jour, et qui ne disposent pas de solutions de gestion de licences en leur possession.

Avec des produits désormais intelligents et connectés, le modèle économique des entreprises évolue en s’orientant vers le service et le logiciel. Si ces dernières possèdent la capacité à gérer efficacement les droits de licence de ses clients tout au long du cycle de vie des logiciels, il est certain qu’elles pourront générer d’autres sources de revenus supplémentaires !

Par Philippe Soares, Major Account Manager chez Flexera Software