L’unique frein qui persiste à privilégier les documents papier aux virtuels est la sécurité. Auriez-vous confiance en transmettant vos contrats confidentiels signés, à vos clients et fournisseurs, directement via des canaux électroniques ? Seriez-vous prêts à signer vos bons de commandes sur un portail internet sans savoir si les documents arriveront à destination ?
Outre ces exemples simplistes, plusieurs centaines de milliers de transactions numériques ont lieu chaque seconde sur des plateformes dématérialisées telles que les marchés financiers, faisant notamment intervenir les cryptomonnaies. C’est ici que réside tout l’enjeu de la signature électronique. Comment assurer la sécurité des documents et contrats numériques tout en conservant l’efficacité d’une démarche digitale ?

La signature électronique ou la confiance numérique
La signature électronique est un procédé permettant de garantir l’identité d’un signataire, l’authenticité de son lien avec un document et l’intégrité du document en question. En faisant valoir ces 3 éléments la signature numérique est juridiquement reconnue.

Le procédé de la signature électronique s’axe autour de trois items principaux :
• Un document
• Un signataire
• Un certificat électronique

Le certificat électronique est l’élément central dans la signature électronique. Il s’agit d’un fichier numérique permettant de protéger le contenu signé grâce à un processus cryptographique. Un contenu est décrypté à la réception de celui-ci par une procédure de déchiffrement confidentielle.
La digitalisation des processus métiers passe par une dématérialisation généralisée des documents et contrats ainsi que par des protocoles de communication sécurisés des informations. La signature électronique est indispensable pour authentifier un document, elle permet au lecteur d’identifier la personne et l’organisme qui l’a émis. Elle apporte de la confiance dans l’environnement numérique, la confiance dans le signataire et dans le contenu de l’information.

Enjeux de la signature électronique pour les Systèmes d’Information de Gestion
La signature électronique s’inscrit dans un projet global d’industrialisation des activités de gestion. Ainsi elle prend de l’envergure au même titre que la dématérialisation des papiers se déploie. Elle permet de signer un document sans l’imprimer et à distance. Elle réduit considérablement les facteurs coût et temps.
En s’affranchissant des contraintes induites par la manipulation physique du papier, les acteurs métiers fluidifient les processus et se focalisent d’avantage sur le cœur du métier. Ce gain de souplesse offre un meilleur contrôle des processus et aiguise la réactivité du système d’information, optimisant ainsi le traitement des données.
De plus la signature électronique permet une sauvegarde numérique sécurisée des documents, facilite ainsi l’archivage et diminue les risques opérationnels; notamment liés à la perte de ces derniers.
Vecteur de simplification, elle assure aussi la sécurité des flux d’échange de l’entreprise avec ses clients, ses partenaires et ses usagers.
S’inscrivant dans un contexte d’externalisation, via des tiers certifiés par l’Agence Nationale de la Sécurité des Système d’Information, elle laisse la possibilité aux Départements des Systèmes d’Information de se focaliser sur les besoins des métiers et de bénéficier d’une sécurité experte. Ce contrôle effectif apporte une maitrise optimale des risques juridiques et financiers.

Une signature électronique, pierre angulaire de la transformation digitale…
L’économie mondiale est caractérisée par la tendance numérique. La décision appartient aux entreprises d’adhérer à la vague ou de rester hors de la digitalisation. En la choisissant, elles doivent avoir conscience de l’intérêt essentiel d’une maitrise complète du processus de numérisation de leurs documents et transactions. La signature électronique est aujourd’hui le meilleur procédé informatique permettant de donner la même valeur juridique à un écrit électronique qu’à un écrit papier. Un document numérique signé électroniquement est un original. L’impression sur papier de ce document n’est qu’une copie. Elle paraphe ainsi une transformation digitale certifiée et sécurisée.

En ce sens, la capacité d’accompagner le passage de l’ancien monde de l’entreprise au nouveau monde du numérique est un indicateur de performance pour un système d’information de gestion. La signature électronique est un processus clé dans cette vision digitale. À l’heure actuelle nous en sommes qu’aux prémices de cette technologie dont l’avenir reste encore plein de promesses.

Par Donia Tchana, Consultante mc²i Groupe