Optimiser les RH à l’heure du travail hybride

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Les nouvelles réalités du monde de l’entreprise telles que l’hybridation du travail ont nécessité un ajustement conséquent de la part de tous les acteurs économiques. Cette mise en place d’un mixte entre travail au bureau et à domicile a entraîné une accélération de la numérisation des contenus et des processus.

Cette nouvelle donne offre l’opportunité de rationaliser les processus d’entreprise et d’optimiser l’allocation de ressources. Si les ressources humaines (RH) sont l’un des départements dans l’entreprise où les documents papier et les formalités administratives ont toujours représenté l’une des charges de travail les plus importantes ; elles constituent l’une des priorités actuelles en matière de transformation numérique.

Relever ce défi passe par une réflexion autour de la façon de repenser les rôles, les processus et les outils RH.

Selon l’étude de Gartner intitulée « RH Leaders Agenda Poll » menée en 2021 auprès de responsables RH, 48 % des directeurs des ressources humaines (DRH) déclarent que leurs solutions actuelles représentent un frein – plutôt qu’un facteur d’amélioration – pour l’expérience des collaborateurs. Les responsables RH ont donc besoin de pouvoir se reposer sur des solutions numériques intelligentes et adaptées à leurs nécessités.

Révolutionner les ressources humaines grâce à des solutions de gestion de contenus (ECM) intelligentes

Qu’il s’agisse des processus de recrutement, d’onboarding, d’offboarding, de développement des collaborateurs, ou encore de la modification des contrats et du contrôle d’accès aux dossiers du personnel, les RH jouent un rôle central au sein de l’entreprise. Elles ont pour mission d’assurer une gestion efficace des collaborateurs, tout en privilégiant la rétention et le recrutement des talents. Aujourd’hui, il est essentiel de repenser l’ensemble de ces activités et de ces processus pour offrir un meilleur accompagnement aux collaborateurs sur l’ensemble de l’entreprise et de libérer du temps pour les responsables RH.XavierDoulaud

En matière de RH, un trop grand nombre d’entreprises a encore recours aux documents papier auxquels ils associent des systèmes de classement simples sous forme de fichiers numérisés. Ce type d’approche est désormais complètement inappropriée face au nombre et à la diversité des documents à gérer. Les RH ont un réel besoin de rationaliser leurs processus ce qui peut se faire au moyen d’une suite de solutions de gestion des contenus (ECM) centralisée et unifiée. Ces outils sur mesure leur permettraient d’alléger les processus chronophages, à l’aide de capacités d’automatisation et de nouvelles technologies comme l’intelligence artificielle (IA) ou le machine learning (ML), en leur permettant ainsi de se consacrer à leur rôle de partenaires de l’entreprise et d’améliorer l’expérience des collaborateurs.

Ces nouvelles solutions technologiques permettent aux RH de numériser la plupart de leurs processus et d’accélérer leurs tâches. Ce système de gestion unifié et centralisé de l’ensemble des documents relatifs à un collaborateur, offre une vue à 360° de chaque employé de l’entreprise, restreint les interventions manuelles à leur minimum et donne aux RH l’opportunité de se dédouaner des tâches les plus chronophages et minimise les possibilités d’erreurs humaines dans le classement ou le traitement des documents.

Les RH peuvent ainsi se consacrer à leur rôle crucial dans la formation de l’expérience des collaborateurs ; selon une étude réalisée par McKinsey, les entreprises où les RH contribuent à faciliter une expérience collaborateur positive sont 1,3 fois plus susceptibles de surpasser la concurrence. Elles peuvent donc plus aisément retenir leurs employés ou recruter de nouveaux talents à tous les postes essentiels.

Cas d’usage : faciliter la gestion des arrêts maladie

Traditionnellement, la gestion des arrêts maladie est un processus chronophage qui relève des RH et qui est généralement peu optimisé – en particulier si le système utilisé prend la forme de documents papier ou de fichiers simples. Toutefois, le recours à une suite de solutions ECM pourrait changer la donne.

Il suffit d’imaginer un scénario simple : un collaborateur tombe malade et a besoin de prévenir son entreprise de son congé maladie. Plutôt que d’enclencher un processus compliqué et chronophage qui consisterait à envoyer son arrêt maladie par courrier, lequel doit ensuite être lu, analysé, classé et transmis manuellement par les RH aux services concernés ; avec une solution ECM intelligente, le collaborateur pourrait l’envoyer directement depuis ses appareils, via une photo sur son téléphone, par exemple.

Dans un second temps, la suite ECM se charge d’extraire automatiquement les informations pertinentes du document – comme l’identité de l’employé ou la durée du congé, par exemple – et de le classer à un emplacement prévu à cet effet. Les données extraites peuvent ainsi déclencher des processus de notification automatiques prédéterminés, afin de prévenir en temps réel les responsables RH, ainsi que les supérieurs concernés sur leurs propres appareils des détails les concernant et auxquels ils peuvent avoir accès. Les données sont ensuite liées au dossier du collaborateur et l’accès peut y être restreint ou elles peuvent être anonymisées afin de protéger les informations personnelles ou médicales des individus, conformément aux règles définies par le RGPD, tout en évitant les erreurs humaines dans l’extraction et le classement des informations.

Une suite de solutions ECM intelligentes constitue un véritable atout pour optimiser l’activité des RH au sein des entreprises. Elle permet de rationaliser et de simplifier les processus, tout en permettant aux équipes RH de gagner du temps et de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. C’est également un bon moyen d’améliorer la sécurité et la conformité des systèmes d’information.

Une RH plus performante contribue à améliorer les résultats de l’entreprise lui permet de gagner un avantage compétitif sur la concurrence.

Par Xavier Doulaud, Directeur France de SER Group

Lu 2373 fois Dernière modification le jeudi, 06 janvier 2022 11:43
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