La crise du Covid-19 voit naître un rôle administratif encore plus fort. N’est-ce pas alors le temps de modifier nos organisations RH au profit de plus de digitalisation et d’externalisation sur les tâches les plus administratives ? 

Le premier confinement, un tsunami pour les services RH

Ce premier confinement a battu tous les records d’absence dans les entreprises. Les flux furent dantesques et les services RH submergés.

D'après l'étude annuelle Willis Towers Watson sur l'absentéisme, en un temps record, les RH ont dû s’adapter à un flux entrant d’absence qui frôlait les plus de 100 % d’absentéisme en mars/avril 2020. Cela a nécessité une communication accrue auprès des salariés sur les process à respecter, une adaptation des logiciels de paie, une patience interminable pour contacter les CPAM, parfois fermées plusieurs mois, et la gestion d’une charge de travail hors norme de la part des gestionnaires RH. Ces premiers mois furent consacrés aux demandes entrantes des salariés, pour ensuite donner la place aux déclarations CPAM et au chômage partiel auprès de l’ASP.

L’été 2020 tant attendu ne fut pas de tout repos, au contraire… Le suivi des remboursements IJSS et des allocations pour chômage partiel fut long et fastidieux. Aujourd’hui encore, des entreprises peinent à obtenir ces remboursements. Quant aux tâches régaliennes de la paie - qui avaient été mises de côté-, elles sont revenues sur le haut de la pile ! Résultat : les batteries de nos chers RH sont hélas revenues à moitié pleines à la rentrée scolaire…

Dans les points positifs à retenir, seuls les arrêts de courte durée ont diminué sur cette période, au point de constater un absentéisme en baisse en 2020 pour les maladies de courte durée. Ceci est intrinsèquement lié à l’explosion du télétravail. Selon l'étude sur le télétravail, réalisée par Acerta, la KU Leuven et HR Square, aujourd’hui, plus de 40 % des salariés peuvent continuer à travailler de chez eux contre 27 % avant la crise.

Au second confinement, des services RH mieux préparés mais…

Les retards accumulés hérités du premier confinement ne facilitent pas la tâche des gestionnaires RH à l’entrée de cette deuxième vague… Les outils internes n’ont hélas pas changé, les flux restent conséquents et le staffing RH n’a pas été modifié.

En résumé, toute personne testée positive bénéficie d’un arrêt de travail renouvelable de minimum 7 jours, les salariés cas-contacts doivent se mettre en isolement, comme les salariés à risque, la garde d’enfant en chômage partiel est reconduite, le chômage partiel demeure pour les secteurs les plus touchés… Cela ne laisse aucun répit aux services RH. Dans certains secteurs, l’absence constatée depuis la rentrée a doublé, voire triplé, par rapport à la même période 2019…

La rentrée de septembre s’annonçait très complexe, l’entrée dans l’hiver nous fait penser à une série culte sur HBO… L’arrivée des maladies hivernales couplées au COVID-19 laissent présager encore plusieurs mois très compliqués. Tous les ingrédients sont ainsi réunis pour une hausse de l’absentéisme en flèche…

Un taux d’absentéisme en hausse. Nous le comprenons tous au fil des jours, les prochains mois seront au moins aussi complexes que ceux qui viennent de s’écouler, la fatigue physique et morale en plus... Les organismes des salariés sont à bout. Ces derniers maintiennent tant bien que mal l’activité depuis des mois, leurs congés payés sont consommés pour préserver les intérêts de leur « emploi », le surmenage n’est pas loin… Nombre d’entre eux ont besoin de repos. En plus du Covid-19, qui sera bien présent jusqu’a minima au printemps, les maladies hivernales s’installent. Celles-ci créent chaque année un pic d’absentéisme dans les entreprises pendant l’hiver…

Enfin, de nombreux PSE sont en cours d’élaboration. À l’image de la Bourse, les salariés n’aiment pas l’incertitude, et qu’est-ce que de plus incertain que l’annonce d’un PSE en devenir ? Qui sera concerné́ ? Quand, de quelle manière, selon quelles modalités, à quelle échéance ? Cela va agir sur le psychique de chaque salarié, concerné ou non par ce PSE, pendant les nombreux mois qui l’accompagneront, de l’annonce du plan jusqu’à̀ sa clôture. L’appartenance, l’implication, la motivation... Tout cela sera plus ou moins mis en berne au profit d’une réduction d’effectifs brutale et immédiate, nouvelle priorité des RH.

La crainte d’un futur incertain crée un terrain plus fertile aux divers types d’absences. C’est un arsenal puissant pour assister à une montée en flèche de l’absentéisme.

Les entreprises sont au premier plan. Pour faire face à ces flux, les services RH vont alors devoir RECRUTER... Mot presque banni aux ressources humaines par ces temps difficiles ! Existe-t-il d’autres alternatives ? Oui : s’ouvrir à de nouvelles organisations, en étant accompagnés par des experts. En d’autres termes, externaliser ses services, et permettre anticipation et maîtrise des coûts.

Une bombe à retardement

L’arrivée d’un futur vaccin fera flamber les bourses mondiales – nous en avons eu un 1er aperçu - et nous devrions retrouver, après l’été 2021, notre monde d’avant ou presque, sous condition d’une immunité très répandue et d’un vaccin efficace… administré à toute la population.

Mais ces confinements ne nous laisseront pas indemnes. Les organismes humains saturent, de nombreuses entreprises sont au bord du précipice…

Les relations employeurs / salariés risquent de se tendre au moment de la reprise… Nombre d’entre eux auront besoin de repos après ces mois éprouvants mais ne le pourront pas : refus employeur, solde de congés payés à 0, business first, finance en berne... Les burn-out et autres risques psycho-sociaux prendront une place plus certaine… Les chefs d’entreprises devront alors faire preuve d’agilité au moment de remotiver les troupes… Ce monde d’après qui devra ressembler au monde d’avant traînera malgré tout sur de nombreux mois un absentéisme post-Covid non négligeable. Les autres types d’absences reviendront et les services RH, déjà éprouvés par l’année 2020, subiront la queue de la comète pour de nombreux mois encore.

Retrouver un sens

Nous nous sommes tous posés la question du sens de notre vie pendant ces confinements. Les remises en question ont été nombreuses. Rester citadin, migrer à la campagne, changer de secteur, se rapprocher de l’essentiel. Ces questions sont mises de côté en attendant une période plus calme. Les salariés chercheront alors un sens à donner à leur vie, et les employeurs devront s’atteler à le leur donner.

Le management d’avant va devoir s’adapter et devra évoluer en un temps record pour écrire une nouvelle histoire avec les hommes qui composent l’organisation. Ecrire le futur sur les bases du passé sera périlleux pour certaines entreprises.

Une transformation RH pour mieux accompagner cette transition semble indispensable : les DRH devront alléger les organisations et mener des projets de digitalisation et d’externalisation de tâches administratives non prioritaires - comme l’absence - pour se laisser plus de temps et de souplesse dans la gestion du climat social, une des clés d’un avenir plus radieux.

Par Julien Vernay, directeur du pôle conseil et service en performance opérationnelle LEYTON