Aujourd’hui, les réunions sont de plus en plus pointées du doigt, accusées d’être trop longues, trop fréquentes ou peu engageantes. En France, 92 % des cadres participent régulièrement à des réunions¹, à hauteur de 4 heures par semaine en moyenne. Elles ne sont guère satisfaisantes puisque 78 % d’entre eux déclarent que leur opinion n’est rarement, voire jamais, prise en compte par leur direction lors de prises de décisions importantes².

Pour répondre aux évolutions des modes de collaboration, les entreprises doivent changer leur manière de mener les réunions. Les nouvelles technologies de communications unifiées sont en phase avec ces évolutions.

De nouveaux outils pour de nouveaux usages

La flexibilité du travail combinée aux outils de communications unifiées a ouvert de nouvelles perspectives, notamment en termes de réunions. Elles réunissent les systèmes vocaux, de vidéo et de mail utilisés par les salariés au sein d’une interface unique accessible de manière sécurisée à partir de n’importe quel terminal, personnel comme professionnel.

Avec ce type d’outils, les collaborateurs peuvent communiquer les uns avec les autres et travailler avec une efficacité totale où qu’ils se trouvent, dans les transports, de chez eux, au café du coin, en ayant accès à toutes les données nécessaires. Plus besoin d’être physiquement présent au bureau. En accordant plus de flexibilité à leurs salariés, ces derniers deviennent plus productifs.

Organiser une réunion devient plus aisé, puisqu’il n’est plus nécessaire de jongler avec les disponibilités de chacun, entre ceux en déplacement, les autres coincés dans les transports, dans l’impossibilité de se déplacer en période de grève ou ceux travaillant à l’étranger sur un fuseau horaire différent. Les fonctionnalités vidéo et audio, les partages d’écran, les tableaux blancs et autres fonctionnalités omnicanales permettent de rendre les réunions plus agréables, homogènes et efficaces. Mais elles doivent aussi être plus courtes.

En France, le temps moyen d’une réunion est de 44,9 minutes, contre 39,4 minutes dans tous les pays³. Des réunions qui ne sont pas toujours suivies jusqu’au bout, avec un taux de décrochage (participant quittant la réunion avant sa fin) de 10 %³. Il s’agit non seulement d’une perte considérable de temps et d’efficience pour l’entreprise, mais est aussi démotivant pour les salariés, qui ont l’impression de ne pas être productifs.

De nombreux moyens existent pour rendre les réunions plus efficaces, sans bouleverser leur nature :
- les réunions avec partage de vidéos et d'écrans favorisent l'engagement et l’implication des collaborateurs (87 % d’engagement contre 75 % en temps normal³) et l'efficacité des réunions,
- travailler en direct sur un document partagé rend la réunion plus interactive. Les collaborateurs sont plus impliqués, ce qui réduit les risques de multi-tâches ; une cause avérée de perte de productivité,
- planifier les réunions de manière réfléchie, en expliquant clairement le sujet, permet à chaque participant de préparer son intervention,
- les réunions les plus courtes sont généralement les plus efficaces. Raccourcir ces dernières et aller droit au but les rend moins frustrantes. Préférez les réunions de 30 minutes à celles d’une heure,
- proposer aux collaborateurs à distance d’activer leur webcam et de se voir les uns les autres, aide à combattre l'isolement que le travail à distance peut créer.

Dans un monde où les salariés sont de plus en plus dispersés, les communications unifiées aident à garder un lien social, et leur donne les outils pour être plus productifs. En fournissant des outils technologies appropriés à ses salariés pour qu’ils travaillent de manière flexible, une entreprise garantit leur efficacité, mais permet également d’attirer les nouvelles générations de collaborateurs, qui désirent utiliser les dernières technologies⁴.

Et si les réunions restent le meilleur moyen faire le point sur les activités des équipes, les entreprises devront adapter ces dernières aux nouveaux modes de travail et les rendre plus engageantes.

Par Matthieu Courtois, Directeur Régional Europe du Sud de Fuze

¹ Selon un sondage Ifop réalisé entre le 5 et le 12 septembre 2018
² « Les réunions et leur impact sur l’engagement des collaborateurs » - résultats du baromètre annuel de Wisembly en partenariat avec l’IFOP, en septembre 2018
³ Étude Fuze « Productivité @u travail »
⁴ Étude Fuze « Casser les codes »