Quel avenir pour l'entreprise sans Digital Workspace ?

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Les exigences des salariés ont changé. Adeptes des Smartphones et nés avec Internet, les collaborateurs de la génération Y et Z attendent de l'entreprise un environnement professionnel digitalisé.

Ainsi, au même titre qu'ils utilisent dans leur quotidien personnel les réseaux sociaux et autres applications sur leur Smartphone, ils réclament à leur employeur la possibilité de disposer de ces mêmes outils sur leurs terminaux mobiles (Smartphones et tablettes) dans le cadre de leur activité professionnelle. Une exigence qui contraint les entreprises à développer un nouvel environnement professionnel conçu autour d'un nouveau concept : le digital workspace.

Digital workspace ou virtualisation du poste de travail

Ce concept consiste à virtualiser le poste de travail dans le Cloud ou au sein de l'entreprise, pour offrir aux collaborateurs la possibilité d'accéder, à distance et à tout moment, à tous les outils dont ils ont besoin pour exercer leurs missions : outils collaboratifs de l'entreprise, mails, messagerie instantanée, solutions de visioconférence et applicatifs professionnels. Le digital workspace, c'est tout l'environnement du PC de bureau sur un Smartphone, une tablette, un client léger.

Pour autant, le digital workspace ne se résume pas à une solution technique. C'est aussi et avant tout une nouvelle façon de travailler : plus agile, plus réactive, plus collaborative. Ainsi, grâce au travail à distance, elle offre aux collaborateurs une plus grande latitude dans l'organisation de leurs tâches professionnelles, une plus grande réactivité, des gains de productivité et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Digital workspace : des approches distinctes en Allemagne et en Angleterre

Déployer une stratégie de digital workspace ne se fait pas sur un simple claquement de doigts. Elle demande de mener une réflexion globale sur les outils, l'organisation et les RH. Selon les pays, l'approche est différente. Les anglo-saxons, par exemple, ont tendance à prôner une attitude « big bang » en virtualisant simultanément tous les postes de travail sur l'ensemble des outils, et en laissant le choix aux collaborateurs d'aller puiser les solutions dont ils ont besoin. L'Allemagne adopte, quant à elle, une mise en place très pragmatique centrée sur l'efficacité, la performance, la productivité. Ainsi elle digitalise de façon intensive le poste de travail pour couvrir le maximum de cas d'usages et impose ce processus à tous les collaborateurs. C'est une démarche catégorielle et systématique. En France, le processus s'inscrit davantage dans une recherche de l'adhésion des employés à l'utilisation de ces nouveaux outils. Soumises à un code du travail plus réglementé, les entreprises françaises évaluent davantage les conséquences de ces déploiements sur l'organisation et les conditions de travail des collaborateurs. Elles ont donc tendance à procéder par étape ou par métier. Les grandes enseignes, par exemple, ont déployé des applications mobiles sur Smartphones et tablettes pour accompagner les vendeurs dans leurs démarches commerciales. De leurs côtés de nombreux industriels ont fait le choix de développer des applications mobiles et de réalité augmentée pour assister les collaborateurs de terrain dans leurs missions. Dans l'hexagone, le développement du digital workspace se fait donc par service et par « test and learn » et si le résultat s'avère positif, la démarche est étendue à un plus grand nombre d'utilisateurs, sur d'autres applicatifs ou à d'autres services.

Le digital workspace impacte la DSI

Attention, le déploiement d'un digital workspace contraint l'entreprise à quelques précautions pour éviter tout écueil. Premièrement, il faut trouver un juste équilibre entre les attentes des collaborateurs et les capacités de déploiement de l'entreprise. Il faut donc identifier les catégories de population sur lesquelles il est pertinent de proposer un digital workspace, étudier leur problématique de travail et choisir une technologie adaptée. Ensuite, il est important d'apporter des réponses concrètes à la DSI sur la capacité de maintenir un respect de la réglementation et de la sécurité tout en laissant aux utilisateurs une liberté de choix de leurs équipements mobiles (BYOD) et de certaines applications. En adoptant une telle attitude elle peut espérer réduire les effets du « shadow IT ». Le digital workspace bouscule l'organisation de la DSI en accélérant l'adoption d'un nouveau mode de consommation du poste de travail. On assiste donc à un véritable changement de culture.

Sécuriser et contrôler l'accès aux données

Techniquement, un tel concept nécessite de disposer d'un réseau performant pour permettre à tous les collaborateurs à distance d'accéder à leurs applicatifs métiers et autres outils. Cela requiert aussi de mettre en place des solutions de sécurité performantes, l'environnement virtuel de travail devenant accessible à distance de tout type de poste. Il est également important de déployer des outils et des processus pour être en conformité avec, notamment, la réglementation européenne sur la protection des données personnelles (RGPD) dont les sanctions prévues par la loi s'appliqueront dès mai 2018. En effet, la dématérialisation des applicatifs métiers nécessite de mettre en place des solutions pour sécuriser et contrôler l'accès aux données qu'ils contiennent.

Mesurer le ROI à l'aune des gains de productivité pour l'entreprise

Quant au ROI, le digital workspace doit être évalué selon les gains de productivité qu'il engendre et le confort d'usage pour les utilisateurs. En apportant une réactivité plus forte sur la mise à disposition d'un espace de travail à jour, des services accessibles en permanence, le digital workspace permet aux collaborateurs de gagner en productivité, en agilité et leur donne les moyens de répondre rapidement aux attentes des clients. Sans négliger la dimension séduction de la jeune génération qui ne conçoit plus le travail autrement qu'en situation de mobilité que ce soit dans l'entreprise ou hors des murs. Le digital workspace est un élément essentiel de la marque employeur.

Les entreprises iront-elles jusqu'à proposer un digital workspace as a service ? Les utilisateurs pourront-ils configurer leurs postes de travail hébergés dans le Cloud en choisissant eux même sur Internet les applicatifs qu'ils soient grand public ou référencés par l'entreprise ? Scénario futuriste où le concept de digital workspace est poussé à son paroxysme !

Par Karine GUILLAUME, Responsable du Centre d'Excellence Collaboration chez Axians

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