Décryptage de deux outils phares par Irina Faron, responsable marketing marché au sein de Locarchives : la Gestion Electronique des Documents et l’Archivage Électronique.

La GED : simplifier l’accès, le partage et la collaboration autour des documents et dossiers

Une GED est conçue pour la gestion courante des documents, dès leur création jusqu’à leur archivage, moment à partir duquel ils ne seront plus modifiés. Dans l’intervalle, les collaborateurs peuvent le modifier, créer plusieurs versions, travailler de façon collaborative, le classer, le détruire… Tous les documents, qu’ils soient numériques et/ou papier, sont recensés et centralisés dans un même dossier, comme par exemple un dossier du personnel géré par le service Ressources Humaines. Des fonctions de capture, de workflows, d’automatisation des tâches… permettent également d’automatiser les processus métier afin d’optimiser leur fonctionnement. Le tout en harmonie avec les systèmes métiers en place : SIRH, ERP, CRM…

Si certaines GED intègrent une fonctionnalité d’archivage, il est indispensable d’être vigilant au service qui se cache derrière ce mot. Les documents sont bien stockés, ce qui ne signifie pas pour autant qu’ils soient archivés dans l’état de l’art. En effet, aucune norme ni réglementation n’encadre la GED, contrairement à l’archivage électronique. Là où s’arrête la GED commence l’archivage électronique.

Le Système d’Archivage Electronique : maîtriser les risques en assurant l’intégrité, la pérennité, la confidentialité des documents

Qui dit archivage dit conservation sur le long terme… Tous les documents ne sont pas concernés, en fonction des durées légales et du régime de la preuve. Le mot « archivage » est souvent interprété comme un simple « stockage » de documents, auxquels il peut être nécessaire d’accéder ponctuellement. En fait, archiver va bien au-delà, puisqu’il s’agit :

D’assurer la pérennité des documents probants, c’est-à-dire les conserver durant la durée légale de façon qu’ils soient toujours lisibles et intelligibles. De ce fait, ils ne peuvent être détruits avant cette échéance.
De préserver leur intégrité et leur authenticité, c’est-à-dire de s’assurer qu’ils ne soient pas modifiés ou falsifiés
D’organiser leur disponibilité tout en respectant les règles de confidentialité. Soit dans le cadre de l’activité courante de l’entreprise, soit au titre de la preuve, afin de pouvoir fournir un document original devant un tribunal ou dans le cas d’un audit, d’un contrôle fiscal... Cela implique de les indexer afin de pouvoir les retrouver facilement en cas de besoin.

Dans le monde du papier, un document rangé dans une armoire ou un local dédié est considéré comme archivé, et son caractère original est rarement contesté

Dans le monde numérique, les moyens à mettre en œuvre sont plus complexes, et la confiance se construit au fur et à mesure que les technologies et la réglementation évoluent. L’archivage probatoire des documents numériques et des éléments de preuve nécessite de recourir à un Système d’Archivage Electronique répondant aux exigences de la norme NF Z 42-013. Il intègre des fonctions d’horodatage, de journalisation… sans oublier les migrations régulières de supports et de formats de fichiers. Cela implique de mettre en place et de maintenir des infrastructures techniques et informatiques afin de garantir pérennité, intégrité, sécurité et traçabilité… sans oublier la réversibilité qui est une clause obligatoire dans un contrat de SAE.

GED et SAE, la synergie gagnante pour concilier agilité documentaire et maîtrise des risques

Vous l’avez compris, à chacun son rôle : gestion courante et collaborative pour la GED, intégrité, pérennité et préservation de la preuve pour le SAE. Or, gérer ses documents sans maîtriser les risques associés n’a aucun sens. C’est pourquoi la seule option possible est de mettre en œuvre les deux outils et de les faire cohabiter pour en tirer le meilleur parti.

L’intérêt est de créer une réelle synergie entre les deux outils, afin notamment de simplifier l’automatisation des versements de documents. En matière de gestion de documents, l’intégration créé la fluidité et renforce la sécurité.