Par exemple, les dirigeants citent souvent le coût de la conversion des documents en format numérique ainsi que le temps et l'argent nécessaires pour changer les méthodes de travail des employés comme principaux freins à la dématérialisation. Mais en réalité, les PME sont particulièrement bien placées pour relever ces défis : grâce à leur taille, elles peuvent mettre en œuvre rapidement et de manière innovante des changements qui leur permettront d'économiser considérablement en temps et en argent sur le long terme. Et une fois qu'une entreprise a mis en place des démarches de dématérialisation, les bénéfices sont nombreux.

#1 : Augmentation de la productivité
C’est un fait, la dématérialisation améliore la productivité au travail. L'automatisation des processus et la simplification des tâches administratives aident les employés à faire moins d'erreurs. Des mesures peuvent être mises en place pour vérifier automatiquement le travail. Les employés gagnent également du temps grâce à l'automatisation des tâches chronophages, telles que la saisie de données ou la numérisation et la sauvegarde de documents. La dématérialisation permet également d’être mobile et donc de travailler avec plus de flexibilité et plus efficacement. Il n'est plus nécessaire d'être au bureau pour avoir accès aux documents. Au contraire, les employés peuvent accéder aux fichiers archivés et effectuer des tâches où qu'ils se trouvent, même lors de leurs déplacements professionnels ou à domicile, grâce aux archives numérisées et au cloud.

#2 : Réduction des coûts et augmentation des revenus
Les PME peuvent réduire leurs coûts et augmenter leurs revenus en mettant en œuvre un projet de dématérialisation. Une fois les fichiers existants numérisés, de nouveaux documents et fichiers seront créés à l'origine dans un format numérique. Ce changement permet aux entreprises d'économiser énormément sur les coûts de fournitures (papier, toner, etc.). Par ailleurs, le gain de temps pour les entreprises est une source d’économie non négligeable. L'augmentation de la productivité grâce à l'automatisation des tâches chronophages permet aux employés de consacrer leur temps précieux à des activités rentables.
Un défi de la dématérialisation fréquemment cité par les dirigeants des PME est le coût, tant en numéraire qu'en temps, des changements d'habitudes, de processus de travail et d'équipements. Mais dans ce domaine, les PME ont un avantage majeur : leur taille les rend plus agiles.

#3 : Satisfaction clients
La satisfaction client est souvent au cœur des préoccupations des PME, qui cultivent avec soin les relations humaines. Grâce aux communications électroniques, aux factures numériques et à d’autres processus dématérialisés, les PME peuvent assurer un suivi client amélioré. De plus, la dématérialisation permet aux entreprises de mieux connaître leurs clients. Avec des fichiers entièrement numériques, il est simple d'exploiter les données et de les rendre intelligentes. L'utilisation des données sur les clients et prospects offre de véritables opportunités de croissance pour les PME. Les analyses qui prenaient auparavant des semaines peuvent maintenant être effectuées d'un simple clic. Lorsqu'une entreprise comprend les profils, les habitudes et les besoins de ses clients, elle assure une plus haute satisfaction de leur part.

#4 : Amélioration de la sécurité
Certes, les PME ont moins de budget que les grandes entreprises pour la sécurité, mais l’enjeu n’en est pas moins critique, bien au contraire. À mesure que les menaces s’intensifient et se complexifient, la cybersécurité doit passer en tête de la liste des priorités de toutes les entreprises. Dans ce sens, la dématérialisation des fichiers physiques et des archives est déjà un gage de sécurité. Alors que les archives physiques risquent d'être perdues ou détruites, les documents électroniques peuvent être sauvegardés dans le cloud et protégés avec des technologies éprouvées.

#5 : Impact environnemental
La dématérialisation est également une démarche de la responsabilité sociétale des entreprises (RSE). La transition vers le numérique bénéficie non seulement à l’entreprise mais aussi à l’environnement. L’utilisation réduite du papier et de l'impression permet d'économiser de l'argent, mais témoigne également d'un engagement en faveur du développement durable et des pratiques écologiques.

La taille des PME n’en fait pas un axe stratégique moins important. Elle leur permet en effet d’être souvent plus innovantes et créatives et de mettre en place des initiatives rapidement et d'une manière unique qui correspond à leurs besoins. La dématérialisation n'est pas un sujet réservé aux grandes entreprises. C'est un engagement que toutes les PME doivent commencer ou continuer afin de rester compétitives sur le marché et qui leur permet également de nouvelles possibilités de croissance.

Par Guillaume Villeneuve, Regional Sales Manager France & BeNeLux, PFU (EMEA) Ltd (a Fujitsu company)