Cela dit, les entreprises passent à la dématérialisation. Plusieurs raisons plaident en faveur d’une entreprise « sans papier » : l’augmentation de la productivité des salariés, la satisfaction client, les économies d’échelle, la sécurité et enfin la vertu écologique.

Le support papier : une facture élevée

Le recours au papier est souvent une question de réflexes et d’habitude. Néanmoins, la facture humaine peut être élevée. Un salarié passe en moyenne 7h30 par semaine à rechercher une information, papier ou numérique, sans la trouver². Aussi, la transition numérique offre des avantages. La recherche d’informations ou de documents numériques dans une base de données est plus pratique que de fouiller dans des archives physiques. Le partage et le transfert de connaissances de dossiers entre collègues deviennent plus rapides ; augmentant leur productivité. La collaboration à distance est aussi plus aisée.

Le passage au numérique améliore la satisfaction des clients. Aujourd’hui, le consommateur a peu recours à l’envoi ou la réception de courrier. La dématérialisation améliore le temps de réponse à vos clients. Le virage du numérique est même devenu un argument marketing ! Tous les secteurs ont été transformés, y compris le service public.

Le papier coûte cher, à plus d’un titre. Les impressions oubliées sur l’imprimante ou jetées sans être lues représentent 400 M€ chaque année². Certains estiment même qu’une entreprise d’une centaine de salariés dépense chaque année entre 10 000 et 25 000 euros, uniquement pour sa consommation interne de papier et l’entretien du matériel (photocopieuses, imprimantes, encres…)³ ! C’est sans oublier le coût lié à l’archivage qui nécessite un espace conséquent ou encore les frais d’envois de courriers. En France, 76 % des ETI ayant amorcé le virage du numérique citent une plus grande efficacité opérationnelle (réduction des coûts, fiabilité des opérations, réduction des délais)⁴.

L’archivage papier n’est pas à l’abri des risques (incendies, inondations, vols...). Au niveau de la sécurité, les documents numériques sont moins vulnérables aux accidents. Certes les risques cyber existent. Mais les protections sont multiples.

Enfin, nous sommes à une époque où la sauvegarde de l’environnement, l’écologie et le recyclage sont sur toutes les lèvres. Or, le papier représenterait 40 % de la déforestation dans le monde³. Malgré les efforts de l’industrie papetière pour réduire son empreinte carbone, les entreprises françaises ne recyclent pas assez⁵.

La numérisation des documents de l’entreprise, un processus qui se fait pas à pas

Le coût et la durée d’un tel projet dépendent de la taille de votre organisation et la quantité de papier stocké et consommé. Après avoir numérisé votre document, convertissez-le (image scannée) en PDF. Puis, compressez le PDF (les images scannées sont généralement de grande taille). Enfin, utilisez un logiciel de reconnaissance optique de caractères (l'OCR - Optical Character Recognition). L'OCR convertit le PDF en un texte consultable, modifiable et reproduisible à loisir.

Toutes ces actions nécessitent l’investissement dans un éditeur PDF. C’est une étape indispensable pour une entreprise souhaitant aller au-delà de la simple sauvegarde/ numérisation de ses documents. Les éditeurs PDF permettent de travailler plus aisément que sur un document papier.

Les éditeurs PDF contiennent les fonctionnalités nécessaires à la création de formulaires PDF interactifs. Il devient possible de les utiliser à partir de n’importe quelle plateforme (PC, tablette, mobile, dans le Cloud…) et les intégrer dans vos propres applications.

L'intégration PDF dans vos applications offre des avantages quotidiens pour tous les types de documents (contrats, formulaires, manuels, etc.). Elle facilite leur mise à jour, leur rédaction, leur signature et leur partage avec les utilisateurs. Leur sécurisation est aussi renforcée, que ce soit par un cryptage ou autres mesures de sécurité.

Pour sécuriser ces documents numérisés, il est préférable d’opter pour une solution de stockage et d'accessibilité centralisée. La majorité des entreprises ont recours à un ECM⁶, proposé par de nombreux fournisseurs. Ainsi, les informations non structurées, notamment les documents Word, Excel, PDF, scans…, sont stockées et rendues accessibles à tout instant.

Si vous vous inquiétez de la validité d’un document PDF ou numérisé, soyez rassuré. Les formulaires PDF peuvent être signés électroniquement. Ils sont reconnus comme des documents légalement signés et exécutoires. Si vous avez des documents tels que des formulaires de congés ou des notes de frais, une image de votre signature peut très bien fonctionner.

Mieux vaut avoir recours à un seul fournisseur de PDF proposant une solution « tout en un ». Ainsi, vous obtenez une expérience utilisateur sur l’ensemble de l’environnement de travail (ordinateurs, mobiles… ou le Cloud). Le cycle de vie complet des documents sera pris en charge : de la création à la mise à jour, en passant par la gestion.

Faites le bon choix.

Par François Thévenot, Directeur des Ventes région France et Europe du Sud de Foxit

¹ Guide pratique éco-responsable au bureau – Ademe
² Association Information et Management : article "On perd en moyenne 7h30 par semaine"
³ reduire-impact-consommation-papier-dechets-entreprises
⁴ Étude KPMG sur la transformation digitale des ETI, octobre 2018
⁵ Les entreprises françaises sont à la traîne : 35 % des papiers sont recyclés
⁶ Enterprise Content Management ou système de gestion d’entreprise