Pour beaucoup d’entreprises, la gestion de documents administratifs comme les bulletins de paie ou les factures représente un challenge. En effet, 47 % des salariés dédiés à cela estiment perdent du temps dans ces tâches répétitives². Les sociétés cherchent donc à adopter des process plus efficaces. Cette gestion est d’autant plus fastidieuse que la réglementation pour la dématérialisation des factures envers l’État qui oblige les grandes entreprises et, depuis le 1er janvier 2018, les ETI, à passer par le portail Chorus, impacte fortement les services administratifs.

Les entreprises doivent alors gérer différents modes de diffusion de factures selon le secteur d’activité privé ou public de leurs clients. Une fois ce premier critère passé, elles sont confrontées à un autre obstacle : celui de l’hétérogénéité des formats (électroniques ou papiers) attendus par leurs clients privés. Vient ensuite la question du mode de réception : chaque entreprise a un canal de communication privilégié, et là encore, cela exige des formats multiples : email simple, portail web sécurisé, courrier, fax, etc. La diversification des pratiques oblige les services administratifs à consacrer plus de temps à ces tâches, à tel point que 45 % d’entre eux craignent des risques d’erreurs humaines liés à une confusion lors des envois de communications². Une problématique qui ressurgit également pour d’autres tâches, comme la difficulté à retrouver les documents envoyés aux clients et partenaires ou le manque de visibilité et de traçabilité sur les envois non digitalisés.

Les nouvelles technologies, une solution pour alléger la gestion administrative des entreprises

La gestion administrative de documents nécessite plusieurs étapes : la production, la recherche et l’archivage. En revanche, la dématérialisation offre aux équipes un véritable gain de temps avec la mise en place de process automatisés et donc quasiment instantanés. Désormais, les nouvelles technologies permettent de fluidifier les tâches en favorisant une communication plus interactive et plus efficace.

En effet, le digital facilite les échanges et offre une meilleure traçabilité. Les entreprises ont accès à un suivi détaillé du traitement des factures en temps réel ainsi qu’à un meilleur pilotage : les circuits de validation préalable, l’envoi des factures et des relances sont facilités et automatisés, les délais de recouvrement sont réduits et évitent aux entreprises des pénalités financières parfois graves. En moyenne, chaque facture électronique représente un gain de 17 € par rapport à un format papier.

La dématérialisation a également un rôle à jouer dans la gestion des documents liés aux ressources humaines, comme les bulletins de paie ou les contrats de travail. Elle permet d’affranchir les entreprises des problématiques liées aux envois papiers sans pour autant perdre en sécurité : plutôt que de transmettre les documents en main propre ou par courrier, il est désormais possible de le faire via des coffres forts électroniques sécurisés et de faire signer électroniquement les contrats en quelques secondes. Cela évite notamment la réimpression des bulletins perdus par les salariés. De plus, les délais d’acheminement sont fortement raccourcis et appréciables en particulier quand il s’agit de faire signer un contrat de travail rapidement.

En France, sur 240 millions de bulletins émis chaque année, seulement 15 % sont dématérialisés², alors qu’environ 80 % des salariés estiment important d’avoir une solution d’archivage alternative en cas de sinistre, et sont prêts à recevoir leur bulletin de paie dématérialisé sur un outil sécurisé en ligne².

La gestion des documents se dématérialise de plus en plus. C’est une véritable opportunité pour les entreprises qui mettent un premier pied dans la digitalisation avec Chorus. Pour elles, les bénéfices liés aux nouvelles technologies sont certains, et amorcent une généralisation de la digitalisation de leurs process dans les prochaines années.

Par Chrystelle Verlaguet, Directrice solutions dématérialisation et éditique Neopost France

¹  Chiffres issus de l’étude Markess « Flux documentaires et Digital »

² Baromètre OpinionWay sur les entreprises françaises en matière de transformation digitale (juin 2017)