La cause vient probablement du fait que pour pouvoir utiliser ces applications, ils sont soumis à l’autorisation de leur service informatique, véritable chien de garde de la société contre les dangers internes ou externes.

Alors que dans notre vie privée, l’utilisation des applications est plus commune, elle a du mal à se démocratiser en entreprise.

En effet, la grande frayeur des directions est la fuite de données que pourraient engendrer l’utilisation d’applications… Or, 95% des entreprises communiquent depuis 30 ans via des e-mails non cryptés et non-sécurisés, ce qui représente autant de risque.

Cependant, les systèmes de protection sont de plus en plus performants et les entreprises s’engagent à préserver les données engrangées. Alors pourquoi ne pas généraliser leur utilisation ?

A ce jour, certaines sociétés ont déjà sauté le pas et se servent d’applications. Celles-ci ont su surfer sur la vague comportementale, comme la célèbre application de messagerie aux 1,3 milliards d’utilisateurs, qui a lancé son application business destinée aux PME. Une réponse à un besoin de plus en plus présent dans le monde professionnel.

Ce type d’outil permet aux managers de communiquer facilement et rapidement avec les équipes au quotidien et de travailler en groupe. Il s’agit d’un canal de discussion instantané, plus simple que l’e-mail et facile d’accès via son téléphone mobile. Au-delà, elle change également les rapports entre les collaborateurs qui se trouvent tous au même niveau d’information dans le groupe, favorisant ainsi un management vertical.

Vidéoconférence via WebEx ou Skype, outils de marketing automation, applications de Gestion Electronique de Documents sont d’autres exemples de solutions qu’utilisent aujourd’hui les sociétés qui ont pris le virage de modernisation de leurs systèmes d’information.

Elles offrent notamment la possibilité de rédiger, stocker et organiser les documents par rapport au projet, de former, de communiquer, de donner des tâches à réaliser ou encore de pouvoir évaluer l’avancement du projet. Elles peuvent aussi permettre aux managers de motiver des équipes, leur permettre de travailler ensemble, en particulier pour des collaborateurs qui ne seraient pas basés au même endroit.

Beaucoup de possibilité pour un seul constat : ces applications existent pour assister l’ensemble des individus dans leurs missions quotidiennes et leur faire gagner du temps.

La dématérialisation au service de la productivité

Il arrive fréquemment que des projets soient difficilement menés. E-mail après e-mail, les dossiers peuvent stagner durant des semaines. Néanmoins, ces processus pourraient être facilités par des outils digitaux.

Sur ce modèle, un groupe américain a permis de grandes avancées, grâce à ses outils de dématérialisation basés dans le cloud. Aujourd’hui, de nombreux collaborateurs, quels que soient leurs niveaux hiérarchiques ou leur place dans le projet, travaillent ensemble grâce à des applications dédiées.

Avec la dématérialisation, les managers ont davantage de visibilité sur les projets. Ils peuvent évaluer les délais de réalisation, suivre la progression, attribuer ou réattribuer des tâches et optimiser ainsi leur gestion de projet. Sans outil digital, cela reste plus difficile à mettre en œuvre et les deadlines restent floues. L’outil digital redonne le pouvoir au manager, qui garde de la visibilité sur ses projets et provoque l’effet « bon élève » sur les collaborateurs.

Les petites et grandes entreprises utilisent de plus en plus les applications et nombreuses sont celles qui développent leurs propres plates-formes pour proposer à leurs équipes et à leurs clients des outils de travail sécurisés et sur-mesure. Mais cette pratique n’est pas généralisée.

C’est prouvé, les applications peuvent motiver les collaborateurs à réaliser leur travail ou mener les réunions de manière plus performante. Un gain de temps bien souvent attribué aux compétences du manager qui fédère ses équipes et mène les projets collectivement et efficacement. Ce n’est alors pas uniquement le temps individuel qui sera amélioré en investissant dans des outils numériques, mais aussi le temps collectif !

Par Raffael Fiechter, Country Manager France pour Sherpany