La question des délais de paiement ne devrait pas en être une

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La stabilité et la longévité des relations commerciales entre entreprises dépend en grande partie du respect des délais de paiement. Un processus de plus en plus difficile à respecter sans outils adaptés.

Dans le cadre d'une relation commerciale saine, le respect des délais de paiement des fournisseurs est un élément essentiel. Si de nombreuses grandes entreprises sont en conformité, beaucoup d'autres, toutes tailles confondues, sont confrontées à la complexité du traitement des factures, et par conséquent rencontrent des difficultés à les payer dans les délais prescrits. Des difficultés exacerbées par l'augmentation du nombre de factures à traiter et la multiplicité des fournisseurs, et leurs modalités de règlement spécifiques.

Dès lors, le traitement manuel devient inefficace, et les entreprises sont confrontées à des erreurs et retards de paiement, ce qui impacte leurs relations avec les fournisseurs. Et peut même engendrer des coûts supplémentaires : escomptes pour paiement anticipé non appliqués, pénalités de retard, etc.

Gain de compétitivité grâce à l'automatisation des processus financiers

L'automatisation des processus financiers (FPA) contribue fortement à réduire le coût de gestion des factures et à optimiser la trésorerie tout en améliorant les relations avec les fournisseurs. Les entreprises gagnent ainsi en visibilité, obtiennent plus d'informations pour des contrôles internes facilités et améliore leurs capacités pour un meilleur maintien de leur conformité réglementaire.

Pour les fournisseurs, c'est aussi l'assurance de compter sur leurs paiements dans les délais, et ainsi de pouvoir honorer leurs engagements commerciaux critiques, en particulier en période de forte activité, et toutes les obligations financières associées : impôts, salaires, primes, etc. Ceci leur évite par ailleurs de devoir chercher des solutions pour financer leur fonds de roulement, tels que des découverts et autres facilités de caisse : des solutions utiles certes, mais coûteuses et potentiellement néfastes à l'activité et donc à la croissance.

Des processus de paiement automatisés qui favorisent l'éthique

Dans notre période d'économie incertaine, un traitement plus éthique de la chaîne d'approvisionnement apparaît comme impératif. Les pouvoirs publics le reconnaissent aisément d'autant que des délais de paiement non respectés ont pu conduire des entreprises à la faillite. Ce problème est traité avec égard depuis la crise économique de 2008 qui a fragilisé beaucoup d'entreprises, notamment des PME, reconnues pour être l'épine dorsale de l'économie, particulièrement en France.

Mais les discours d'intention ne suffisent pas, et au-delà de répondre aux obligations réglementaires qui leur incombent, il s'agit pour les entreprises d'amorcer grâce à la technologie, une transformation de leurs processus qui serait source de profits et de pratiques plus éthiques.

On ne peut donc réduire le rôle de l'automatisation des processus financiers à simplement une optimisation des opérations de comptabilité fournisseurs. Si les premiers effets se ressentent sur les activités financières de bout en bout tels que le P2P, l'automatisation a un impact sur la totalité des activités d'une entreprise car elle améliore sa politique d'approvisionnement.

La Robotic Process Automation (RPA) pour compléter

Compte tenu de l'immense pression exercée sur les équipes financières pour digitaliser leurs opérations de comptabilité fournisseurs, le choix se tourne vers la RPA pour compléter leur solution d'automatisation. La RPA est en effet un complément idéal tant elle permet d'augmenter le nombre et la portée des domaines d'application de l'automatisation.

Les cas d'utilisation les plus probants permettent d'éliminer les tâches manuelles répétitives, telles que la saisie ou l'extraction de données et la validation d'informations, entre plusieurs systèmes (portails fournisseurs, tableurs excel, systèmes ERP, etc.).

L'automatisation des processus financiers, un catalyseur clé

Selon le dernier rapport d'Ardent Partners, ce délai est passé en moyenne de 8,6 jours pour traiter une facture unique, contre 10,3 en 2017. Chez les meilleurs élèves (20 % environ), le délai s'établit à 3,1 jours contre 3,5 en 2017 et une forte majorité d'entre eux (88%) a complètement standardisée les processus dans leurs organisations.

L'adoption de nouvelles technologies est un autre domaine dans lequel les meilleures entreprises se distinguent. Les technologies avancées d'automatisation qui intègrent aussi bien les systèmes ERP et des solutions de capture documentaire, la gestion de workflow et RPA ne permettent pas uniquement aux sociétés de réduire les coûts et leurs temps de traitement ; elles leur offrent la possibilité d'améliorer continuellement performances dans le cadre leur stratégie d'entreprise.

En choisissant donc de changer leurs systèmes pour de meilleures pratiques de paiement, les organisations de toutes tailles engendrent de nouveaux avantages compétitifs comme de meilleures relations commerciales et l'assurance de traitements et livraisons des commandes dans les délais.

Par Cyril Millin, Directeur avant-vente EMEA des solutions FPA (Financial Process Automation) chez Kofax

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