Si le principe reste fondamentalement le même pour les équipes commerciales, le distanciel oblige toutefois à renforcer et entretenir davantage le relationnel avec les clients et prospects.

Pour Charles Cao, Directeur des Opérations et de la stratégie chez Conga, la gestion des contrats est une activité commerciale essentielle qui permet non seulement aux entreprises de conserver leur clientèle, mais aussi de bâtir un avantage stratégique :

« Une gestion efficace des contrats est un atout dans l’expérience vécue par les clients et peut s’avérer être déterminante dans leur niveau de satisfaction. Une relation solide repose en grande partie sur une gestion fluide de la part des commerciaux avec pour mot d’ordre l’anticipation. En effet, ce n’est pas au client de contacter son responsable de compte pour un renouvellement, mais à ce dernier d’anticiper les démarches nécessaires et d’offrir ainsi une expérience sans friction. Pour ce faire, une stratégie clients automatisée est nécessaire afin de garantir la satisfaction et la fidélisation d’un client. Cette approche offre aussi une visibilité totale sur le processus et permet d’accélérer le retour sur investissement (ROI), ainsi que le cycle de vente et de renouvellement. Il faut savoir que les contrats régissent plus de 80 % des transactions et de la valeur des affaires. Chaque entreprise devrait donc s’intéresser de près à l’optimisation de leur gestion.

La lenteur et l’incohérence des processus contractuels peuvent compromettre les chances de fidélisation. Ce constat est d’autant plus vrai si le processus de renouvellement est réalisé manuellement. Cette méthode est en effet susceptible d’entraîner des erreurs et contraindre les représentants commerciaux à se consacrer à la résolution des problèmes plutôt qu’à l’engagement et au succès des clients. De plus, si une entreprise gère ses contrats manuellement, elle risque tôt ou tard de perdre le fil des renouvellements, et de se retrouver dans des situations d’urgence pour faire signer un nouveau contrat avant que le précédent n’expire, voire laisser par inadvertance un contrat arriver à échéance.

Ainsi, les entreprises ne disposant pas d’un processus automatisé affichent un taux de renouvellement tardif ou manqué plus élevé. C’est pourquoi, afin de pallier ce problème, l’automatisation doit plus que jamais figurer au cœur de la stratégie de gestion des contrats des organisations. Cela permet notamment d’intégrer les données, les solutions et les tarifs adéquats grâce à la récupération automatisée des données, et d’éliminer ainsi les erreurs humaines. Enfin, le recours à des modèles et messages adaptés à l’entreprise favorise également une expérience client cohérente, et ce, à toutes les étapes du parcours. Les équipes commerciales y trouvent un gain de temps, et par extension une amélioration de leur ROI.

Le processus de renouvellement des contrats doit être fluide afin de garantir une expérience client optimale. De plus, il ne doit ni retarder le ROI, ni compromettre la fidélisation des clients, profitant ainsi à l’ensemble des parties concernées. Une gestion optimale des contrats permet de réduire effectivement les délais de traitement, et conduit donc à une augmentation du nombre d’affaires conclues ainsi qu’à une utilisation plus efficace du temps des commerciaux, des équipes juridiques et financières, mais aussi des dirigeants.La digitalisation recouvre un champ très large mais aujourd’hui les entreprises ont besoin de répondre à des problématiques spécifiques "de terrain" pour renforcer et pérenniser la relation avec leurs clients. Parmi les priorités, les processus fastidieux d’antan autour de la gestion des contrats doivent donc disparaitre ».