Parmi les outils disponibles pour accomplir l’ambitieux projet du « zéro papier », les solutions de GED – Gestion Électronique des Documents – dont les performances laissent rêveur – sont les plus prisée. Pour beaucoup, faire le choix de la dématérialisation est une décision motivée par le souci écologique de diminution des ramettes de papier. Préoccupation légitime quand on sait que les entreprises françaises usent plus de 900 000 tonnes de déchets de papiers et ce, chaque année. En réalité, il ne s’agit pas là de la fonction première d’une GED et ces solutions ont en réalité de nombreuses finalités.

Une GED, bien plus qu’une économie de papier

Bien que la GED soit un outil largement plébiscité pour viser le « zéro papier« , il a d’abord été pensé pour servir d’autres desseins. Une solution de GED n’est pas qu’un instrument de digitalisation de l’écrit mais une administration informatique de tous les documents inhérents à la vie quotidienne de l’entreprise, et ce, de leur création jusqu’à l’expiration de leur DUA (Durée d’Utilité Administrative). Cela concerne tous les fichiers techniques, documentations en cours, factures, courriers, pièces archivées qu’ils soient produits sur support papier ou qu’ils transitent en réseaux. En somme, une GED va faciliter la gestion des documents entre l’entreprise et ses interlocuteurs externes, mais aussi – et surtout – internes. Une GED va constituer une base de donnée documentaire, indexée et accessible par tous les salariés. Ce système garantit d’une part l’intégrité des informations ou leur validité, et d’autre part les modalités d’usage des ces documents (exportation, modification, partage, DUA…). La structuration d’une base documentaire suppose la numérisation des documents, mais également la conservation et la mise à jour de l’historique de ces derniers. Une solution de GED officie à la manière d’une boîte noire, et l’utilisateur est en mesure de connaître « la vie » de chaque document sur demande. Par exemple, quand une facture a été émise, transmise, reçue, payée ou bien encore quand une documentation technique a été modifiée, et par qui. Par ailleurs, une GED gère aussi « la mort » des documents : la durée de validité est déterminée en amont et conditionne la période durant laquelle le document pourra circuler ou être consulté. Ce cycle s’achève par l’archivage d’une version inaltérable, liée à un historique détaillé. Le système d’une GED prévient ainsi la diffusion d’informations qui seraient désuètes et permet de valider leur(s) support(s) de diffusion.

La dématérialisation et la GED : des bénéfices multiples

Pour une entreprise, opter pour une solution de dématérialisation apporte bien plus qu’une mention « Objectif Zéro Papier » en pied de page des courriels.

Réduction des coûts

Outre une consommation d’encre et de papier réduite, la dématérialisation des plannings, des comptes-rendus, mémos, etc., réduit le coût tout en facilitant et en augmentant la diffusion des documents. Le volume de courrier traditionnel est réduit au minimum obligatoire et ses dépenses logistiques également. Des entreprises se sont d’ailleurs spécialisées dans la dématérialisation des courriers : elles les reçoivent, les scannent et distribuent leurs versions digitalisées… Plus aucun courrier physique ne circule dans l’entreprise. Le volume utile dédié au stockage d’archives et son coût sont réduits de manière drastique : plus d’informations pour moins d’espace.

Sécurisation des informations

Chacun est assuré de travailler avec la dernière version d’un document comptable, ou autre texte de référence, ce qui réduit les risques d’erreurs. Les informations ne subissent plus de risque de perte ou de détérioration. Chacun peut consulter un document source de référence unique. L’outil pour y aboutir : le SAE Système d’Archivage Électronique. Cet outil est le binôme d’une GED pour le déploiement complet d’une dématérialisation.

Amélioration du service client

Une entreprise partisane du zéro papier offre à ses clients la possibilité d’accéder à ses informations à tout heure et de partout. Un assuré pourra, par exemple, recevoir ses contrats et les signer sans délais et sans avoir à sortir de chez lui. De plus en plus de services administratifs permettent à leur usager de télécharger telle ou telle pièce justificative et de la transmettre par e-mail sans passer par la case imprimante.

Valeur écologique

Les enjeux du réchauffement climatique et la prise de conscience de son importance par les entreprises ont poussé ces dernières à en tenir compte dans les valeurs qu’elles véhiculent. Le choix d’une GED est donc en cohérence, aussi bien en terme de communication d’entreprise que d’image de marque.

Moins de papier, plus de valeur ajoutée

Si les avantages promis par le zéro papier motivent parfois la transition vers une solution de GED ou de dématerialisation, les autres bénéfices de leur apport ne sont pas en reste. En particulier, le gain de productivité engendre une circulation facilitée de l’information au sein du personnel. On parle même de « contenus d’entreprises » dont la gestion devient une priorité stratégique pour de nombreuses structures. Il n’est pas rare qu’un poste dédié soit mis en place, celui d’Entreprise Content Manager. Celui-ci doit gérer le traitement et la diffusion des informations propres à chaque processus métier en tenant compte des attentes des utilisateurs.

Une solution de GED ou de dématérialisation est l’un des aspects les plus parlants de la transformation numérique. Il est dans l’air du temps tout en offrant aux entreprises les moyens de gagner en compétitivité et en flexibilité en tirant avantage des technologies les plus récentes. Si le concept de « zéro papier » permet d’appréhender aisément le concept de GED, il fait parfois oublier la subtilité et l’incroyable puissance de ce type de solution IT. Exemple criant de ce constat : le nombre d’options existantes et les différentes typologies de GED disponibles sur le marché.

Par Manon RIBES - Responsable Marketing du comparateur CELGE