Cette nouvelle réglementation ne renflouera pas seulement les caisses du trésor public portant un coup à la fraude fiscale, mais, si elle est bien abordée par les entreprises, leur apportera gains de productivité et les aidera à réduire les retards de paiement dont sont particulièrement victimes les PME.

Les PME doivent mettre à profit les quatre ans devant elles pour bien se préparer

Quel périmètre, quels processus, quels délais ? Autant de questions qui assaillent les PME. Seules 53 % des PME sondées par l’IFOP en 2021 estimaient que la facturation électronique sera facile à mettre en œuvre, contre 71 % des grandes entreprises.

Dès juillet 2024, comme toutes les entreprises françaises, elles seront obligées d’accepter les factures en format électroniques qui leur seront adressées par leurs partenaires commerciaux établis en France.

Toutefois, à cette date, l’obligation de facturation électronique, pèsera uniquement sur les entreprises de plus 5000 salariés ou 1,5 milliards de chiffre d’affaires. Elle sera étendue 6 mois plus tard aux ETI (entreprises de taille intermédiaire).

Les PME et TPE auront, elles, jusqu’au 1er janvier 2026 pour se conformer à ces obligations.

Concrètement, les entreprises devront recourir à un ou plusieurs intermédiaires (plateforme partenaire de l’administration ou portail public de facturation développé par l’administration fiscale elle-même) pour, tout à la fois, envoyer leurs factures électroniques à leurs clients, en déclarer le contenu et le statut de traitement – jusqu’au paiement reçu pour les prestations de services – à Bercy et recevoir celles que leur adresseront leurs fournisseurs.

Cette obligation d’échanger des factures électroniques ne portera que sur les transactions réalisées entre entreprises établies en France (B2B). Cependant, en complément, les contribuables devront aussi transmettre électroniquement à l’administration fiscale leurs données, relatives aux ventes à destination des particuliers (B2C), associations (B2A), et clients étrangers, ainsi que leurs achats auprès d’entreprises étrangères (à l’exception des biens en provenance de pays hors UE). Cette obligation de « e-reporting » suivra le même calendrier d’introduction que celui de la facture au format électronique.

Les quelques quatre années qui séparent les PME et TPE de l’entrée en vigueur de la réforme ne doivent pas les inciter à l’attentisme. En effet, la réussite de cette transformation nécessite la conduite de chantiers de préparation des données de facturation tant en entrée qu’en sortie des systèmes d’information utilisés par les entreprises.

Or, nombre de petites organisations utilisent encore des outils de facturation qui se prêtent mal à la production et à l’intégration de fichiers de données structurées dans les formats rendus obligatoires par l’administration fiscale. Il n’est, par exemple, pas rare de rencontrer des sociétés employant traitements de texte ou autres tableurs en guise d’outils de facturation.

Faute de s’équiper de logiciels offrant des fonctionnalités adaptées aux exigences posées par la réforme française, les PME devront recourir à de fastidieuses et onéreuses re-saisies de leurs données de facturation – y compris le détail des lignes-articles – sur des formulaires en ligne.

Un gain de productivité et de traçabilité pour les entreprises

Toujours selon l’IFOP, 54 % des entreprises considèrent la facturation électronique comme améliorant la traçabilité, et 47 % des équipes chargées de la facturation y décèlent des gains en matière de productivité.

Avec l’automatisation de ce processus, les délais de traitements des factures devraient être plus courts et décharger les entreprises des tâches administratives chronophages et à faible valeur ajoutée.

En effet, pour le fournisseur, la facture électronique est synonyme de quasi-instantanéité et de bonne réception par le destinataire chez le client, d’autant plus qu’un annuaire central devra être renseigné par les acheteurs afin de documenter officiellement les adresses auxquelles envoyer les factures.

De même la réforme prévoit que le client doit obligatoirement informer le fournisseur et l’administration fiscale d’un rejet de facture, pour des raisons techniques ou métiers. Des statuts intermédiaires, tels que l’existence d’un litige, la demande de document complémentaires ou le paiement sont également prévus qui, sans être tous obligatoires, devraient néanmoins être adoptés largement. Cette visibilité des factures et de leurs statuts devrait contribuer à la réduction des coûts de relance et faciliter le lettrage d’une partie des factures par le fournisseur.

Pour le client, une facture en format électronique structuré permet l’intégration des données directement dans le logiciel comptable de l’entreprise, rendant ainsi leur prise en compte beaucoup plus simple, pratique et économique. Les processus d’approbation et circuits de validation peuvent ensuite logiquement être dématérialisés voire automatisés et des fonctionnalités de paiement ajoutées qui accentueront encore cette réduction des coûts de gestion administrative des fournisseurs.

Une victoire possible sur les problèmes de trésorerie

Au-delà des gains de productivité administrative, l’autre espoir de la réforme porte sur l’amélioration du besoin en fonds de roulement des entreprises.

Les impayés sont en effet aujourd’hui fréquents pour les entreprises, avec une moyenne de 17,7 jours de retard en 2021 pour les PME, selon un sondage IFOP. Or, ils sont à l’origine de 25 % des défaillances d’entreprise. Les PME sont beaucoup plus impactées par ces retards que les grands comptes (enregistrant pour leur part 12 jours de retard moyen en 2021), qui disposent des compétences, des outils et, fréquemment, d’un pouvoir de négociation pour s’en prémunir.

La facturation électronique, de par la plus grande transparence et traçabilité précédemment évoquées quant au bon acheminement des factures et leur statut, devrait faciliter indirectement le recouvrement des impayés. En particulier, les éventuels litiges ou les requêtes de documents complémentaires indispensables à la validation de la facture par le client, les causes objectives de retard de paiement pourront faire l’objet d’un traitement plus rapide.

Par ailleurs, la transmission obligatoire à l’administration des dates des factures portant sur des prestations de services (sauf option pour les débits ou cas d’autoliquidation), devrait dissuader les pratiques abusives en les documentant.

Enfin, la facture électronique, officialisée par sa transmission à l’administration et, de surcroît, qualifiée par un statut de traitement côté débiteur, constitue un actif beaucoup plus sécurisé que son ancêtre papier, et, par conséquent, peut faire l’objet d’un financement à des conditions beaucoup plus intéressantes dans le cadre de contrats d’affacturage standards ou inversés.

L’obligation du passage à la facture électronique est une réelle opportunité pour les entreprises tirant pleinement partie du potentiel d’automatisation qu’elle recèle. Loin d’être uniquement un outil de détection de la fraude à la TVA pour l’administration fiscale, elle libère les employés de tâches à faible valeur ajoutée et chronophages, améliore la lisibilité des comptes et peut contribuer à réduire ou à financer à de meilleures conditions le besoin en fonds de roulement des entreprises. Ce sont là des avantages appréciables, notamment pour les PME, qui peuvent pâtir, plus que les grands comptes, de forts retards de paiement.

Historiquement, la facturation électronique n’a jamais été une priorité des PME/TPE. Il revient donc aux éditeurs de logiciels et opérateurs SaaS de les convaincre qu’il s’agit de bien plus qu’une obligation au profit exclusif du fisc. Les besoins considérables suscités par cette nouvelle législation sur la TVA devrait permettre l’émergence d’un univers d’applications innovantes, spécialement conçues pour les PME/TPE.

Il ne serait alors pas impensable que ces organisations de taille modeste, soit 99 % des entreprises françaises, deviennent les principales bénéficiaires du passage à la facturation électronique obligatoire.

Par Christiaan Van Der Valk, vice-président Stratégie et Règlementation à Sovos