À quoi les entreprises doivent-elles penser avant de se lancer ?

À ce jour, aucune entreprise ne peut devenir une plateforme de dématérialisation partenaire de l'administration (PDP) avant septembre 2023. Cela laisse une fenêtre relativement courte aux grandes organisations pour sélectionner un partenaire et mettre en œuvre la solution à temps pour le 1er juillet 2024, date d'entrée en vigueur de la loi. La plus grosse erreur qu'une entreprise puisse commettre est de ne rien faire avant septembre 2023. Choisir le bon PDP est une partie cruciale du processus. Pour autant, choisir le bon partenaire ne suffit pas, c’est uniquement l’un des nombreux facteurs à prendre en compte pour réussir son projet.

En ce sens, les projets de transformation numérique réussis reposent notamment sur la qualité des données. Les entreprises qui n'ont pas encore traité le sujet de la gestion de leurs données sont susceptibles de rencontrer des problèmes et des retards dans le processus de mise en œuvre. Pour éviter cela, les entreprises doivent se pencher sur la qualité des données dont elles disposent. D’ores et déjà, les directives sur les données que les entreprises doivent traiter et stocker sont relativement claires : gestion des contacts, des informations de type Siret et Siren des clients, etc. Tous ces éléments permettront au PDP de réaliser sa mission dans les meilleures conditions.

Quelles doivent être les préoccupations des entreprises ?

Les entreprises doivent faire évoluer leur organisation pour être prêtes. Ainsi, il est nécessaire de s’affranchir des silos existants entre les équipes et d’unifier la gestion des données existantes. Se conformer aux nouvelles réglementations obligera les équipes à penser différemment et à agir de manière plus collaborative entre les départements.

Pour gérer efficacement ce changement, les entreprises doivent mettre en place des équipes dédiées pluridisciplinaires et réunir les différentes parties prenantes au projet. En règle générale, ce groupe réunira le directeur financier, le responsable des achats et le responsable de la comptabilité, la fiscalité ainsi que les direction IT. Enfin, les grandes organisations devront également associer leurs équipes mondiales qui interviendront pour recueillir notamment les informations et les numéros fiscaux étrangers des entreprises émettant des factures vers la France.

Comment évaluer et sélectionner son partenaire PDP ?

Certaines entreprises peuvent choisir de travailler avec deux PDP, un pour les comptes fournisseurs et un pour les comptes clients, mais ce projet doit être géré dans son ensemble pour qu’il soit un succès opérationnel. Pour les entreprises internationales, il est nécessaire de demander à ses fournisseurs s’ils sont en capacité de travailler sur d’autres marchés.

Au-delà de l'aspect pur de mise en conformité avec la loi, il existe d'énormes opportunités pour les entreprises d'automatiser des processus qui étaient jusqu'à présent largement manuels et donc de réduire les coûts. Enfin, les entreprises doivent réfléchir au type d'expérience que leur PDP offrira aux fournisseurs qui seront invités à utiliser leur système pour envoyer des factures. Il ne suffit pas de choisir une solution qui fonctionne, il faut aussi déterminer quelle est la meilleure solution pour le fournisseur.

Quelles sont les questions qui demeurent en suspens ?

Globalement, la loi de finances française est très bien pensée. Cela dit, il reste encore des questions en suspens pour lesquelles des éclaircissements seront nécessaires. L’une d’elles concerne les exigences d'archivage légal et où les données doivent être stockées. Il existe également des interrogations concernant le cycle de vie des factures, qui exigeront des statuts différents à transmettre à l’administration fiscale, tout au long des processus que les entreprises appliquent actuellement. Cela peut nécessiter des ajustements de l'ERP avec les systèmes d'une organisation et des conseils du PDP sur la façon de procéder. Les entreprises peuvent par exemple avoir besoin de faire évoluer et d’investir dans l'infrastructure informatique pour s'adapter aux changements.

Par Fabien Lomet, Vice-Président Europe de l'Ouest de Tradeshift