La situation actuelle rappelle un peu l’apogée de la ruée vers l’or : quand l’or facilement accessible a été récupéré, l’extraction est devenue une opération longue et onéreuse. C’est alors qu’ont émergé de nouvelles technologies permettant d’extraire de façon économique les pépites difficiles d’accès.

Des données non structurées aux informations précieuses
Traditionnellement, la capture documentaire consistait simplement à numériser des documents et à compiler les données extraites. Depuis cette époque, le secteur a évolué et s’appuie désormais sur des technologies de machine learning, on peut désormais parler de “capture intelligente”.
Comme auparavant, le processus débute par l’importation de documents. La principale évolution des solutions de dernières générations consiste dans l’introduction du Machine Learning supervisé : la classification des informations recueillies se fait au moyen d’algorithmes intelligents capables de déterminer à quelles catégories appartiennent les documents traités, et ainsi de les classer en conséquence.
Avec chaque nouvelle information, la solution apprend et s’optimise ainsi en permanence. Le résultat : des taux d’erreurs plus faibles, des coûts réduits et des ressources plus disponibles pour aborder les sujets au cœur de la stratégie de l’entreprise.

Les avantages de l’accessibilité dans le cloud et on-premise
Selon les besoins de l’entreprise, différents types de plateformes peuvent être mis en œuvre dans le cloud ou bien on-premise. Les organisations de toutes tailles et de tous secteurs peuvent profiter de faibles coûts d’entrée, d’architectures flexibles et de la facilité de mise en œuvre d’une plateforme Capture-as-a-Service.
Malgré la numérisation, des milliers de documents font encore chaque jour, l’objet d’un traitement manuel et laborieux – notamment dans les secteurs de la finance, des assurances, de la santé, dans les administrations publiques, ainsi qu’en matière de comptabilité et de facturation.
Tous ces domaines ont la possibilité de gagner en transparence et de réduire leur taux d’erreur grâce à cette technologie. Il s’agit là d’un facteur absolument essentiel, notamment si l’on prend en compte le règlement européen sur la protection des données (RGPD).

Gérer le RGPD en toute sécurité
Au moins 10 millions d’euros ou 2 % du chiffre d’affaires annuel pour les cas les moins graves, et un minimum de 20 millions d’euros ou 4 % du C.A en cas de faute grave : chaque entreprise est désormais au fait des sanctions prévues par le règlement européen sur la protection des données.
Mais pour prendre la mesure de ce que cela signifie concrètement, il suffit de revenir sur l’affaire du scandale des données de Facebook, qui a vu une entreprise d’analyse de données accéder illégalement aux données de plus de 87 millions d’utilisateurs et les utiliser dans le cadre de la campagne électorale américaine. Le réseau social a généré en 2017 un chiffre d’affaires de 40,7 milliards de dollars. Si le RGPD avait été appliqué dans ce cas précis, une amende d’un montant de 1,6 milliards de dollars aurait été infligée (soit 4% de 40,7 milliards).
Ainsi, une transparence totale concernant tous les documents entreposés, en particulier les données à caractère personnel, est d’autant plus importante. Cela concerne également les données non structurées de l’entreprise, qui représentent selon Gartner plus de 80 % du total des documents. Un risque proportionnellement élevé réside ainsi dans les nombreuses informations inconnues stockées dans des emplacements différents.
Une capture intelligente permet d’éclairer les zones d’ombre et contribue à une gestion documentaire efficace et sécurisée. Grâce aux interfaces ad hoc, “cette intelligence” s’applique également à l’intégralité du contenu des systèmes ERP et CRM ainsi qu’à d’autres programmes tels que SharePoint, Office365, Salesforce...

Cette nouvelle génération de solution offre de vastes opportunités aux entreprises qui traitent de nombreux documents et/ou devant se conformer au RGPD.

Les processus sont rationalisés et accélérés, les taux d’erreur et les coûts sont réduits… un premier pas sur la route de l’innovation par la valorisation des données les plus précieuses !

Par José Castellon, Regional Manager, EMEA South d’Ephesoft