Depuis les années 2000, plusieurs lois sont ainsi venues cadrer la dématérialisation des documents de l'entreprise. Loi Macron, loi travail, eiADS... Mais où en sommes-nous ? Quelles sont réellement les normes légales à prendre en compte dans votre projet de dématérialisation ?

Années 2000 les premiers pas de la transition numérique : l’écrit électronique est accepté en preuve au même titre que le papier !

C'est en 2000 que la dématérialisation débute son histoire si l'on peut dire, avec une grande première : l'article 1316-1 du code civil¹ qui admet l'écrit électronique en preuve au même titre que le papier. Deux obligations cependant : il faut identifier l’émetteur et garantir l’intégrité du document.
Par ailleurs, depuis 2016 selon la législation Européenne dites eIDAS², pour dématérialiser un document d’une manière générale, il faut noter avec :
- L’article 23 : Un Service de confiance électronique ne peut être rejeté que si le destinataire est incapable de lire
- l’article 59. Les cachets électroniques garantissent l’origine, l’intégrité du document et de vérifier qu’ils n'ont pas été modifiés.

De même depuis 2017 le Code de la Santé public³ confirme que lorsque une copie numérique fiable a été réalisée, le document original peut être détruit.

La dématérialisation au sein du service Facturation/Comptabilité

Dans 99% des cas le premier besoin auquel l’entreprise répond lorsqu’elle se lance dans un projet de dématérialisation, est très souvent le besoin d’automatiser le traitement des factures.

Ainsi, pour la dématérialisation des factures l’entreprise doit garder en tête que :

- L’e-facture n’est pas un email. Mais une facture envoyée et reçue par une application numérique sécurisée et preuve de réception⁴.

- Destruction possible du papier⁵ : Les factures sur support papier peuvent être numérisées, indexées avec signature électronique RGS en vue de leur conservation en archivage unique qui garantit que l’information est fiable.

- Facture avec une signature qualifiée RGS**⁶ : La facture PDF seule suffit pour l’Administration fiscal article 220.

A noter : depuis le 1er janvier 2017 la Loi Macron⁷ impose la facture électronique vers l’ETAT via le portail Chorus Pro avec des échéances différentes en fonctions de la taille de l’entreprise jusqu’au 1er Janvier 2020.

Si votre dématérialisation concerne les RH, attention :

Si l’on pense toute de suite à la loi EL El Khomri⁸, il est intéressant de noter que depuis 2009 déjà, le Code du travail prévoit que la remise de la fiche de paie aux salariés peut s’effectuer par voie électronique, sous plusieurs conditions :
- Article L3243-2 : Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes, une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l'accord préalable du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données.
- Article L3243-4 : L'employeur conserve un double des paies des salariés pendant minimum cinq ans.

Les précisions de la loi El Khomri en 2017 :

La remise des bulletins de paie sous forme électronique est possible, dans un coffre lié au CPA, 50 ans ou 69+6ans, sans l’accord préalable du salarié dès le 1er janvier 2017, à condition :

- De pouvoir identifier (signature électronique) l’émetteur (l’entreprise) du bulletin de paye, afin d’éviter la fraude,

- D’utiliser des formats lisibles et pérennes (PDF)

- Ne pas l’envoyer par e-mail en fichier attaché, afin d’éviter tout risque lié à la sécurité (interception, modification, falsification etc.),

- Tracer par un accusé de réception la bonne personne au bon moment.

Ainsi, on pourra noter ces dernières années une accélération des normes et législations à prendre en compte lors d’un projet de dématérialisation. La rédaction d’un cahier des charges, et la validation des points évoqués ci-dessus devrait permettre à toutes les entreprises abordant le virage de la transformation numérique d’y parvenir avec succès. Bien entendu, pour les entreprises dont l’activité peut paraître sensible, travailler en collaboration avec un cabinet de conseil ou un intégrateur spécialisé sur son secteur, s’avére un soutien non négligeable.

Par Pierre Patuel, Co-fondateur de DPii Télécom & Services

¹ Source : www.legifrance.gouv.fr
² Source : Loi eIDAS - eur-lex.europa.eu/legal-content/FR
³ Source : www.legifrance.gouv.fr
⁴ Source : www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits
⁵ Source : www.legifrance.gouv.fr/eli/arrete
⁶ Source : bofip.impots.gouv.fr/bofip
⁷ Source : www.economie.gouv.fr/aife/facturation-electronique
⁸ Source : www.legifrance.gouv.fr/affichTexte
⁹ Source : article 130 bofip.impots.gouv.fr/TVA