Il faut en priorité repenser la structure de développement et de traitement de l'information, et changer nos façons de travailler et d'interagir en entreprise comme en dehors. Nous faisons indéniablement face à l'une des évolutions technologiques majeures de notre Histoire, et celles-ci ont toujours impliqué des adaptations. Des transformations profondes sont à attendre pour nos économies, nos modes de vie et d'organisation, nos systèmes de communication et notre rapport à l'autre. Prenons ici l'exemple de la fiche de paie.

Faut-il se méfier du numérique ?

Cette transition numérique, qui se révèle aussi nécessaire dans son fondement qu'elle peut paraître brutale dans sa forme, ne suscite pas un engouement général en France. En juillet 2015 paraissait un rapport transmis au gouvernement pour la clarification du bulletin de paie et la lecture des annexes de ce rapport est édifiante quant à la réticence et la résistance aux changements technologiques. Ainsi, la CFDT, si elle ne se dit pas à opposée à la dématérialisation, invoque l'expérience de la Société Générale en la matière pour affirmer qu'il ne s'agit pas d'une priorité économique :

Il s'avère en définitive que la dématérialisation neutralise les coûts de l'édition et de l'envoi d'un bulletin de paie papier classique. La dématérialisation ne constitue pas un gisement d'économie. […] Outre cet aspect économiquement neutre, la dématérialisation pose des problèmes relatifs à la sécurisation des données stockées

Une telle prudence peut se justifier par le manque d'information sur le domaine, mais se révèle problématique quand un des principaux représentants des TPE/PME - soit deux tiers de nos entreprises nationales – évoque sa réticence :

La CGPME tient à réaffirmer qu'à propos de cette thématique, la question du coût est incontournable : la dématérialisation, si elle était mise en place, ne devrait pas générer de coût supplémentaire pour les TPE/PME. Or, tel n'est pas le cas : les solutions de « coffres forts » électroniques présentent un coût qui est loin d'être anodin et qui augmente en fonction de la durée de conservation des documents…

On retrouve dans ce type de discours de nombreuses simplifications et contradictions, fondées sur la peur d'une fracture numérique ou d'une dépossession du pouvoir du dirigeant. Mais les offres et opportunités sont de plus en plus nombreuses dans le domaine de la sécurité numérique, appelé à remplacer le format papier.

La transformation numérique : une évolution globale et progressive

Tout le monde n'est pas issu de la « génération digitale », et pour beaucoup les fiches de paie s'accumulent année après année, certaines se perdant occasionnellement dans l'archivage ou lors de déménagements. L'alternative dématérialisée permet d'éviter ces pertes d'espace et de temps en concentrant les bulletins de paie dans un coffre fort électronique.

La sécurité y est également mise en avant : les fiches de paie signées électroniquement ne peuvent pas être modifiées sans laisser de trace. A l'ouverture du PDF, toute altération serait notifiée. De plus, on peut imiter une signature manuscrite sans que personne ne s'en rende compte, mais pas une signature électronique.

L'argument final est celui de la transmission des documents : copier une fiche de paie électronique est plus rapide, facile et propre. En plus de l'intégrité du document original, elle conserve les éléments sur le signataire, le prestataire, l'heure, la date, l'autorité de confiance. La compatibilité avec d'autre services numériques, comme la lettre recommandée électronique, permet ensuite aux documents d'évoluer librement dans un système entièrement dématérialisé.

La transformation numérique est donc un processus de grande échelle qui touche globalement toutes les dimensions de la vie d'entreprise, et qu'il convient d'anticiper pour ne pas s'y heurter.

Par Pascal Colin, Managing Director & VP Sales chez DocuSign