Il ne s’agit pas là d’une simple facture enregistrée en PDF, mais bien d’un fichier répondant à des codes et des normes spécifiques, passant par une plateforme d’échange, publique (Chorus Pro) ou privée. Avec cette nouvelle réglementation, le gouvernement souhaite alléger la charge administrative des entreprises et améliorer la gestion de la TVA.

Au-delà de l’obligation, la nécessité d’efficience

La gestion des factures est un sujet très important pour les entreprises de toutes tailles. Il est particulièrement épineux pour les grandes entreprises, qui jonglent avec une quantité de factures astronomiques, mais aussi pour les petites entreprises qui n’ont pas toujours la force vive pour assurer une gestion optimale.

La facturation exige un process très strict et codifié, les factures doivent être réglées dans un temps imparti, en passant par des workflows parfois très complexes, nécessitant plusieurs validations humaines et variables selon les sommes à régler. Administrer ces différents workflows est complexe et chronophages pour les collaborateurs. Si l’on rajoute à ça la difficulté de gérer des factures au format papier, en pleine ère du travail hybride, nous obtenons un cocktail explosif occasionnant perte de temps, risque d’erreurs et délais variables.

Décomplexifier la gestion des factures

Dématérialisation rime avec automatisation et optimisation. En tirant parti de la technologie, le format numérique permet une gestion plus fluide des workflows et entraîne un gain de temps pour les équipes comptables.

La Lecture et la Reconnaissance Automatique de documents permettent ainsi de “balayer” une facture numérique afin d’identifier rapidement des informations clés, qui pourront être injectées dans les logiciels financiers et les workflows adéquats. Eviter la saisie manuelle de chaque information permet à la fois de gagner du temps mais aussi de limiter le risque d’erreur.

L’humain n’est pas exclu de ce process, mais au lieu d’avoir un rôle, chronophage et répétitif, de saisie, il aura de fait une mission de surveillance, de relecture et de validation. Parallèlement, le gain de temps observé leur permettra de se focaliser sur d’autres tâches, plus épanouissantes et à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

Alors, au lieu de voir cette nouvelle réglementation comme un fardeau administratif, les entreprises devraient voir l'article 153 de la Loi Finance 2020 comme un tremplin pour préparer et implémenter un nouveau système, plus performant et plus efficient, afin de bénéficier des avantages de la dématérialisation des factures.

Si la législation laisse jusqu’à 2024, ou 2026, les directions financières ont tout intérêt à démarrer leurs projets au plus tôt afin d’auditer leur besoin réel, de choisir un outil adéquat et d’accompagner le changement pour en favoriser l’acceptation.

Par Laurence Nentas, Directrice marketing et communication chez Toshiba TFIS