Comment bien choisir ses outils de dématérialisation ?

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En entreprise, la dématérialisation est un pilier de la transition numérique. Elle fluidifie les process, améliore la communication et diminue les coûts de traitements. Depuis quelques années, le marché de la dématérialisation de documents connaît une croissance notable. En 2018, le marché s’élevait à hauteur de 7.3 milliards d’euros. À horizon 2020, celui-ci devrait s’accélérer avec une croissance moyenne estimée à 6% par an pour atteindre 9 milliards d’euros selon la dernière étude Xerfi-percepta.

25% des entreprises se lancent dans cette voie, en conséquence, toute une palette de nouveaux documents se dématérialise. Mais voilà, si le choix d’une politique de la dématérialisation s’impose en 2019 pour des raisons économiques évidentes, choisir ses outils est toujours délicat, les intégrer à l’entreprise l’est davantage. Comment s’y prendre ?

Faire le choix de la dématérialisation

Les emails sont entrés dans les mœurs depuis un certain temps, or le marché de la dématérialisation est un marché émergeant en croissance. De plus en plus de documents se dématérialisent au sein des entreprises : courriers, bons de commande, devis, factures clients ou fournisseurs, contrats de travail, bulletins de paie. La raison en est simple. Dématérialiser optimise les procédures administratives. Elle en réduit les coûts de traitement, solidifie la trésorerie et améliore la productivité grâce aux gains de temps qu’elle permet. En effet, une simple facture électronique permet de diminuer les coûts de traitement d’environ 25 %. Plus rapidement envoyée, plus rapidement traitée, la facture électronique a donc les avantages que la lenteur du papier n’avait pas. Elle est également mieux traçable et moins vouée aux aléas des erreurs humaines.

Dernièrement, tout un arsenal législatif encadre les entreprises dans leurs politiques de dématérialisation. Depuis janvier 2017, les sociétés peuvent dématérialiser les bulletins de paie de leurs salariés sauf s’ils s’y opposent. Au premier janvier 2019, la législation permet de mieux encadrer les coffres forts numériques et de sécuriser les données.

Sélectionner l’outil

Si faire le choix de la dématérialisation s’impose en 2019, il n’est pas toujours aisé de sélectionner les outils adéquats. Avant toute chose, il est nécessaire de se poser les bonnes questions :

- Quels sont les besoins de l’entreprise ?
- Quel est son environnement ?
- Quelle est la volumétrie des documents à dématérialiser ?
- Quel est le budget alloué ?
- Doit-on choisir un outil clé en main ou sur-mesure ?
- Y’a t-il un cadre juridique spécifique à respecter ?
- Existe-t-il des outils en interne pour mettre en place la solution et assurer la maintenance (DSI) ?

Une fois ce périmètre défini, il est important de mener cette politique en mode gestion de projet allant de la rédaction d’un cahier des charges, au sondage du marché en passant parfois par le lancement d’un appel d’offres auprès d’entreprises compétentes.

Conduire le changement

Quel que soit l’outil de dématérialisation choisi, réussir à l’implémenter dans l’entreprise ne dépend pas uniquement de solutions informatiques ou d’un budget alloué. En dernière instance, la réussite d’un tel projet repose sur la donne humaine. C’est finalement en fonction de la capacité des collaborateurs à adopter ces nouveaux outils qu’on peut juger ou non de la réussite d’un projet de dématérialisation. Car dématérialiser tout une chaîne de production papier n’est pas rien. Cela revient forcément à métamorphoser la structure même de l’organisation d’une entreprise. Or, en France, la culture du papier est encore très tenace, notamment chez les salariés en fin de carrière lorsqu’on parle de dématérialisation de bulletins de paie.

Les salariés peuvent donc se heurter à un changement culturel qui ne va pas toujours de soi. Tous n’ont pas la même appétence envers le web. Elle dépend des cœurs de métiers. Encore, 30% des salariés ne font pas le choix du bulletin de paie électronique. C’est pourquoi, la mise en place de ces rouages doit s’accompagner d’une conduite du changement du papier vers le digital. Elle passe par un travail de sensibilisation et un travail de motivation : interventions dans les CE et campagnes d’informations.

Par rapport au papier, la liste des avantages de la dématérialisation est longue : réduction des coûts, productivité améliorée, fluidification des process, amélioration de la relation client. Toutefois, la mise en œuvre de cette démarche en entreprise peut s’avérer complexe si elle n’engage pas autour d’elle, l’ensemble des collaborateurs.

Par Chrystelle Verlaguet, Directrice Solutions Dématérialisation et Editique - Neopost

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