Une façon de comprendre ce que sont les dark data consiste à imaginer tous les fichiers papier existants, aux archives stockées dans les placards et sur les étagères - et tout autre type d'informations qui n'ont pas été numérisées, et auxquels les employés ne peuvent pas accéder facilement. Malgré les récents efforts de numérisation, une importante quantité de ce type de document reste en circulation.

Toutes les données qui ne sont pas visibles immédiatement peuvent inclure des informations dont les entreprises n’ont peut-être pas connaissance - telles que des messages instantanés et des transcriptions d'appels vidéo, ou tout autre contenu qui n'a pas été centralisé dans un référentiel de données consultable. Autrement dit, les dark data sont des données qui ne sont pas gérées ou qui ne sont pas rattachées à une ressource d'entreprise permettant d’y accéder. Une fois découvertes, ce ne sont plus des dark data, mais bien des données qui peuvent (enfin) être exploitées.

De plus, pendant la pandémie, de nombreuses entreprises ont travaillé à distance, dans des environnements variés et éloignés, engendrant une forte croissance de dark data. Depuis, les employés utilisent également des ordinateurs portables professionnels pour l’ensemble de leurs tâches ; que ce soit pour des appels en visio, partager des documents ou encore accéder à leurs emails. Cela crée une quantité excessive de dark data, qui prolifèrent dans les systèmes de stockage de l'entreprise.

Par ailleurs, si les employés ont pû copier des contenus centralisés sur leurs ordinateurs portables, c’était bien souvent pour les modifier, et ensuite ramener cette nouvelle copie sur l’espace de travail commun ; créant par la même occasion des doublons et un surplus de données. Avec la quantité croissante de dark data, il y aura toujours une forte problématique autour de leur gestion, de la manière de les exploiter et de les conserver.

Sur ce dernier point, il faut être vigilant notamment lorsque les employés quittent l’entreprise. Les entreprises risquent de perdre des éléments – qu’ils soient liés à la propriété intellectuelle ou de mémoire d'entreprise en manquant des dark data qui passeraient entre les mailles du filet.

Est-ce grave de ne pas gérer les dark data ?

Sans aucun doute, la réponse est « oui ». Tout d’abord, le fait de ne pas gérer les dark data donnent naissance à des risques juridiques, de sécurité et de conformité. La situation pourrait devenir complexe par exemple si une entreprise, faisant l'objet de poursuites judiciaires, doit accéder à ces données dans le cadre d’un échange d’éléments et de preuves avec l’ensemble des parties.

Par ailleurs, ne pas avoir accès aux dark data peut amener les décideurs et membres du comité de direction à prendre de mauvaises décisions pour l’entreprise.

Autre élément à prendre en compte, il peut y avoir un gaspillage important de ressources. Cela peut se traduire effectivement par une perte de productivité des employés (temps de recherche pour obtenir les informations nécessaire) ou des coûts de stockage grandissant pour des données cachées et donc inutilisées.

Dernier problème, les dark data contribuent au maintien des silos de données d'entreprise. En la matière, l'objectif majeur doit être de découvrir les dark data afin qu'elles puissent être classées et gérées de manière appropriée, et potentiellement analysées pour servir l'intelligence économique de l’entreprise. L'un des éléments clés à examiner est de savoir quelle est l’origine de chaque silo de dark data, et d'identifier les processus et les outils qui peuvent aider à empêcher que cela ne se reproduise.

Les entreprises peuvent adopter une approche proactive pour réduire l’expansion de ce type de données, en créant des politiques de sauvegarde pour les salariés, en les formant régulièrement à ces politiques - notamment lorsqu’il y a des évolutions ou de nouvelles recrues. Des audits peuvent également être réalisés pour s'assurer que les données (et leurs modifications) sont synchronisées entre les postes individuels et les référentiels centraux. Ces deux étapes peuvent aider à éliminer les « trous noirs » dans les informations d'entreprise que les dark data peuvent créer.

Il va falloir un certain temps avant que les dark data ne soient totalement éradiquées. Mais en attendant, les entreprises et organisations doivent faire de leur mieux pour gérer la création de leurs données en temps réel, tout en prenant en compte celles qui sont déjà stockées depuis un certain temps. À long terme, cela les aidera pour améliorer leurs performances et leurs gestions de données.

Par Güray Turan, Director South EMEA, Hyland