Avec les nouvelles technologies, il est néanmoins plus facile de ranger et retrouver ce dont on a besoin. Pour ce faire, des investissements financiers et organisationnels doivent être mis en place par l’entreprise.

Car si garantir une meilleure organisation des documents est un bénéfice incontestable au quotidien, cela joue également en faveur des besoins actuels en termes d’empreinte écologique. Rien qu’en France, il est estimé que les 13 millions de personnes qui travaillent dans des bureaux génèrent chacune entre 120 et 140 kilos de déchets par an en moyenne, dont trois quarts de papier¹. À l’heure où se dessine de plus en plus des tendances autour du zéro déchets, il est de réduire l’utilisation du papier dans l’entreprise.

M-Files, spécialiste de la gestion de l’information liste les quatre étapes pour réussir à opérer ces changements :

Changer ses habitudes progressivement

Bien que cela puisse sembler logique, il est bien plus facile de se fixer des objectifs lorsqu’ils sont graduels. Chaque salarié doit avoir sa propre feuille de route selon ses habitudes. Si un employé imprime tous ses emails, cette pratique peut facilement être stoppée. Pour ceux qui ont pour routine d’écrire toutes leurs tâches quotidiennes sur des post-it ou un cahier, des solutions numériques existent pour les aider à s’organiser. Rome ne s’est pas faite en un jour et il ne vaut mieux pas changer ses habitudes du jour au lendemain, au risque de voir tous ses efforts réduits à néant. L’objectif ultime étant de gagner en efficacité durablement. Chaque année, il est estimé que la perte moyenne en productivité due aux système papier coûte plus 140k € aux entreprises².

Répertorier les économies qui seront faites

Les avantages à changer ses habitudes pour plus de numérique au détriment du papier vont au-delà de l’aspect uniquement pratique. C’est aussi très rentable s’il on considère les coûts généralement dédiés à l’encre, au stockage, aux équipements d’impression et bien sûr aux rames de papier. Les montants peuvent très vite grimper. L’Ademe (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie) estime que chaque salarié consomme entre 70 à 85 kilos de papier par an, soit l’équivalent de 3 ramettes par mois.

En réduisant drastiquement ces habitudes, c’est autant plus de budget qui pourra être dirigé vers des pratiques plus écologiques et plus efficaces en termes de productivité. Car au lieu de chercher un document dans une pile de dossiers ou une armoire remplie de milliers de fichiers, une base de données facile à consulter peut devenir le garant d’un véritable gain d’efficacité.

Réaliser un audit des solutions numériques qui peuvent aider au quotidien

Se débarrasser totalement de l’utilisation du papier n’est pas une tâche aussi facile qu’elle n’y paraît. Ne plus avoir de cahier où noter des informations ou des post-it qui font office de pense-bête requiert de trouver des alternatives qui fonctionnent. Pour chaque problématique il y a une solution. Et c’est bien ce qu’une entreprise doit considérer pour faire des économies de papier. Un audit auprès des habitudes et besoins des salariés permettra de voir comment les économies réalisées ailleurs peuvent servir à financer des solutions qui seront utiles et rentables sur le long terme. Car qui dit économies dit également investissements productifs.

Opter pour une gestion plus intelligente de l’information

Au final, se débarrasser du papier ne signifie pas forcément devoir bannir totalement les documents, mais plutôt le repenser dans sa gestion. Des solutions efficaces aident les entreprises à garder une trace des documents enregistrés. Une fois ces solutions déployées, il sera beaucoup plus facile pour les équipes de retrouver, modifier et partager des documents en un rien de temps. Cela renforcera nettement la collaboration au quotidien. Il est même fort probable que l’ensemble des salariés se demandent comment ils ont pu utiliser pendant si longtemps du papier alors qu’il est bien plus facile de s’organiser sans avoir une pile de dossiers sur son bureau. Les bénéfices vont d’ailleurs plus loin : la vitesse de recherche est accrue, le partage de documents est plus simple et il est possible de travailler via plusieurs appareils tout en améliorant la performance.

¹ Estimations réalisées par l’agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (Ademe)
² Données provenant d’Amélior Action