Rédiger une To Do List consiste à noter des actions à réaliser dans une échéance immédiate ou plus ou moins longue. Mais, cette To-Do List ne sera efficace que si vous accomplissez toutes les tâches qui y sont inscrites. Alors comment y arriver ? Et comment rendre efficace la gestion de votre To-Do List ?

1. Créez des listes par catégorie

L’idéal est de créer des listes par catégorie comme, par exemple, « Appels », « Projets », « Travail », « Perso », « en attente », « un jour… peut-être ».

Concernant vos rendez-vous et vos réunions, ils seront inscrits directement dans votre agenda avec les actions à faire à une date donnée. Votre agenda est un outil complémentaire de vos To-Do List.

De telles listes par catégorie peuvent aussi contenir des sous-rubriques. Elles vous feront gagner un temps précieux selon le contexte et vous permettront d’être au clair sur votre organisation. Mais ne dépassez pas 7 catégories au risque de vous disperser ou de ne plus pouvoir utiliser vos listes.

Une précision de taille, remplissez vos To-Do List avec des verbes d’action et un objectif. Par exemple, « préparer la proposition pour le prospect X » ou « planifier des réunions de Brainstorming sur le lancement du nouveau produit Y » ou « trouver un professeur de soutien scolaire à Sophie ».

2. Prévoyez un outil de collecte simple et pratique

Pour faciliter l’accès à vos listes et la collecte régulière de vos tâches, il suffit de centraliser vos listes sur un même support, soit au format papier, soit au format numérique.

Qu’importe, prenez l’outil qui vous convient le mieux. Il doit être très simple d’accès et facile d’utilisation pour rester sur la durée. Votre choix doit être guidé par la nécessité de tout noter et de ne rien oublier.

Evidemment, vous devrez avoir ce support à portée de main pour qu’il soit efficace.

3. Utilisez au quotidien vos To-Do List

En effet, ne croyez pas que vous pouvez faire confiance à votre cerveau pour collecter des informations et pour vous les rappeler à chaque fois au bon moment. Malheureusement non, votre cerveau pourra souvent vous jouer des tours car il a mille occasions d’être occupé par d’autres pensées !

Alors libérez-le avec vos listes que vous actualiserez au quotidien pour qu’elles soient fiables. Et faites un point journalier sur vos principales listes (et votre agenda) pour avoir en permanence une vue d’ensemble : au moins une fois par jour, le matin et/ou le soir.

4. Fixez-vous des priorités

Comme vous ne pourrez jamais tout faire en même temps, il vous faudra fixer tous les jours des priorités, en tenant compte si possible des imprévus qui peuvent survenir. Il s’agit de limiter votre capacité de travail sur une journée, au risque de vous blâmer et de rester sur des frustrations.

Si des tâches peuvent être reportées, différez-les et inscrivez-les dans votre agenda à une date précise. Et faîtes de même pour les tâches que vous pouvez déléguer pour les inscrire ensuite dans votre liste « en attente ».

Et rayez les tâches accomplies ou effacez-les pour une meilleure lisibilité.

Soyez bien actif quand vous lisez vos listes et non pas découragé à l’avance. L’objectif est de vous organiser pour optimiser votre journée.

5. Faîtes le bilan de vos listes chaque semaine

Comme vos journées sont bien remplies, il est indispensable de faire un bilan hebdomadaire pour voir si toutes vos listes sont à jour, complètes et claires pour l’ensemble de votre organisation professionnelle et personnelle.

Ce bilan global sur toutes vos listes sera l’occasion de prendre du recul sur la semaine passée et aussi de fixer vos priorités et objectifs de la semaine à venir.

N’hésitez donc pas à faire le report d’une tâche d’une liste à une autre, de réorganiser vos listes, de les compléter, de planifier vos projets. Ce bilan sera de courte durée si votre organisation journalière est constante.

Et si vous n’arrivez pas à tout faire parce que vos listes s’allongent, vérifiez si ces tâches sont nécessaires à court terme. Si la réponse est négative, inscrivez-les dans votre liste « un jour… peut-être » et décomplexez-vous !

Vous l’aurez compris, la manière dont vous gérez vos To-Do List aura un impact sur vos journées et votre semaine. Si vous le faîtes avec régularité, elles vous permettront d’aborder chaque journée de façon plus productive, plus perspicace et plus créative.

Par Roselyne Roland-Gosselin, Coach en gestion du temps - formatrice certifiée qualité Cnefop

À propos de l'auteur
Roselyne Roland-Gosselin, coach en gestion du temps, formatrice certifiée qualité Cnefop, fondatrice de la société Lexia Expert, accompagne les entreprises dans leur stratégie de développement à leur faire gagner du temps et à reprendre le contrôle de leur vie professionnelle.

roselyne[at]lexiaexpert.com

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