Comment faire face au pic de soumission des notes de frais ?

Tribunes libres Écrit par  vendredi, 14 décembre 2018 11:41 Taille de police Réduire la taille de la police Augmenter la taille de police
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La fin de l’année n’est pas seulement synonyme de festivités, c’est bien souvent un moment charnière où de nombreux dossiers doivent être bouclés. Parmi eux : la gestion des notes de frais. Les services financiers le savent bien, le pic de soumission intervient quelques jours avant Noël. Selon les données recueillies par SAP Concur basées sur les rapports soumis l’année dernière, la semaine du 17 décembre sera la plus chargée de l’année avec un pic de soumission le lundi et le vendredi.

Autres chiffres clés :
- Lors de la journée la plus occupée, les secteurs des services (29 %), de la fabrication (22 %) et des services financiers (16 %) étaient les trois principaux secteurs en ce qui concerne la part des rapports soumis.
- Le secteur manufacturier (27 %), les services (23 %) et les services financiers (14 %) étaient les trois principaux secteurs en termes de part des montants soumis.
- Le secteur du pétrole, des mines, des métaux et du gaz a enregistré le montant le plus élevé par rapport soumis, soit en moyenne 55 % de plus que les autres secteurs.
- Lors de la journée la plus occupée, les frais de repas (23 %), les autres frais (16 %) et les péages de stationnement (13 %) ont été les trois principales dépenses en termes de part des rapports soumis.

Outre les dates limites pour soumettre les notes de frais imposées par les services financiers, plusieurs raisons expliquent pourquoi le pic survient à cette époque de l’année :
- L’approche des fêtes de fin d’année et l’envie d’avoir des liquidités supplémentaires pour les préparer
- L’envie de clôturer toutes les tâches repoussées depuis plusieurs mois
- Les soldes de janvier et le besoin de fonds supplémentaires suite aux fêtes de fin d’année

SAP Concur liste ses principaux conseils pour une gestion fluide et efficace des rapports de notes de frais :

1. Définir en amont des deadlines claires et atteignables
Afin d’éviter cette cohue de dernière minute, pouvant être source de stress, les services financiers et les Travel managers peuvent définir en amont une date limite pour la saisie des notes de frais de leurs employés. Cela permettra d’aborder cette situation en toute sérénité, mais également de limiter le temps passé et de maintenir ainsi la productivité de l’entreprise en ces derniers mois cruciaux de fin d’année.

2. Avoir un guide de la politique de dépenses accessible et explicite
Sans parler de la fraude, les simples erreurs de saisie font perdre beaucoup de temps. En effet, près d’une note de frais sur 5 serait erronée1. En règle générale, cela s’explique par une mauvaise application de la politique de dépense ou du programme voyage. Il faut donc s’assurer qu’un guide explicatif est facilement consultable par les employés, en particulier par les nouveaux collaborateurs. Certains outils facilitent l’expérience de saisie des notes de frais par des règles de contrôles automatiques et des infobulles précisant la donnée à renseigner dans les champs.

3. Eviter les interruptions
Quelques minutes sont nécessaires pour retrouver la concentration après avoir été interrompu. Dans le cadre de l’enregistrement des notes de frais, il est vivement conseillé aux salariés de s’organiser des plages horaires pendant lesquelles ils savent qu’ils ne seront pas dérangés.

4. Automatiser les process
Une gestion automatisée des frais représente un gain de temps global d’environ 50% par rapport à une saisie manuelle. La mise en place d’une solution visant à automatiser ces process devrait permettre aux entreprises d’éviter le « Busiest Expense Day » de l’année prochaine.

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