Nombreuses sont les raisons d’opter pour une solution d’archivage, et tout d’abord pour s’assurer qu’un grand nombre de données d’emails dont les plus critiques restent sécurisées, disponibles et récupérables au fils du temps.

L’archivage et le stockage n’ont pas les mêmes vocations

Penser que l’archivage des e-mails n’est pas nécessaire, dès lors qu’il y a des systèmes de sauvegarde, est une vision très risquée car les sauvegardes ne remplacent pas un archivage professionnel des e-mails. Si les
sauvegardes et l'archivage sont des éléments clés de toute entreprise soucieuse de la sécurité, ils poursuivent des objectifs différents.En effet, l'objectif principal d'une sauvegarde est de soutenir le processus de reprise après sinistre (DR) dans le cadre d'un concept de continuité des activités (CB). Les sauvegardes protègent les données importantes (ainsi que l'archive de messagerie) sur du court ou du moyen terme, afin que les informations soient restaurées si nécessaire. Les données essentielles à l'entreprise restent disponibles, même en cas d'urgence, comme lors d’une panne de système ou d’une attaque par ransomware.

L'objectif de l'archivage repose sur la conservation des e-mails pendant de nombreuses années sous une forme fidèle à l'original, faciles à trouver et disponibles en permanence. L’archivage constitue la base d'une stratégie professionnelle de gestion de l'information qui tient compte de toutes les exigences légales et réglementaires. C'est pourquoi, outre les sauvegardes, l'archivage des e-mails est l'un des instruments les plus importants de la politique de continuité d’une entreprise.

Les bénéfices des solutions d’archivage sont nombreux

Les décideurs informatiques subissent une pression grandissante en raison de la croissance massive des données. Les ressources nécessaires pour que ces données restent sécurisées, récupérables et disponibles en permanence sont toujours plus importantes et exigeantes.

L'archivage des e-mails peut contribuer à réduire considérablement cette pression. En effet, il permet de supprimer les e-mails du serveur dès leur archivage, de réduire à la fois les besoins en stockage et la charge de travail sur le serveur de messagerie ainsi que les coûts de fonctionnement. Le volume de données sur le serveur de messagerie peut être maintenu à un niveau constamment bas et les quotas de boîtes aux lettres deviennent obsolètes.

Le risque de perdre irrémédiablement des e-mails est réduit au minimum. Même les sauvegardes régulières du serveur de messagerie (par exemple en utilisant des sauvegardes incrémentielles) ne peuvent pas entièrement éliminer ce risque.

L'archivage réduit la complexité du processus de sauvegarde et de restauration en maintenant les volumes de données sur le serveur de messagerie, le processus de sauvegarde est plus rapide et nécessite moins de stockage. De même, dans un scénario de reprise après sinistre, la restauration du serveur de messagerie à partir des volumes de sauvegarde est beaucoup plus rapide.

Par ailleurs, les administrateurs peuvent consolider les e-mails stockés de manière décentralisée et les archiver simplement. Cela permet d'éviter les problèmes causés par les fichiers PST et les courriels répartis sur les systèmes locaux des utilisateurs. La consolidation des e-mails stockés et l'archivage complet de tous les e-mails facilitent la migration du service informatique vers une autre plateforme de messagerie, par exemple en cas de changement de fournisseur.

De plus, l'archivage des e-mails peut contribuer à garantir la conformité aux exigences légales et réglementaires, dont la responsabilité incombe généralement à la direction de l'entreprise. Par exemple, le droit d'accès (article 15 du RGPD) est rapidement assuré par la fonction de recherche d'e-mails qui permet de localiser et d'exporter rapidement les e-mails et les pièces jointes concernant, par exemple, un client ou un collaborateur spécifique. Avec un outil d’archivage, les services informatiques gagnent du temps car ils n’ont plus à s’investir dans la recherche et l’extraction de données.

En définitive, l’archivage est un élément clé de la gestion des e-mails et lorsqu’il est intégré à la stratégie informatique et à la politique de gestion de l'information d'une entreprise, il apporte des avantages dans tous les domaines en atténuant les potentiels défis financiers, juridiques et techniques.

Par Roland Latzel, Senior Directeur Marketing Mailstore & Open Text Business Solutions