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Le nouveau visage des séminaires et réunions

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Les réunions virtuelles décollent

Depuis un an et demi, la crise sévit sur le secteur des séminaires et réunions. Le volume des dépenses consacrées à ces manifestations a ainsi chuté de 7.8 % entre 2008 et 2009, entrainant dans leur sillon la baisse des prix sur ce secteur. Une tendance qui impacte fortement le secteur et fait la part belle aux réunions virtuelles.

La plupart des entreprises indiquent qu'elles maintiendront en 2010 leurs flux d'activité en termes de réunions d'entreprise et de séminaires, à un niveau constant par rapport à 2009 (Observatoire du tourisme d'affaires, 2010). Elles estiment en effet avoir déjà fourni suffisamment d'efforts sur le sujet depuis un an et demi et qu'il leur est désormais difficile de descendre en deçà du seuil déjà atteint. D'autant que le besoin de se réunir demeure, quelle que soit la conjoncture : séminaires, formations ou autres conventions d'entreprise représentent en effet des outils de management et de communication stratégiques pour l'entreprise.  Si les entreprises ont toujours besoin d'organiser ce type de manifestations, elles se focalisent néanmoins davantage sur des séminaires orientés vers le développement de leur activité, la vente et l'augmentation des parts de marché. Pour 2010, l'heure est donc plutôt à l'optimisme avec toutefois des prévisions budgétaires toujours assez maigres. D'ailleurs, l'Anaé (Association des agences de communication événementielle) note que les demandes ont repris depuis fin 2009, même s'il s'agit souvent d'opérations décidées à la dernière minute. Et les grands événements nationaux (comme le Mondial de l'automobile en octobre prochain) ou internationaux (comme la Coupe du monde de football en Afrique du Sud qui s'est achevée en juillet) pourraient redonner l'envie aux entreprises d'investir dans la communication événementielle. 


Des séminaires plus courts…
Alors que les budgets séminaires et réunions se resserrent, les entreprises revoient leurs plans d'action en la matière. Leurs objectifs : choisir des lieux ou des prestataires moins coûteux, réduire la durée de leur séminaire ou encore en simplifier le contenu, remplaçant par exemple un dîner de gala par un repas plus simple. Depuis une dizaine d'années, les séminaires sont ainsi passés en moyenne de trois à deux jours.  Une tendance à la baisse accentuée par la crise de ces derniers mois. Par ailleurs, aujourd'hui, la majorité des réunions rassemble moins de 50 personnes, avec toutefois des exceptions (conventions d'entreprise et congrès réunissant en moyenne de 100 à 300 personnes). Les besoins en salles de plus de 500 personnes en France sont ainsi devenus assez rares.

… et moins lointains
Au regard de la réduction de la durée des séminaires, ces derniers se déroulent davantage dans des lieux proches des entreprises. L’attention se porte sur les choix de destinations et les modes de transports. En matière de séminaires, les entreprises apprécient de rechercher des lieux originaux et nouveaux, pour échapper à la routine et améliorer l'efficacité des messages diffusés en séminaire. Néanmoins, si l'entreprise a pour habitude de passer par un prestataire ou un site particulier qui lui donne satisfaction, elle entend le garder : il est en effet plus facile de négocier des baisses de budgets avec des prestataires habituels plutôt qu'avec de nouveaux fournisseurs. Parallèlement, la crise a également eu un fort impact sur la réduction des délais affectés à la réalisation des événements, qui sont en moyenne passés de 6 mois à un 15 jours, entraînant une forte pression sur les agences événementielles. Enfin, certaines entreprises ont également saisi «l'opportunité» de la crise pour renégocier leurs prix avec leurs prestataires habituels. D'autres ont cherché à revoir leurs conditions générales de ventes, comme la diminution des acomptes ou des arrhes ou encore leur rétrocession sans pénalités en cas d'annulation. D'autres ont demandé à ce que certaines prestations leur soient offertes tel que le pot d'accueil.

L'alternative des centres d'affaires
Pour réduire encore plus leurs coûts liés à leurs réunions, de plus en plus d'entreprises se tournent vers les centres d'affaires. Ces derniers s'imposent désormais dans le paysage économique français comme une alternative répondant notamment aux besoins des PME en matière d'espaces de travail flexibles. La plupart de ces centres met ainsi à la disposition des entreprises des bureaux virtuels ou des bureaux équipés mais également des salles de réunions. Certains d'entre eux, à l'instar de Servcorp ou de Regus, équipent ces salles de toutes les infrastructures de télécommunications nécessaires à l'organisation de réunions virtuelles. «La force des centres d'affaires proposés par Servcorp repose notamment sur notre capacité à mettre à la disposition de nos clients des outils performants et des solutions globales», précise ainsi Adeline Charles, Directrice Générale de Servcorp France. «Le groupe investit massivement pour offrir à ses clients les moyens de contrôler leur activité à distance. Ils accèdent à distance à toutes les ressources du groupe qui les accompagne au quotidien dans toutes les phases de leur développement». En effet, les conférences audio, vidéo et Web, de mieux en mieux intégrées offrent aujourd'hui une véritable alternative aux réunions physiques. «Quelle que soit la motivation des entreprises, la rationalisation des coûts de déplacement, la productivité ou encore l'écologie, nous leur permettons au travers de nos centres d'affaires mais également des différentes technologies dont ils sont équipés de rester en contact avec le marché tout en élargissant leur réseau mondial», explique Olivier de Lavalette, Directeur Général Regus de la région Europe du Sud. Les installations de vidéocommunication de Regus peuvent être réservées entre trois et sept jours à l'avance, et près de la moitié des réservations couvrent plusieurs fuseaux horaires. Au delà des installations traditionnelles de vidéocommunication, Regus pilote également l'implantation de studios publics de Télépresence avec Cable & Wireless, utilisant, la technologie Polycom RPX. La Télépresence permet aux participants d'expérimenter une réunion virtuelle à distance en haute définition son et image. Les systèmes de téléprésence high-tech - 300 000 euros la salle équipée - étant peu abordables pour la plupart des entreprises, plusieurs acteurs du secteur se sont penchés sur leur location à l'heure, la demi-journée, ou à la journée. Au-delà de l'accès à cette technologie à moindre coût, les acteurs de la place proposent également souvent de nombreux services annexes (conciergerie, assistance technique). Là, les partenaires de ces salles en location sont des groupes hôteliers tels que les hôtels Marriott et les hôtels du groupe Starwood. Ce dernier envisagerait d'ailleurs d'en doter un de ses hôtels en France… Au travers de ces différentes offres, prestations et technologies, les entreprises disposent ainsi de nombreuses solutions qui leur permettent encore aujourd'hui et malgré leur volonté de rationaliser leur coût, d'organiser les réunions et séminaires nécessaires au développement de leur activité.

Par Anne Del Pozo

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Tous les renseignements concernant l'édition 2010 sont sur www.iftm.fr
Lu 4028 fois Dernière modification le mercredi, 02 septembre 2015 09:00
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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