Aujourd’hui, de multiples entreprises de services du numérique (ESN), qualifiées de « prestataires de services de confiance », proposent des outils pointus d’identification, d’authentification et de sécurisation automatiques des documents numériques. Cela passe d’abord par la valeur probatoire de la signature électronique des documents. Celle-ci est un mécanisme règlementaire qui applique des techniques de cryptographie. Elle sert de cachet numérique qui verrouille et crypte le document et garantit, de fait, son authenticité.

Ainsi, certaines entreprises de services du numérique, conformes au règlement européen eIDAS, proposent des plateformes logicielles qui identifient les signatures et authentifient les documents numériques signés.

Reconnaissance biométrique des signatures

Le spécialiste Signaturit offre par exemple aux entreprises, sur sa plateforme en mode SaaS, son processus de signature avancé qui permet d’identifier de manière unique les signataires d’un document dématérialisé.

« Notre plateforme utilise la technologie de reconnaissance biométrique des signatures manuscrites, et associe à chaque document signé un certificat qualifié qui garantit son authenticité grâce à l’horodatage (date et heure) du processus de signature et à l’identification des signataires par leur adresse IP, leur pièce d’identité, leur navigateur web utilisé… Elle crée ainsi automatiquement un faisceau de preuves du processus de signature et d’identification des signataires qui donne une valeur probatoire au document devant un tribunal en cas de litige », explique Kevin Viau, responsable commercial chez Signaturit.

L’archivage électronique protège l’intégrité des documents

Mais pour que les documents numériques signés puissent servir de preuve devant un juge, encore faut-il conserver leur intégrité et éviter tout piratage, modification ou altération. Des sociétés spécialisées proposent ainsi leur archivage sé - curisé. C’est le cas de Docaposte Arkhineo, spécialiste de l’archivage à vocation probatoire des données numériques et entité de Docaposte, la filiale numérique du groupe La Poste. Docaposte Arkhineo offre une plateforme logicielle qui traite et archive tous types de documents digitaux des entreprises (contrats, factures, bulletins de salaires, do cuments RH, documents métier…).

« Notre outil traite automatiquement 140 millions de documents par mois et en archive au total plus de 13 milliards », souligne Philippe Delahaye, directeur général adjoint de Docaposte Arkhineo. Un service d’archivage électronique proposé aux PME et ETI, via 70 prestataires de services de confiance. « La vocation de notre plateforme est de maintenir la conformité, l’intégrité, la recevabilité juridique et la sécurité des documents électroniques déjà authentifiés et certifiés qu’elle reçoit des systèmes d’informations de ses clients », précise-t-il.

Pour cela, la plateforme de Docaposte Arkhineo possède un dispositif d’authentification des systèmes d’information de ses clients qui permet de prendre l’empreinte digitale de leurs documents. Chaque document est ensuite protégé par le système de chiffrement de la plateforme.

La Blockchain pour verrouiller l’authenticité des documents

C’est justement ce que propose l’ESN ContractChain, pour la sécurisation des contrats souvent complexes passés notamment dans les secteurs du BTP et de l’immobilier.

« La Blockchain verrouille leur authenticité et sécurise leur intégrité dans le temps », confirme Christophe Carminati, fondateur de ContractChain. Pour cela, il suffit à un fournisseur de glisser le contrat déjà dématérialisé sous tous types de formats (PDF, photo, film modèle numérique…) dans la plateforme ContractChain qui en prend « une empreinte digitale » sur la Blockchain. « Notre plateforme identifie automatiquement le document contractuel par langage informatique et lui donne une preuve d’authenticité et d’horodatage. En cela, elle accuse réception du document », assure-t-il.

Mais le fournisseur a tout loisir de valider son contrat dans la plateforme de ContractChain accessible en mode SaaS. Une fois validé, le client reçoit son contrat numérique par mail pour vérifier sa conformité avant de le réintroduire dans la plateforme ContractChain, qui le compare une dernière fois à la version du fournisseur. Son authenticité est alors validée.

Le Machine Learning pour contrôler les factures

De son côté, Dhatim révolutionne la gestion des factures numériques fournisseurs ou de ventes grâce à l’intelligence artificielle, notamment au Machine Learning. Sa solution est destinée aux cabinets d’experts-comptable, qui épluchent les factures pour leurs entreprises clientes.

« Notre outil automatise la saisie et la lecture des factures, leur vérification et leur affectation et transmission dans un logiciel comptable », expose Xavier Gaulle, vice-président Produits de Dhatim.

La solution combine en fait la technologie de reconnaissance de caractères avec de puissants algorithmes d’intelligence artificielle pour être capable « de lire et d’interpréter la facture comme le cerveau humain », selon Xavier Gaulle. « Grâce au Machine Learning, notre plateforme a appris à analyser les mots sur la base de milliers de lignes de factures déjà lues, et à les interpréter sans tenir compte du format de la facture », insiste-t-il.

Pour ainsi authentifier des factures et en vérifier la cohérence, la plateforme effectue de façon automatique jusqu’à 70 contrôles (libellé du document, montant, date, numéro de Siren, lignes H.T., TVA,…).

Gestion automatisée des notes de frais

Enfin, SAP Concur propose une plateforme de gestion intelligente et automatisée des notes de frais des collaborateurs. « Après une prise de photo du reçu papier, notre solution la convertit automatiquement en copie numérique fiable. Le fichier numérique, horodaté automatiquement, est ensuite marqué et scellé par la signature électronique du collaborateur », indique Julien Million-Rousseau, directeur avant-vente de SAP Concur.

Pour restituer le plus fidèlement possible les polices de caractères, les images et les paragraphes du reçu papier, la plateforme de SAP Concur fait appel à la technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR). La solution recherche et interprète l’information dans le document, ce qui lui permet de préremplir la ligne de dépense, la date, le montant, le nom du fournisseur, la catégorie de dépense, le lieu,…

Cette transformation numérique de la note de frais autorise néanmoins le collaborateur à en vérifier sa conformité avec le reçu papier. Et de pouvoir la modifier en cas d’erreur.