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Dématérialisation : des demandes d’achats à la validation des factures fournisseurs

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La bonne gestion des processus est indiscutablement une priorité pour les entreprises. Dans ce contexte, remarquons que la modernisation des postes de gestion de factures et des demandes d’achats est un levier majeur de performance. Nombre de sociétés la mettent en œuvre avec un objectif à triple détente : optimiser qualité de service, relation client et fonctionnement interne.

Note de la Rédaction de gpomag.fr : depuis des années la dématérialisation est un vaste sujet. Nombre de TPE ou de PME ont longtemps hésité avant de la mettre en œuvre. Mais aujourd’hui, eu égard au poids de ses atouts, elle constitue un passage obligatoire et ce d’autant plus que les progrès techniques en facilitent l’accès et la mise en œuvre.

La maturité du marché a fait évoluer les demandes et le souhait des utilisateurs

Les directions financières souhaitent désormais s’appuyer sur des solutions unifiées. Il est donc nécessaire que les professionnels du secteur prennent en compte cette donnée clé. Ils doivent proposer des solutions intégrées qui permettent de dématérialiser et d’automatiser de bout en bout les processus Purchase to Pay et factures ; et ce depuis la création de la demande d’achat jusqu’à la validation de la facture fournisseur. A priori évident, ce traitement est cependant peu répandu sur le marché, notamment pour les solutions complexes à mettre place. Le mode Cloud est ici un atout.



Des bénéfices notables

En unifiant leur mode de gestion, les Directions Administratives et Financières gagnent en performance, en sécurité et en confort de travail. Cette évolution permet d’assurer depuis un point unique la gestion des engagements et des dépenses. Les utilisateurs peuvent ainsi optimiser leurs processus et accéder à des bénéfices de toutes sortes : réduction des coûts de traitement, amélioration du contrôle de gestion ou encore réduction du délai de traitement des documents comptables.

 

Voici quelques éléments qu’il est possible de gérer depuis un point unique :

- Rechercher et consulter des factures ;

- Valider simplement des factures nécessitant leur approbation ;

- Gérer un circuit électronique de création et de validation des demandes d'achats ;

- Transformer les demandes d'achats validées en commandes fournisseurs ;

- Rapprocher automatiquement les factures d'achats des commandes et réceptions ;

- Alimenter automatiquement les systèmes d’informations en place (gestion commerciale, comptabilité…).

 

 

L’essor de la mobilité

Les marchés B2B sont de très gros demandeurs et consommateurs d’offres mobiles. Il faut donc proposer des solutions qui facilitent la vie des collaborateurs. Ceux-ci doivent pouvoiralors valider leurs factures et leurs demandes achats directement depuis les devices portatifs, tels que tablettes et smartphones.

Marché en forte croissance, les outils de dématérialisation continuent donc leur percée auprès des entreprises qui les utilisent pour optimiser leur performance et leur qualité de service. Les atouts et vertu de la dématérialisation expliquent la croissance des solutions de gestion de factures et de demande d’achats au sein des directions financières.

 

L’heure est désormais au lancement d’offres unifiées et industrielles qui permettront aux DAF et utilisateurs de mener à bien leur mission tout en gagnant en confort de travail. 

 

Magali MICHEL

Directeur Business Unit Yooz

http://www.yooz.fr

 

 

Lu 10316 fois Dernière modification le vendredi, 28 août 2015 11:27

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