L’archivage répond à l’obligation légale de conserver les documents sur le long terme selon leur valeur juridique (contrats, commandes, factures, fiches de paie, ordres de mission, traces applicatives…). D’autre part, il faut conserver les pièces qui ont trait à un contenu technique, par exemple des spécifications, brevets… Enfin, il faut aussi garder les documents qui ont une valeur patrimoniale tels les articles, projets, informations professionnelles. « Au cours d’un déménagement, les entreprises se rendent compte qu’elles ont accumulé des kilomètres de papiers dans leurs armoires », note Éric Jamet, directeur marketing et communication de Tessi Documents Services. Le tri des documents devenus inutiles ou archivables est une des raisons de s’équiper d’une solution d’archivage électronique (SAE).

Le premier bénéfice d’une numérisation de la mémoire documentaire de l’entreprise est donc une réduction de l’espace physique nécessaire pour le stockage. Cette étape est l’occasion de faire le point sur les documents qu’il est nécessaire d’archiver ainsi que sur leur durée de conservation légale et les normes métier. Une solution d’archivage électronique n’est ni une sauvegarde qui enregistre une image des données à un moment précis, ni un système de GED (gestion électronique des documents) qui permet d’indexer, de classer, d'accéder aux informations et de diffuser des documents. « Les deux natures complémentaires de l’archivage sont, d’une part, la conservation de documents non finalisés ou sans valeur probante tels que les documents électroniques issus de la numérisation du papier. D’autre part, l’archivage de documents à valeur probante (factures électroniques, états comp­tables issus des comptabilités informatisées, F.E.C, contrats signés électroniquement etc.), autant d’éléments qui permettent de faire face aux contraintes spécifiques associées (date « certaine », authentification de l’applicatif versant, de l’émetteur, garantie de l’intégrité, etc.) », précise Philippe Delahaye, directeur du business développement de CDC Arkhinéo.
De fait, ces deux aspects de l’archivage sont complémentaires pour une entreprise qui met les documents dans la GED, via un workflow, et transfère les documents à valeur probatoire dans un SAE afin de prendre en compte le contexte légal et normatif.
La notion d'archivage légal suppose que le document conservé soit restitué avec l'assurance qu'il n'a pu être modifié. La norme NF Z 42-013 transcrite en norme internationale ISO 14641-1, fixe les règles à suivre afin de maintenir cette valeur probatoire. Un SAE doit aussi prévenir l’obsolescence des technologies et formats de fichiers qui devront être normalisés.

L’ergonomie d’une solutionest primordiale
« Il faut impérativement une prise en main intuitive du SAE. En principe, une demi-journée de formation suffit pour la prise en main de l’interface d’utilisation de la solution d’archivage », note Frédéric Decoster, directeur commercial de Cimail, filiale du groupe Numen, ajoutant que « des modules de e-learning peuvent compléter la formation ». Comme pour tout projet numérique, la mise en place d’un SAE est structurante pour l’entreprise, une conduite au changement sera donc à prévoir pour accompagner la mutation. En outre, la direction générale doit être impliquée et informer correctement les collaborateurs concernés. Trop souvent oubliée, la facilité d’utilisation est impérative pour les personnels chargés de verser des documents dans les systèmes d’archivage ou d’accéder aux archives. En particulier, les interfaces doivent être explicites et les outils de recherche simples et performants. « La recherche s’effectue via un intranet, un logiciel de GED, un ERP, un CRM, etc. », précise Philippe Delahaye. Sans une utilisation claire et facile, le potentiel d’une solution peut être largement inexploité. « Il faut aussi intégrer le système d’archivage électronique (SAE) aux outils internes de gestion, ce qui suppose notamment la capture des dates ou la manière de traiter une facture », conseille Éric Jamet « pour cela, il faut former le personnel et le sensibiliser à l’aspect juridique du document électronique ».

Tiers-archiveurs, cloud, solution en local : les espaces de stockage
Le choix du SAE et de son hébergement sont importants dans le cadre du respect de la confidentialité. Si le cloud en mode Saas peut sembler une solution économique avec un mode de facturation explicite selon la consommation de l’espace requis, il faut considérer de nombreux paramètres, depuis la location d’espace jusqu’à l’administration avancée des systèmes. Selon le degré de maîtrise technique du prestataire, l’exposition de données sensibles peut être critique. « Les entreprises qui souhaitent stocker des données de santé doivent obligatoirement faire appel à un hébergeur agréé pour le faire », prévient Éric Jamet. Si les données sont très sensibles, ou pour d’autres raisons, il peut être intéressant d’adopter un SAE hébergé en interne. L’avantage consiste en une meilleure prise en charge des accès utilisateurs si l’entreprise a centralisé les identités et les accès. Autre intérêt, la sécurité des données est, en principe, bien maîtrisée par l’entreprise si les bonnes pratiques ont été mises en œuvre. Cependant, la sécurisation des accès extérieurs doit être assurée comme n’importe quel système d’information partagé.
Le choix d’un tiers-archiveur tel Locarchives, dont le métier principal est la gestion complète des archives, permet de bénéficier d’un effet de mutualisation des investissements et des ressources, essentiellement sur la sécurité. La spécialisation d’un tiers-archiveur est un gage de professionnalisme, dans une optique de segmentation des rôles qui est un principe de base, en matière de confidentialité. Un dernier point à surveiller, l’augmentation notable du volume des archives tout au long des mois et des années, ce qui peut changer la donne et demander une évolution de la solution d’archivage (taille des hébergements, etc.)

Évaluer les coûts d’une solution d’archivage
« Il faut inclure d’abord des frais de mise en place du service. En mode cloud, le client paie chaque mois au volume versé au cours de la période, en fonction d’une tranche de tarification, à la manière d’un compteur électrique », précise Philippe Delahaye de CDC Arkhineo qui cite l’exemple du coût d’archivage d’une facture de 2 pages pour 10 ans de durée de conservation, soit 8 cts d’€ ou l’équivalent du dixième du prix d’un timbre postal.
Locarchives propose une calculatrice pour évaluer le coût des solutions : http://www.locarchives.fr/ ressources/outils/calculateur-locarchives-2 , qui suppose la numérisation d’archives papier et dont les prix sont fonction du coût du m2 de bureau dans de nombreuses villes de France.

Durée de conservation légale des documents

Chaque type de document a une durée de vie légale, depuis les bulletins de paie qu’il faut conserver au moins 5 ans jusqu’aux dossiers accidents du travail ou maladies donnant lieu à répa­ration qu’une entreprise doit conserver de manière illimitée. « La durée de conservation d’une facture est légalement de 6 ans plus l’année en cours, mais en pratique, la durée de conservation est de 10 ans par sécurité. Pour certains secteurs d’activités comme le BTP, l’immobilier ou encore les équipementiers aéronautiques, c’est 30 ans »,  rappelle Philippe Delahaye de CDC Arkhinéo.

Pour en savoir plus, lire le tableau détaillé sur le site Artifrance.fr : http://bit.ly/1k9TXa6

Le coffre-fort numérique, brique importante d’une solution d’archivage

Un coffre-fort numérique (CFN) professionnel est un espace de stockage sécurisé, accessible en mode Saas, permettant de stocker les documents de l’entreprise sous différents types de format. Il contient les documents à valeur probatoire en assurant leur pérennité, intégrité et confidentialité selon les normes Afnor NF-42-020 et NF Z42-013. La mise en place d’un CFN ne participe pas tant d’un projet de réduction des coûts que de l’obligation de disposer d’une archive facilement consultable par un outil de recherche. À la base, un CFN ne dispose pas d’un indispensable référentiel d’archivage, c’est un des points qui doit figurer dans les engagements de son fournisseur. Parmi les autres items à vérifier, la disponibilité du service, la compensation en cas de perte des données et le mode de chiffrement des données. Il faut que la sécurité, l’intégrité et la confiden­tialité des données archivées soient assurées tout en permettant un accès protégé aux personnes autorisées. Parmi les prestataires de solutions de CFN ayant développé leur propre brique technologique, figurent CDC Arkhineo, Tessi, Cecurity.com, Atos, Digiposte, Cimail, Arcsys ou encore Autonomy.

Liens pour aller plus loin
Le guide de la FNTC sur la confidentialité des archives numériques : http://bit.ly/1RoNxxP
Pourquoi archiver ? Les réponses de Locarchives : http://www.locarchives.fr
Liste des hébergeurs de données de santé agréées : http://esante.gouv.fr/services/referentiels/securite/hebergeurs-agrees.

Le coût d’une facture archivée électronique est divisé par 5 par rapport à celui d’une facture papier

Source : Fédération Nationale Tiers de Confiance