« À terme, l’évolution du code civil aura pour effet de permettre la destruction des documents papier, si vous en faites une copie numérique dans les règles de l’art et que vous les conserviez dans un système d’archivage électronique », note Emmanuel Faure, Directeur Stratégie et Marketing de Locarchives, pointant l’un des intérêts de l’archivage de documents selon la nouvelle législation.

Pour justifier de l’appellation d’archivage, une solution professionnelle doit permettre l’authentification, l’horodatage, l’intégrité, la traçabilité et la réversibilité des documents tels que les bons de commande, factures, contrats.

Au-delà de cette terminologie, il s’agit essentiellement d’être en mesure de démontrer qu’un document existait bien à une date précise et qu’il n’a pas subi la moindre modification. L’archivage ne doit pas être confondu avec les services de stockage sécurisé proposés par Amazon (AWS Glacier), Google (Cloud Storage Nearline) ou Microsoft (Azure Cool Blob Storage) qui répondent à des besoins de stockage de très gros volumes d’informations mais n’ont pas le caractère probatoire des systèmes d’archivage professionnels.

« Les entreprises doivent mettre toutes les armes de leur côté pour éviter toute contestation juridique des parties adverses. Il faut pouvoir répondre légalement à des assertions telles que « Vous nous fournissez une copie fausse, je le conteste » et donc être capable de justifier de l’authenticité d’un document, par exemple, 5 ans après la signature d’un contrat », précise Philipe Delahaye, directeur Commercial & Marketing de CDC Arkhinéo.

Un service d’archivage permet de se réorganiser, de supprimer les tâches fastidieuses de manipulation et, grâce à la suppression des archives papier, de faire des économies d’espace intéressantes en regard du prix élevé de l’immobilier dans les grandes villes. Il reste encore beaucoup de travail à effectuer pour numériser et archiver la pléthore de documents existants.

« Chaque année en France il y a 2,5 milliards de factures en BtoB mais seulement un quart d’entre elles sont nativement électroniques au sens fiscal du terme », précise Philippe Delahaye.

Réussir la mise en place d’un projet d’archivage

Comme pour tout projet numérique d’envergure, l’implémentation d’une solution d’archivage suppose une phase de réflexion et de préparation, impulsée par la direction générale. « L’entreprise doit bien structurer l’activité documentaire. Elle doit mettre en place un référentiel de conservation qui identifie les typologies documentaires et la durée de conservation et prévoir une politique d’archivage. A minima, le client doit décrire les procédures qui touchent l’archivage, le niveau d’indexation des documents (de quelle façon on va les référencer) et surtout, déterminer les responsables ou les acteurs qui interviennent sur les processus d’archivage », conseille Santiago Ferrer, Directeur conseil de Locarchives.

Des arbitrages doivent être effectués pour savoir, par exemple, s’il faut numériser des documents pour détruire le papier ou les numériser pour produire une copie de consultation. « Nous conseillons nos clients pour calculer le ROI (retour sur investissement) d’une telle opération et décider du seuil de rentabilité et de la pertinence de cette solution », indique Santiago Ferrer.

Même si la suppression du papier présente des avantages évidents, il faut réfléchir à l’intérêt de la numérisation systématique des documents de l’entreprise. « Nous sommes souvent sollicités par des clients qui voudraient tout numériser mais c’est une opération chronophage avec beaucoup de manipulations manuelles, ce qui suppose des coûts supplémentaires. Il faut se poser la question : est-ce que j’ai souvent accès au document pour mesurer l’intérêt financier de la numérisation », avertit Emmanuel Faure.

L’archivage a un impact plus réduit que la numérisation sur les organisations de travail mais comme pour tout projet, il est indispensable de bien expliquer en interne la solution aux collaborateurs pour qu’ils s’approprient l’outil et perçoivent les avantages d’une telle démarche. Une prestation d’archivage comprend deux étapes. D’une part, la phase « build » qui est la construction de la solution avec du conseil, de l' accompagnement, du paramétrage de l’outil, etc. D’autre part, la production au quotidien avec sous-traitance éventuelle de la numérisation en fonction du volume comme le propose Locarchives. En mode SaaS, le coût de l’abonnement dépend du nombre d’utilisateurs et du volume des documents. Pour un petit périmètre de 10 personnes, une GED et un Workflow sans dématérialisation pour 10 personnes débute à 10 k€ / an.