Le coût de traitement d’une facture papier se situe autour de 16 € alors que celui d’une facture numérique va de 1 à 2 €. Nul besoin de longs discours pour un responsable d’entreprise pour comprendre l’intérêt d’adopter une solution de facturation électronique. L’État et les collectivités territoriales veulent impulser ce mode de gestion des documents en l’imposant à leurs fournisseurs, à compter de 2017 pour les plus grandes entreprises et jusqu’en 2020 pour les TPE. La plate-forme Chorus factures, lancée en 2012, traite toutes les factures des entreprises qui travaillent avec l’État.
Outre l’économie de ressources, papier, frais postaux, temps de traitement, un document dématérialisé facilite grandement les échanges entre les entreprises, tant pour les factures entrantes (fournisseurs) que pour les factures sortantes (clients). De plus, une facture élec­tronique peut être traitée automatiquement grâce à l’indexation de chaque document. Enfin, la sauvegarde et l’archivage sont facilités pour autant que la copie numérique soit conforme à l’original papier. Dans ce cas, la personne qui appose sa signature électronique doit être clairement identifiée. Notez que la dématérialisation d’une facture suppose l’accord formalisé du client, par mail par exemple.
Tous les prestataires de solutions de facturation doivent se conformer aux impératifs réglementaires du fisc, afin notamment de gérer les décomptes de TVA. Le choix d’un prestataire repose sur sa capacité à gérer efficacement de gros volumes de factures. Ainsi, Babolat, leader mondial du cordage pour les raquettes de tennis, a fait appel à la solution d’Esker pour gérer quelques 100 000 factures annuelles.
L’enjeu de la mise en place d’une solution ne se limite pas à la réduction des coûts de facturation. Elle repose d’une part sur l’adoption d’une plate-forme commune de facturation entre une entreprise, ses clients et ses fournisseurs. Les échanges peuvent se faire via un système d’EDI dans des formats tels qu’Ansi, Edifact, Tradacoms ou Xml. Notez qu’une étude, réalisée par Esker et le cabinet CXP en 2014, montre que 70 % des entreprises équipées d’EDI sont contraintes d’intervenir souvent pour un retraitement manuel, d’où l’intérêt de choisir un prestataire qui maîtrise bien ce domaine.
L’échange peut aussi s’effectuer via un document au format PDF envoyé par mail avec piste d’audit fiable si le client n’est pas doté de la même plate-forme de facturation. C’est le cas de la plupart des TPE.
D’autre part, il ne faut pas négliger l’adoption réelle d’une solution de dématérialisation par les équipes au sein de l’entreprise. Après la phase d’accompagnement au changement qui suppose une réorganisation, il est conseillé de désigner une personne chargée de s’assurer du bon déroulement des opérations, notamment de la qualité de la reconnaissance lors d’une numérisation de factures papier.

Les solutions sur le marché
Les TPE et PME ont intérêt à choisir un outil en mode Saas qui leur permet de gérer la création et la validation de demandes d’achats ainsi que la capture, l’enregistrement, la validation et l’intégration comptable des factures dans un ERP. Les solutions offrent aussi des fonctions d’archivage électronique permettant la recherche et la consultation de tous les documents traités. Parmi les solutions gérant les factures entrantes ou sortantes, avec plusieurs niveaux de services, figurent Yooz d’Itesoft, Clear’ Invoice d’Accelya et Esker on demand d’Esker, ReadSoft Online de Dimo Software, Neotouch de Neopost, etc. Côté tarifs, le coût repose souvent sur la base d’un abonnement mensuel basé sur le nombre de factures traitées avec un nombre de sites et d’utilisateurs illimité. Les prix débutent à partir de 100 € pour 100 documents par mois et ne coûtent que 3300 €/mois pour 10 000 documents avec la solution Yooz, par exemple.

Le processus de dématérialisation : Trois questions à Manuel Montalban, directeur France, OpenText GXS

Comment s’articule une solution de dématérialisation des factures pour les PME et TPE ?
> Dans l’exemple d’une entreprise de taille intermédiaire qui vend des produits à Carrefour, nous mettons en place des portails pour les échanges de factures. Le fournisseur indique à Carrefour qu’il a posté la facture sur le portail. La plate-forme envoie un mail à Carrefour lui signalant que la facture est disponible. S’il ne l’a pas récupérée au bout de 2 jours, il reçoit une alerte. Cette solution est moins lourde à mettre en œuvre qu’un EDI. Pour une TPE, comme un producteur de foie gras, celui-ci envoie une facture papier qui est scannée afin d’entrer dans le processus de traitement de Carrefour. Une autre solution est d’envoyer un document PDF au client.

Quelle est votre valeur ajoutée vis-à-vis des contraintes de l’administration fiscale?
> En France, la législation fiscale demande une piste d’audit fiable pour effectuer un rapprochement entre la commande, la livraison et la facture. Cela suppose un document d’origine authentique, l’intégrité du contenu (Ndlr : pas de modification) et un archivage pendant 10 ans. Notre plate-forme garantit tout cela et nous sommes responsables, par contrat, du respect de la législation fiscale, y compris pour l’export. Les clients sont déchargés du contrôle de la législation et sont assurés que tout est fait dans les règles de l’art.
Par exemple, quand Michelin vend des pneus en Egypte, nous devons lui assurer que notre plate-forme est conforme à la législation égyptienne, idem pour tous les autres pays.

Quels sont les changements à prévoir dans l’organisation interne d’une entreprise avec la dématérialisation ?
> Il faut mettre en place une conduite du changement pour réattribuer les tâches qui n’existent plus en amont et bien planifier les tâches au niveau de l’organisation interne, avec une réaffectation des postes. Il n’est pas possible de dématérialiser 100 % des factures. Au début du processus, nous obtenons un taux de reconnaissance de 50 % et ensuite, le système apprend les corrections mais il reste au final 15 à 20 % de factures illisibles par les systèmes automatiques. Tous les systèmes de reconnaissance affichent un taux incompressible d’erreurs.

Le calendrier d'obligation de facturation électronique

Il s'adresse aux émetteurs de factures à destination de l'État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs :

• 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
• 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;
• 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;
• 1er janvier 2020 : obligation pour les micro-entreprises.

Convention USF
7 et 8 octobre 2015 au Centre des Congrès de Lyon
Avec 84 partenaires exposants, 66 ateliers dédiés aux retours d’expériences d’entreprises sur l’ensemble des solutions de l’éditeur SAP, et 7 conférences plénières sur des sujets d’actualité, la Convention USF confirme sa position d’événement annuel de référence de l’ensemble de l’écosystème SAP francophone. Après l’Innovation en 2013, la Société Numérique en 2014, « Le Monde Digital de 2015 à 2025 » sera le thème de l’édition 2015 et sera l’occasion de célébrer le 25e anniversaire de l’association professionnelle.

Plus d’informations sur : www.usf.fr/convention-usf-2015.php