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Dématérialisation des factures, le vrai départ

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Accelya, toujours un temps d'avance sur la facture électronique !

Poussée par la réglementation et l’administration, la dématérialisation des factures a démarré depuis des années, sans toutefois se généraliser à ce jour. L’offre logicielle et de services, désormais matures, ainsi que la nouvelle réglementation pourraient accélérer le mouvement.

La dématérialisation des factures n’est pas franchement une nouveauté. Basés sur de l’EDI - échanges de données informa­tisées - les flux de facturation entre les grandes entreprises et leurs fournisseurs les plus importants se passent de papier depuis des décennies. Une tendance qui ne s’est pas étendue à l’ensemble des entreprises et des organisations, malgré une législation acceptant la facture dématérialisée depuis 2000. Sur les deux milliards de factures générées annuellement dans le BtoB en France, seule une fraction, représentant quelques pourcents, est tout numérique à ce jour.

 

Mais la donne est en train de changer pour plusieurs raisons. Côté réglementation d’abord. La loi reconnaît toujours l’EDI et les fichiers pdf signés (un fichier au format pdf sur lequel une signature numérique a été apposée), mais nouveauté, elle accepte désormais les fichiers au même format pdf sans signature numérique. Traduction dans le droit français d’une directive européenne portant sur la facturation et la TVA, cette réglementation du Code Général des Impôts, datant d’octobre 2013, prévoit trois modes possibles pour la facture dématérialisée fiscalement. En plus des modes signés et EDI, elle accepte désormais le mode « piste d’audit ».

Ce dernier suppose la mise en place « de contrôles permanents et documentés permettant d’établir une piste d’audit fiable entre une facture et une livraison de biens ou de services ». Comme dans les autres cas, l’entreprise doit pouvoir garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de la facture mais, dans ce cas, sans contrainte technique particulière. Cet allégement vise à développer les usages.

Réduire les délais de paiement
Autre motivation purement économique, la dématérialisation des factures se traduit globalement par un raccourcissement dans les délais d’encaissement. Un point sensible au vu du nombre de défaillances d’entreprises dues à des retards de paiement (25 % des défaillances seraient liées à ces délais trop longs). L’État se veut, ou se voudrait, exemplaire sur ce point. Si c’est loin d’être le cas, dans les faits, les délais devraient se raccourcir. Destiné aux 250 000 fournisseurs de l’État, le portail Chorus Factures évite tout recours au papier et propose des fonctions de suivi des factures qui devraient se traduire par une réduction des délais de paiement. De fait, les éditeurs de logiciels proposent depuis peu des fonctions automatisant l’envoi des factures sur Chorus Factures. C’est le cas, entre autres, d’Accelya, expert dans le traitement des factures dématérialisées et de données sensibles. Ce dernier a connecté son système au portail de l’État pour fluidifier et accélérer le traitement des factures. Concrètement, après une étape de paramétrage, ce type de solution automatise l’envoi des données comptables et des factures sur le portail Chorus Factures. Par exemple, ces dernières sont gérées par Clear’ Invoice, plate-forme d’Accelya et, pour celles qui sont concernées, elles sont envoyées directement sur le portail de l’État. Ceci évite notamment la double saisie car c’est la plate-forme du prestataire qui s’occupe d’envoyer directement les factures à l’État.

Offre logicielle mature
Indépendamment du secteur public, les possibilités des offres logicielles et des services se sont nettement étendues et portent sur les factures entrantes pour les fournisseurs, comme les sortantes pour les clients. Côté factures fournisseurs, l’investissement dans des solutions logicielles et matérielles n’est plus nécessaire. De nombreux acteurs, proposent des solutions en mode SaaS. La seule opération restant à la charge de l’entreprise consiste à scanner les documents. Les données comptables, extraites des documents, sont versées automatiquement dans les logiciels comptables et les documents numérisés sont archivés pendant les délais réglementaires. Les factures sortantes sont de plus en plus concernées. Quand l’envoi sur papier demeure nécessaire, cette étape ultime est sous-traitée à un prestataire externe qui a industrialisé le pro­cessus. Exemple parmi d’autres, l’entreprise pharmaceutique française Gifrer a choisi d’auto­matiser et d’externaliser l’envoi de ses 12 000 factures mensuelles. Destinées aux laboratoires, pharmacies et hôpitaux, ces dernières étaient jusqu’alors insérées dans chaque colis contenant les produits. Depuis la mise en place du projet, l’ERP génère une facture au format pdf auto­matiquement transmise, imprimée, mise sous pli, affranchie et remise en Poste en moins de 24 heures, dans le centre de production du prestataire Esker. Les factures à destination d’un même client sont également regroupées au sein d’un même pli. Un projet qui s’est traduit par la baisse du nombre d’erreurs et l’allégement de la tâche pour le service logistique.

Suivi de factures en ligne et en temps réel
Cette dématérialisation des factures, entrantes comme sortantes, et l’intégration poussée avec les autres logiciels financiers et comptables, autorise la mise en place de fonctions de suivi. En interne, ces fonctions se traduisent souvent par la rationalisation des circuits d’approbation et par des gains conséquents en termes de temps de traitement. Compagnie aérienne française, Europe Airpost mettait jusqu’à 45 jours à régler ses fournisseurs. Après la mise en place d’un projet de dématérialisation des factures fournisseurs et d’un workflow basés sur des outils d’Azur Technology, ces délais ont été considérablement réduits. Sans oublier des bénéfices secondaires comme l’imputation automatique dans la comptabilité. Ces fonctions peuvent également profiter aux partenaires. Permettre à ses fournisseurs de savoir à quelle étape de traitement en sont leurs factures est un avantage évident. Dans cette logique, plusieurs éditeurs proposent déjà des portails Web de suivi de la facturation. L’éditeur de logiciels Itesoft propose un portail Web, SupplierPortal, destiné aux entreprises qui utilisent déjà ses solutions logicielles. Les fournisseurs de ces entreprises peuvent alors savoir en temps réel et à quel stade en sont le traitement et le paiement de leurs factures. Pour toutes ces raisons, la dématérialisation devrait rapidement se développer.

Patrick BRÉBION

                                   

Zoom sur le portail de l’État, Chorus factures

Les fournisseurs de l’État peuvent émettre leurs factures sur le portail Chorus Factures. Le service est gratuit. Toutes les options sont possibles dans le format des factures, fichier pdf, signé ou non, XML, en EDI via un opérateur de dématérialisation fiscale (une société tierce en général, un éditeur de logiciel en mode Saas).


Quel que soit le mode choisi, il est possible de visualiser sur le portail Web à quelle étape de traitement en sont les factures. L’intérêt du portail réside principalement dans la réduction des délais pour le règlement.



Actu secteur

Dématérialiser en mode Cloud
Multiradio S.A., entreprise argentine de télécommunications, traite mensuellement 1 400 factures fournisseurs de huit pages en moyenne. Leur traitement manuel impactait lourdement le service comptabilité alors que le manque de visibilité et les ralentis­sements sur le processus retardaient le paiement des fournisseurs. Multiradio a récemment choisi la solution SaaS d’Esker afin d’automatiser son processus de gestion des factures fournisseurs en interface avec SAP®. Chaque phase de traitement est rationalisée : les factures sont enregistrées dans SAP® via un workflow électronique puis soumises à validation.

CP



Actu secteur

Répondre aux exigences réglementaires

Azur Technology et CDC Arkhinéo lancent une offre commune de coffre-fort électronique®. Concrètement, Azur Technology propose un connecteur entre son offre de dématérialisation Xpert.Line et la solution de coffre-fort électronique de CDC Arkhinéo, et commercialise ainsi un service « clé en main » complet.
Une solution utile pour les documents nécessitant un archivage long et une valeur probatoire associée comme les factures, bons de commande ou de livraison, contrats, bulletins de salaire… Cette offre SaaS d’archivage à valeur probatoire, bientôt disponible, sera proposée via un abonnement mensuel, auquel s'ajoute le coût du document archivé pour une durée de 10 ans. Rappelons aussi que, depuis le 1er janvier 2014, l’entreprise doit fournir, en cas de contrôle fiscal, les états comptables de manière dématérialisée mais aussi conserver les mandats de prélèvements Sepa pour pouvoir les présenter en cas de litige.

CP



Actu secteur

Améliorer les échanges

ReadSoft lance son offre SaaS intégrée à Microsoft Dynamics pour la dématérialisation des factures fournisseurs. La modification récente du Code Général des impôts en matière de dématérialisation fiscale des factures ouvre de nouvelles perspectives d'améliorations des échanges fournisseurs / clients. Ainsi, les clients de Microsoft Dynamics AX et NAV peuvent bénéficier d’une solution de dématérialisation des factures de bout en bout connectée à leur ERP, en mode licence ou en mode Saas.

CP

Lu 13827 fois Dernière modification le mercredi, 02 septembre 2015 09:24

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