Or ces données de référence, en particulier dans des entreprises familiales et de taille humaine, sont manipulées par de nombreux acteurs au sein de l’entreprise et se retrouvent dispersées dans une multitude d’outils, fichiers et systèmes. Comment, dans ces conditions, garantir que les données sont exactes ? Où trouver la valeur qui fait foi ? Quel périmètre a été pris en compte ? Quels ajustements manuels ont été faits ? Par qui ? Quand on ne maîtrise pas le circuit de production de l’information, depuis la source en passant par toutes les modifications effectuées par des acteurs plus ou moins identifiés, le constat s’impose : « mes données ne sont pas sous contrôle ».

Dès lors, les nouvelles exigences réglementaires représentent un calvaire pour les chefs d’entreprise qui engagent leur responsabilité et leur image. En particulier pour les structures de taille intermédiaire qui, tout en ayant une activité variée, soutenue par un système d’information étendu, ne bénéficient pas nécessairement de l’organisation et des services capables de garantir la qualité des processus de production de l’information.

Car la transparence, la véracité et la traçabilité réclamées par les autorités imposent de produire des données cohérentes, validées et auditables. Cela signifie concrètement collecter, agréger, contrôler, valider des données provenant de sources diverses, en suivant des processus impliquant toutes les parties prenantes, jusque-là habituées à travailler en silos. Cette nouvelle approche transverse porte un nom : la gouvernance des données.

Tous les collaborateurs sont concernés
La gouvernance des données vise à rassurer l’entreprise sur la qualité de ses données : chaque collaborateur doit retrouver la confiance dans les données dont il a besoin dans son travail quotidien. Les dirigeants doivent alors s’impliquer pour lancer et soutenir l’initiative mais également communiquer sur la valeur que représentent les données pour l’entreprise, afin de sensibiliser et responsabiliser l’ensemble des acteurs agissant sur les données.

En parallèle de l’indispensable communication, la démarche de gouvernance des données se concrétise dans un projet dont le premier objectif consiste à unifier le vocabulaire métier. Car les causes originelles des incohérences sur les données sont souvent les écarts de définition qu’il peut exister d’un métier à l’autre. Prenons l’exemple d’une entreprise exerçant son activité sur plusieurs sites. La notion même de « site » pourra recouvrir plusieurs significations différentes – géographique, opérationnelle, comptable, managériale – selon que l’on s’adresse à un directeur commercial, un contrôleur de gestion ou une responsable RH.

Se doter d’un langage métier commun s’avère donc primordial, tout comme savoir « Qui fait quoi ? ». La réponse à cette question constitue la pierre angulaire de la gouvernance des données.  Déterminer précisément les rôles et responsabilités des intervenants dans chaque tâche d’administration des données permet ensuite d’établir les processus collaboratifs de gestion des données de référence.

Des solutions informatiques pour une bonne gouvernance
Cette première étape de mise en œuvre de la gouvernance est essentiellement sémantique et organisationnelle. La suite consiste en sa déclinaison technologique afin d’outiller les règles, les rôles, les processus précédemment définis. Pour cela, il existe des solutions informatiques dédiées : les logiciels de Master Data Management, ou MDM. Elles constituent le réceptacle où sont consolidées, dédoublonnées et formatées les données de référence.

Dans une solution de MDM, ce sont les fonctionnalités de sécurisation et d’administration des données qui permettent aux organisations de faire face aux contraintes réglementaires. Chaque utilisateur est identifié, ses actions sur les données sont tracées et limitées au périmètre qui lui a été attribué. Ainsi l’auditabilité est assurée. De même, l’outillage des processus d’administration, grâce aux workflows, garantit que les règles et méthodes de production de l’information préalablement établies sont respectées. Le référentiel MDM devient alors la source unique de « vérité » pour les utilisateurs et les systèmes mais également pour les éventuels auditeurs.

Les organisations qui ont entamé une démarche de gouvernance des données s’économisent ainsi, non seulement une charge de travail considérable, mais également un stress néfaste pour se mettre en capacité de répondre aux impératifs de conformité. En outre, grâce à la qualité, la cohérence et le contrôle de leurs données de référence, elles ont pris une avance sur leurs concurrents en termes d’efficacité opérationnelle, de pilotage et de vision 360° de leurs clients.

Si les grandes entreprises ont entamé des démarches de gouvernance des données depuis quelques années, rares sont celles totalement opérationnelles sur le sujet. Des entreprises de taille moyenne dans des secteurs tels que la logistique, les services, l’e-commerce, le BTP, etc., leur ont emboîté le pas. Leur démarche rencontre un certain succès grâce notamment à un environnement organisationnel et informatique plus réduit, des outils informatiques désormais adaptés à leur taille et de démarches pragmatiques mais efficaces. La gouvernance des données de référence n’est désormais plus qu’une affaire de grands groupes.

Fakhreddine AMARA - Directeur Conseil et Intégration – Keyrus
Jérôme VALENTIN - Manager MDM/EIM – Keyrus