Pour ne prendre qu'un aspect des missions RH, la réalisation des bulletins de paie, il suffit de souligner que ce contexte réglementaire et administratif complexe entraîne le fait que 40 % des bulletins de salaire produits chaque année en France comporteraient des erreurs, selon le ministère du Travail. Les éditeurs de logiciels répondent au besoin d'accompagnement des entreprises, et notamment des PME et TPE, en proposant des solutions qui permettent de simplifier une mission en particulier, comme la paie. C'est par exemple le cas du service en ligne Sage One Paie qui associe une solution cloud enrichie d'une assistance métier délivrée par des spécialistes de la paie. L'entreprise peut ainsi réaliser des fiches de paie conformes à la réglementation de manière autonome et être assistée en cas de besoin, notamment en matière de déclarations sociales, tout en étant régulièrement avertie de toutes les évolutions.

Gestion RH participative
Mais comment faire pour continuer à gérer au mieux les ressources humaines d'une manière générale malgré l'évolution réglementaire permanente, l'accroissement de la mobilité dans l'entreprise ou encore les nouveaux comportements des générations arrivant sur le marché du travail ? La solution passe par la mise en place d'un outil de simplification, à l'exemple de celui lancé par Workday, un spécialiste des solutions cloud pour la gestion des ressources humaines. « Les RH ont conscience qu'elles doivent faire appel aux nouvelles technologies si elles veulent jouer un rôle encore plus stratégique au sein de l'entreprise » estime Sabine Hagège, responsable stratégie produit en Europe chez Workday. Or, le fonctionnement classique « en silos » aboutit à un cloisonnement de l'information qui ne permet guère d'optimiser les ressources humaines de l'entreprise. « Nous avons opté pour la mise en place d'un outil simple et intuitif, dont l'utilisation est ouverte aux collaborateurs de l'entreprise comme aux managers et aux services RH, et qui est adapté à un usage dans le cadre de la mobilité », poursuit-elle. C'est même une approche « mobile first » qui a prévalu à la conception de cette évolution, ce qui permet aux employés comme aux DRH d'accéder à l'outil à tout moment, et depuis n'importe quel appareil. Un système de « briques » permet aussi d'ajouter des fonctionnalités en fonction des besoins de l'entreprise. Depuis la même interface, on peut gérer aussi bien les emplois du temps, les congés ou encore les rémunérations et les recrutements. Le collaborateur a la possibilité de prendre en photo avec son smartphone sa note de frais et de l'entrer directement dans le circuit de traitement. L'employé peut aussi y introduire des informations aussi diverses que de nouvelles compétences acquises, ou encore ses aspirations professionnelles, ce qui est un atout en matière de gestion des talents. « L'outil doit être ouvert à tous les utilisateurs, ce qui permet de les im­pliquer, tout en ayant des accès réservés pour des questions évidentes de confidentialité », ajoute Sabine Hagège. Dans tous les cas, la gestion RH s'en trouve forcément simplifiée et les ressources humaines de l'entreprise seront aussi davantage compétitives. Grâce à toutes ces données,il est même possible de faire de l'analyse prédictive, de détecter les collaborateurs qui risquent de quitter l'entreprise et de mesurer l'impact de ce départ. Dans une démarche pro­active, il sera possible alors d'agir pour conserver les meilleurs éléments.

Gain de temps et simplification
Ce qui est certain, c'est que les DRH veulent gagner du temps grâce à l'informatique en automatisant certaines tâches. Le Baromètre RH 2014 de Bodet Software-CXP révèle que 19 % des entreprises sondées ont informatisé la gestion administrative du recrutement et que 15 % des répondants avaient un projet en cours dans ce domaine. Même tendance en matière d'évaluation et de gestion des compétences et des carrières : 20 % des entreprises ont déjà informatisé ces fonctions et 28 % envisagent de le faire. Selon une étude du cabinet Kurt Salmon, en partenariat avec le cercle Humania et l'Apec, la digitalisation de l'entreprise influe également sur le souhait des collaborateurs d'être davantage im­pliqués en matière de RH. Ainsi, 59 % des DRH interrogés estiment que les salariés de l'entreprise souhaiteraient utiliser des outils RH en self-service, par exemple pour la gestion des absences, la déma­té­rialisation des documents pour les notes de frais notamment, ou encore l'évolution des carrières. Une opportunité à saisir pour les RH : une plus large participation de tous les collaborateurs de l'entreprise à la gestion des ressources humaines est à coup sûr un moyen d'aller vers davantage de simplification tout en répondant aux aspirations d'une nouvelle génération de digital natives.

APPLICATION
Capture de la note de frais sur l’application Concur

Le collaborateur saisit ses dépenses où qu’il se trouve sur son application note de frais, il prend une photo de ses justificatifs en les joignant à ses notes de frais et peut ainsi soumettre immédiatement ses demandes de remboursement depuis son smartphone. La demande de remboursement est en effet facilitée par la prise en photo du reçu, qui est ensuite partagée avec l’application Concur et directement convertie en note de frais.
Non seulement le collaborateur remplit sa note de frais 60 % plus rapidement avec les outils en ligne mais la rapidité de remboursement est augmentée de 40 % lorsque les employés utilisent les applications mobiles pour faire leur reporting. La mobilité et l’automatisation sont ainsi déterminantes dans le processus de rationalisation des dépenses en entreprise. On estime que les coûts sont réduits de 50 %.

Les cartes : l'atout de dématérialisation

La dématérialisation a permis une importante simplification de la gestion des titres-restaurant, depuis la parution du décret en avril 2014. Pour rappel, le titre-restaurant permet à l’employeur de prendre en charge la restauration des salariés pendant la journée de travail, à condition qu’il n’existe pas de moyen de restauration sur le lieu de travail, tout en bénéficiant d'exonérations de charges patronales fiscales et sociales, dans une limite de 5,36 € par titre en 2015.
Les cartes dématérialisées remplacent avantageusement les tickets papier, non seulement pour les titres-restaurant mais désormais aussi pour les autres avantages que l'employeur peut concéder à ses collaborateurs. Par exemple, à l'occasion de Noël 2014, Sodexo Services Avantages et Récompenses a innové en lançant une solution dématérialisée, la carte Pass Cadeau. À l'image des solutions dématérialisées de titres-restaurant, cette carte répond aux besoins de simplification et de facilité de gestion des entreprises. D'autre part, cette solution répond en même temps à la nécessaire adaptation aux nouveaux comportements d'achats avec le e-commerce. Enfin, et ce n'est pas négligeable, le pouvoir d'achat du salarié s'en trouve augmenté puisque la carte permet de faire des achats, en ligne ou en magasin, au centime d'euro près. Autre innovation : partant du principe que 20 % des chèques cadeaux ne sont ni utilisés, ni rendus, une plate-forme de cartes cadeaux, Wedoogift, propose de les rendre aux acheteurs à l'expiration en cas de non utilisation !