Assez peu évoquée, la gestion de la paie et des rémunérations est pourtant au cœur de l’économie nationale et de la gestion de l’entreprise, quelle que soit son activité (rappelons le : plus des trois quarts des actifs français sont salariés). On oublie facilement que l’établissement d’un bulletin de salaire est loin de se limiter au simple recueil de variables de paie (primes, heures supplémentaires, absences, … ). Celui-ci est aujourd’hui soumis à une réglementation foisonnante qui demande attention et vigilance, la masse salariale demeurant la première charge d’une entreprise. Pour les entreprises de 50 à 5 000 salariés, confrontées à des environnements de paie complexes (multi-sites ou multi-sociétés) et à des exigences de reporting proches de celles de grands groupes, la gestion de la paie peut se révéler un véritable casse-tête.

La gestion de la paie est devenue une expertise
Le bulletin de salaire actuel reflète dans sa structure une longue suite d’évolutions sociales et législatives dont la présentation a été remaniée dans le cadre du bulletin simplifié ainsi que les créations successives de nouvelles contributions (dont la dernière en date concerne la pénibilité, par exemple). En termes de gestion, cela se traduit chaque année par plus de 100 modifications intervenant sur un bulletin de salaire individuel (congés, absences, primes, régularisations, etc.).
Par ailleurs, plus de 300 conventions collectives existent à ce jour, auxquelles s’ajoutent, pour certaines, des spécificités régionales. Si elles définissent les règles s’appliquant à la rémunération des salariés (grille de salaire), à leurs statuts, leurs droits, avantages, etc., elles n’offrent qu’un aperçu partiel de la complexité des calculs mis en jeu dans l’établissement d’un bulletin de paie : quelle base de calcul des cotisations ? Sont-elles ou non plafonnées ? Quels abattements peuvent s’appliquer ? Dans quels cas ? Avec quelles exceptions? Etc. La gestion de la paie entraîne aussi une foule d’obligations déclaratives (DSN, DPAE… ) matérialisées par autant de fichiers à envoyer à date fixe. Les enjeux de la paie sont donc multiples : satisfaire aux attentes du salarié tout en respectant les exigences du législateur, mais également : connaître et utiliser à bon escient les dispositifs existants (règlementations favorisant certaines régions, dispenses de cotisations, aides accordées, etc.).

C’est ainsi qu’au fil du temps, la gestion de la paie est bel et bien devenue un enjeu crucial et une véritable expertise, ayant une incidence non négligeable sur les décisions de gestion dans l’entreprise. Ce flux continu d’informations à transmettre pèse aussi fortement sur la productivité des services RH. (Ajoutons que certaines activités subissent également un taux plus élevé de turnover, multipliant d’autant les opérations à effectuer). Ainsi, pour une entreprise de 150 salariés, on estime à 10 jours par mois le temps consacré à la seule gestion de la paie : une activité chronophage et donc coûteuse pour l’entreprise.

Quelles simplifications pour l’entreprise et son service RH ?
Trois grandes possibilités s’offrent aujourd’hui afin de simplifier la gestion de la paie : l’externalisation auprès d’un cabinet comptable, l’utilisation d’un logiciel professionnel installé sur des serveurs en interne, ou bien le recours à un prestataire de service, éditeur de sa propre solution, via un abonnement ; chacun de ces choix n’impliquant ni les mêmes contraintes techniques et financières, ni les mêmes garanties de conformité :
En cas d’externalisation auprès d’un cabinet comptable, il s’agit d’une relation de confiance dans laquelle le choix du cabinet est déterminant. Néanmoins, les gestionnaires de paie regrettent de ne pouvoir accéder à leurs données sociales librement. Quant aux décideurs, ils estiment pénalisant le modèle de facturation à l’acte.

Avec une solution logicielle disponible en interne, la souplesse est plus grande, cependant, la fréquence des évolutions règlementaires nécessite des mises à jour successives ainsi qu’une maintenance technique parfois lourde (installer la nouvelle version, effectuer les sauvegardes, etc.) et souvent coûteuse (chaque nouvelle version étant payante). Plus contraignant encore : l’absence de garantie relative à la conformité ; en cas de difficulté, les gestionnaires de paie se heurtent souvent aux insuffisances des hotlines techniques face aux cas difficiles. Dans le cadre d’un solde de tout compte complexe, d’un mi temps thérapeutique, ou d’un PSE, les compétences d’un juriste ou d’un expert-comptable demeurent indispensables.

Le Cloud pour une mutualisation des évolutions et des expertises
Si l’on ne peut, évidemment, faire l’impasse sur les complexités de la paie, il est en revanche possible de mettre en commun, dans un outil partagé, les fonctionnalités nécessaires à une gestion de la paie facilitée tout en étant conforme ; c’est ce que permet désormais la technologie Cloud.

Elle autorise en effet une mutualisation intelligente de toutes les mises à jour et des paramétrages (montant du SMIC, valeur du plafond, taux de prélèvement, etc.) sans risque d’erreurs, car effectués « à la source ». Plutôt qu’une intervention demandée (et facturée) pour chaque client, les solutions Cloud intègrent l’ensemble des évolutions légales, en temps réel et pour tous. Plus encore : la communauté d’utilisateurs qui s’y connectent contribue à l’évolution continue de la couverture fonctionnelle en formulant ses besoins. Cette approche intelligente marque une véritable rupture avec le modèle classique des logiciels « versionnés ». Pas d’infrastructure informatique lourde, pas de logiciel à mettre à jour, pas de maintenance chronophage à la charge du gestionnaire de paie mais un outil à l’ergonomie décuplée par la puissance de calcul disponible.

La gestion de la paie ne doit pas être oubliée dans la transformation digitale des entreprises : elle requiert aujourd’hui des solutions nouvelles afin de gérer avec fiabilité et sérénité des opérations parfois sensibles. Rappelons-le, de nouvelles obligations à la charge de l’employeur entreront en vigueur dès janvier 2019¹, aussi est-il urgent qu’une expertise paie soit accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Dans ce contexte, l’innovation Cloud est de plus en plus plébiscitée afin de répondre aux besoins des différents services de l’entreprise. Il convient toutefois d’être vigilant dans le choix d’un prestataire car, bien que le terme « Cloud » soit mis en avant par de nombreux éditeurs de logiciels, il est encore souvent galvaudé. La technologie Cloud ne réside pas simplement dans le fait d’accéder via internet à une solution logicielle de gestion de la paie (il peut s’agir simplement de solutions hébergées à l’extérieur de l’entreprise chez des prestataires d’infogérance), elle va beaucoup plus loin et trouve toute sa valeur dans le principe de mutualisation qui constitue une véritable réponse à la complexité des opérations de paie.

Par Damien Favrot – Directeur Général - Nibelis

¹ Ordonnance n° 2017-1390 du 22 septembre 2017 relative au décalage d'un an de l'entrée en vigueur du prélèvement à la source de l'impôt sur le revenu.