Contrainte ou opportunité ?
Pour les entreprises, la généralisation du bulletin de salaire dématérialisé se traduit par des économies financières réelles, avec la suppression des coûts d’impression, de mise sous pli, voire d’affranchissement pour les employeurs qui ont recours à la distribution postale. C’est aussi un moyen efficace de s’engager dans la transformation numérique par l’approche documentaire, au même titre qu’avec la dématérialisation des factures. En même temps, les services RH vont gagner en productivité, en particulier en s’évitant des tâches fastidieuses de recherche d’anciens bulletins de salaires dans les archives papiers de l’entreprise. Le local d’archives lui-même deviendra inutile, supplanté par le coffre-fort électronique de l’entreprise dédié aux documents RH. Enfin, il est toujours plus simple, rapide et économique de modifier un document dématérialisé. La feuille de paie, qui vient d’ailleurs de faire l’objet d’une nouvelle simplification applicable à toutes les entreprises depuis le 1er janvier 2018, fait l’objet d’évolutions régulières de ce type.

Accompagner le changement
Mais si l’entreprise a tout intérêt à progresser rapidement dans la généralisation du bulletin de salaire électronique, la partie n’est pas gagnée d’avance en ce qui concerne les collaborateurs, dans un pays où la tradition du papier est encore tenace. Certes, les salariés français y semblent plutôt favorable, d’autant qu’un sur quatre affirme avoir déjà égaré ses feuilles de paie au cours de sa carrière. Selon un sondage Ifop – Neopost France de juin 2017, 79 % des salariés interrogés accepteraient de recevoir leurs bulletins de paie dématérialisés sur un outil en ligne sécurisé. La dématérialisation du bulletin de paie s’accompagne de la mise à disposition de chaque collaborateur, via un accès en ligne sécurisé, de ces documents dans un coffre-fort électronique. Dans les actes, la mise en œuvre est moins immédiate. La loi Travail qui introduit cette simplification, prévoit aussi que tout salarié peut continuer de s’y opposer s’il en fait la demande, et continuer de recevoir ses feuilles de paie sous format papier. Pour parvenir à un taux d’acceptation élevé, il convient de déployer une campagne de préparation et de communication de nature à vaincre les réticences et à répondre à tous les questionnements.

Valoriser les avantages
Il est également important de mettre en avant les services associés apportés aux collaborateurs. Ainsi, le fait de lier la diffusion du bulletin de paie électronique au CPA, le Compte Personnel d’Activité, autre mesure inscrite dans la loi Travail, l’entreprise permet au salarié de bénéficier de nouveaux services gratuits. Chaque salarié peut ainsi bénéficier avec le CPA d’un espace personnel en ligne sur lequel sont regroupés différents services numériques tels que le compte personnel de formation et le compte pénibilité, par exemple. Sur cet espace, le collaborateur pourra également consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique déposés par son employeur.

Un encadrement réglementaire strict
L’employeur doit respecter un certain nombre d’obligations, strictement réglementées, qui sont liées à la transmission au format électronique et à la mise à disposition sécurisée des documents. En particulier l’intégrité et la confidentialité des données doit être garantie. Il faut donc créer les conditions nécessaires pour garantir l’intégrité, par exemple avec une signature électronique ou un certificat numérique, et la confidentialité des données en faisant appel à un tiers de confiance pour l’archivage des données. En effet, la disponibilité du bulletin de salaire dématérialisé doit être assuré pendant une longue durée, soit jusqu’à 50 ans après l’émission du document ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Pour répondre efficacement et sans se tromper à toutes ces obligations réglementaires, l’entreprise aura tout intérêt à passer par une solution proposée par un spécialiste du bulletin de salaire dématérialisé. En s’assurant au passage de certains critères tels que la possibilité de traiter des flux hybrides électroniques et papier, la conformité avec la loi Travail, la compatibilité avec le CPA ou encore la facilité de déploiement. Autant de points qui vont permettre à l’entreprise de concrétiser l’usage du bulletin de paie dématérialisé et de s’engager sur la voie de la transformation numérique.