Les cinq clés pour optimiser son budget conférences

Les cinq clés pour optimiser son budget conférences

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Pour les entreprises, les affaires reprennent et l’activité Incentive reprend des couleurs en France. Mais si les entreprises ont besoin de salles de réunions, de conférences ou de meetings pour leurs évènements, elles cherchent à en maîtriser le coût comme elles en ont pris l’habitude.

L’étude de Tourisme d’affaires MICE 2018 réalisée par Coach Omnium met en évidence une hausse de l’activité de 3,8 % par rapport à 2016 en France. Autre bonne nouvelle, 55 % des professionnels du secteur sondés estiment que 2018 s’inscrira encore en hausse. La reprise économique est un facteur favorable pour les entreprises qui ont besoin de réunir et de motiver leur troupe dans un climat davantage conquérant. Toutefois, pendant les années « difficiles » de 2008-2009 et de 2012-2016 notamment, les entreprises françaises ont pris de nouvelles habitudes qui semblent aujourd’hui bien ancrées. Par exemple, Internet est devenu leur principal outil de recherche de lieux de réunion et de salles de conférences avec des prestataires de services sur Internet comme 1001 Salles qui offrent toujours plus de choix ainsi que des possibilités de négociation. L’étude met en avant le fait que les entreprises privilégient les manifestations courtes, les journées d’études, les temps de transport limités en réduisant les distances ou encore de nouvelles habitudes d’organiser les MICE. Autant de signes qui démontrent que les entreprises cherchent toujours à maîtriser et à optimiser leur budget MICE, même si le contexte est plus optimiste. Voici donc cinq pistes pour y parvenir.

1) Bien recenser et calibrer ses besoins

Avant de se lancer dans la recherche d’un lieu, il faut d’abord penser à bien cerner les besoins de son entreprise. Le programme, le nombre de participants prévus, la durée de l’évènement, le type d’activités souhaitées sont autant d’éléments à prendre en considération avant de débuter la recherche d’un lieu. Celle-ci sera d’autant plus simple si l’on utilise les outils proposés par des prestataires. Pour sa part, 1001 Salles a mis en place un configurateur permettant d’effectuer sa recherche en combinant plusieurs critères tels que le nombre de participants prévus ou encore la contenance de la salle. Une manière efficace d’éviter de louer des lieux surdimensionnés donc forcément plus coûteux.

2 ) Définir le niveau d'équipements requis

Il ne faut pas oublier de définir à l’avance avec les intervenants ou formateurs le type et le nombre d’équipements dont ils auront besoin sur place. Cela permettra de définir le matériel nécessaire tel que le vidéoprojecteur, l’écran, ou la sonorisation ou encore le wifi. Il faudra ensuite s’assurer que les équipements nécessaires sont bien présents dans le lieu qui vous intéresse, et mis à votre disposition sans surcoût supplémentaire.

3 ) Penser aux frais annexes

La salle de conférence ou de réunion ne représente qu’une partie des dépenses à engager. Des frais annexes sont à prévoir : la pause-café, le déjeuner, le dîner doivent aussi être prévus et financés. Un budget qu’il convient de prévoir à l’avance, ce qui permettra d’opter pour les formules les mieux adaptées et les plus avantageuses. Certains loueurs de salles proposent par exemple une liste de plusieurs traiteurs, ce qui vous permettra de négocier plus facilement les prix.

4) Choisir un lieu fonctionnel et adapté à ses besoins

Avez-vous pensé au parking ? Les participants à votre séminaire apprécieront de disposer d’un parking proche, gratuit et suffisamment vaste pour tous les participants. Dans le même souci d’organiser un évènement dans un lieu fonctionnel, il peut être intéressant de sélectionner un endroit où sont proposées des activités de loisirs sur place, si vous avez prévu un aspect ludique dans le cadre de votre évènement.

5 ) Faire jouer la concurrence en passant par un site

Vous avez défini vos besoins, le type de lieu recherché, le niveau d’équipements et de prestations souhaités : comment faire pour mettre en concurrence plusieurs prestataires sans avoir à tous les contacter ? Il existe des solutions. 100salles.com propose par exemple le service SOS Recherche. Il suffit de remplir une demande, gratuitement, avec tous ses critères de recherche et attendre les devis des prestataires intéressés. Un bonne base pour ensuite entamer des discussions et des négociations pour optimiser son budget MICE !




Lu 1507 fois Dernière modification le vendredi, 29 juin 2018 09:17
Laurent Locurcio

Journaliste économique, il a notamment collaboré avec la presse spécialisée dont La Tribune, Le Point, Le Monde, LSA, Sport Eco, et bien entendu GPO Magazine. Il a également participé au lancement de titres de presse et a été rédacteur en chef  d’un important magazine d’entreprise. Auteur également de livres d’entreprises, il intervient aussi auprès d’étudiants en formation multi-médias.

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