Complexité des horaires légaux de travail, perte de temps dans les transports domicile-travail, montée en puissance de la population de cadres au temps de travail forfaitaire… Face à l’évolution de la vie professionnelle, l’assujettissement du salarié aux horaires quotidiens de bureau n’est plus adapté ! Aujourd’hui, grâce aux tablettes et aux ordinateurs portables, on travaille de plus en plus dans le train, l’avion, à domicile, au café,... et le plus souvent en équipe ou en mode collaboratif. Ce qui se traduit par des postes de travail partagés en flex-office et/ou en Open Space, lorsqu’on est au bureau.

« On assiste à une fragmentation des lieux de travail qui favorise le télétravail, conjuguée à une nouvelle configuration des espaces de bureaux adaptée au travail collaboratif », indique Jean-Denis Garo, directeur marketing de Mitel France, filiale de la société technologique américaine éponyme, spécialisée dans les communications unifiées et collaboratives en entreprise.

L’entreprise s’adapte au besoin de flexibilité de ses collaborateurs

Pour accompagner la mutation sociétale de l’organisation et des méthodes de travail qui s’opère depuis plusieurs années, les entreprises s’adaptent ainsi au besoin de flexibilité de leurs salariés et à leur volonté de mobilité. C’est le cas de Cadremploi. Après avoir apporté de l’agilité à son service IT avec des méthodes et une organisation de travail axées sur le travail collaboratif et la mobilité des salariés, l’entreprise de recrutement des cadres continue à se transformer en donnant la priorité, cette fois, à ses postes Produit (service aux recruteurs) dont l’organisation et le fonctionnement doivent changer.

“ Cela nous amène à adopter un aménagement d’espaces de bureaux flexibles et des outils numériques qui favorisent le travail collaboratif et facilitent la mobilité de plus en plus ancrée dans les habitudes de nos salariés ”, expose Lise Ferret, directrice des ressources humaines de Cadremploi en France.

À cet effet, l’entreprise a passé un accord en interne qui autorise ses 380 collaborateurs à prendre deux à trois jours de télétravail par semaine. Et pour s’adapter à cette mobilité et à ce besoin de souplesse, Cadremploi a mis en place, il y a deux ans pour les fonctions commerciales, des stations de travail partagées en flex office “ où les collaborateurs viennent se plugger et se connecter comme dans un espace de coworking ”, selon Lise Ferret.

De multiples espaces réservables avec des assises différentes (banquettes, fauteuils...) leur permettent également de s’isoler ou de se réunir de façon conviviale. Mais chez Cadremploi, l’aménagement de l’espace de travail est spécifique par métier. “ Nous avons installé des espaces appropriés pour nos commerciaux sédentaires chargés de la relation client la plupart du temps au téléphone, avec des cloisonnettes entre chaque poste pour des raisons acoustiques, et des bureaux plus fermés ”, souligne-t-elle. Pour attirer les talents sur des métiers pénuriques (responsables produit, développeurs de logiciels, managers techniques...) l’entreprise a opéré sa transformation digitale en leur procurant des outils numériques de téléphonie et de visioconférence pour garder le lien à distance lorsqu’ils sont en télétravail.

Dans la perspective de son déménagement, Cadremploi envisage de se donner davantage d’agilité. “ Nous menons une réflexion sur notre culture d’entreprise et notre organisation qui débouchera sur un diagnostic qui permettra de choisir un aménagement d’espaces, des outils numériques, du mobilier et des équipements adaptés à l’agilité au travail, renforçant le partage et le collaboratif et facilitant les modes projets ”, résume Lise Ferret.

Pour les métiers pluridisplinaires IT, communication et marketing, Cadremploi compte leur offrir des Open Space, des espaces de bureau partagés à plusieurs et des “ benchs ” (rangées de bureaux) modulables, adaptés au besoin d’être regroupés autour d’un projet commun sur le produit. L’entreprise privilégiera aussi la mise à disposition d’ordinateurs portables contenant des logiciels de téléphonie en ligne, comme Skype ou Cisco Jabber, au détriment des postes téléphoniques fixes qui seront abandonnés.

S’équiper d’outils digitaux adaptés

Pour cela Cadremploi, comme tout autre entreprise, peut se fournir auprès de multiples sociétés technologiques comme Mitel ou Insight, spécialisées dans la transformation numérique. « Nous fournissons des outils logiciels pour favoriser la connexion et la collaboration des salariés à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise », explique Richard Ramos, directeur général d’Insight France, intégrateur de technologies pour les entreprises.

Insight propose, notamment en mode SaaS, l’outil de télécommunication en ligne Skype ou sa dernière version Teams, le logiciel Share Point permettant de créer une base de données centralisée et partagée, la suite Adobe pour les applications métier ou le processus VPN pour se connecter de manière sécurisée au système d’information de l’entreprise.

De son côté, Mitel propose aussi en mode SaaS ses solutions logicielles collaboratives comme MiCollab qui permet de partager documents, vidéos et fichiers et MiTeam « qui va plus loin en création et en partage de flux de documents », selon Jean-Denis Garo, son directeur marketing.

Pour accompagner son organisation en “ full remote ” où la quasi-totalité de ses 25 salariés est en télétravail, la start-up Fizzer, qui développe une application mobile permettant à tout un chacun d’envoyer des cartes postales personnalisées à partir de ses propres photos, s’est ainsi équipée d’outils digitaux collaboratifs et de télécommunication adéquats.

« Nous utilisons notamment le logiciel Zoom pour les visioconférences, le réseau communautaire Slack pour les échanges entre salariés, la bibliothèque virtuelle Notion où chacune de nos équipes stocke l’information et la plateforme virtuelle On Boarding d’accueil des nouveaux embauchés. Au total, nous avons une quinzaine d’outils numériques qui facilitent la mobilité et les échanges de nos collaborateurs », précise Baptiste Hamain, son co-fondateur et CEO de Fizzer.

Fizzer colle ainsi à la grande mobilité de ses salariés globe-trotters dont certains ont fait le choix de travailler depuis la Pologne, l’Espagne, le Canada, Bali ou la Thaïlande. « C’est une belle opportunité de rencontrer des talents partout dans le monde et de travailler avec eux », s’enthousiasme-t-il. Les autres collaborateurs ont opté pour le télétravail en espace de coworking en France ou sporadiquement au siège de la startup basé à Cabourg (Calvados). « On propose à nos salariés de travailler dans un endroit à l’étranger où ils ont envie d’habiter ou bien au sein de leur famille en France », résume Baptiste Hamain.

Mais pour leur laisser cette mobilité totale, la Start-up doit s’assurer de leur grande capacité d’autonomie dès la phase de recrutement. « Notre processus d’embauche, dont la compétence capitale requise est l’autonomie, est assez dur. Il se traduit par des tests techniques poussés et par un échange intense avec deux autres salariés de l’entreprise », confirme-t-il. Il faut dire que le travail quotidien et hebdomadaire se déroule à distance et par équipe de 2 à 4 personnes, via une visioconférence par semaine et la messagerie Slack tous les matins où les collaborateurs doivent répondre à des questions liées à leur travail.

DG et DRH portent l'agilité de l'entreprise La décision d’assouplir l’organisation et les méthodes de travail revient à la Direction Générale en concertation avec la DRH, alors que les directeurs des systèmes d’information (DSI) sont chargés d’en être les architectes techniques. Telle est en général la répartition des responsabilités et des rôles décisionnaires au sein des entreprises dans le cadre d’un projet d’entreprise agile. « Les métiers remontent leurs besoins de mobilité et de mode collaboratif à la DRH qui les relaie à la direction générale. Celle-ci en concertation avec la DRH prend alors la décision », explique Jean-Denis Garo, directeur marketing de Mitel France, société de technologie habituée à participer aux projets de transformation de ses entreprises clientes. Chez Cadremploi, la culture et l’organisation de l’entreprise sont portées par le Comité de direction dont font partie la DRH et le DSI. « La direction générale qui mène l’organisation et la stratégie de l’entreprise est évidemment décisionnaire d’un projet d’agilité en concertation avec la DRH. Le DSI les accompagne sur le choix et la mise en place des outils numériques nécessaires et adéquats. Le Chief Product Officer (CPO) travaille, lui, sur la transformation de l’organisation autour de notre produit de service aux recruteurs, nos clients », relève Lise Ferret, sa DRH. Pour Insight, intégrateur de technologies de transformation des entreprises, qui s’applique à lui-même l’organisation collaborative du travail de ses clients, « le passage au mode collaboratif des salariés passe par deux personnes clés, la DRH et la direction générale », selon Richard Ramos, son directeur général France.