Problème : les nouvelles technologies tous azimuts permettent aujourd’hui de développer cette évidence à un niveau de sophistication inenvisageable il y a encore quelques années. Il reste que « …connaissances, compétences et idées diverses doivent être organisées de telle sorte qu’elles se transforment en un dialogue créatif et productif », c’est bien là tout le problème !

Stop, on s’organise !
Car poussé à l’extrême, cet exercice global de communication vient bouleverser toute l’organisation de l’entreprise. Est-il utile que tous les membres d’une organisation aient accès à toute l’information de l’entreprise ? Est-il pertinent que chacun connaisse, par exemple, l’emploi du temps de son collègue ? La hiérarchisation de l’accès aux données, voilà une question fondamentale qu’il convient de se poser avant toute installation d’un outil collaboratif.  
Autre question : travailler ensemble rend-il l’organisation plus intelligente ? Selon le philosophe Pierre Lévy (Éditions La Découverte -1997), l'intelligence collective repose sur un double postulat. Le premier suppose que « tout être humain est détenteur d'une intelligence indi­viduelle… le second est qu'il existe une forme d'intelligence, dite "collective", susceptible de dépasser, en les intégrant, les intelligences individuelles et les savoirs spécialisés ».
Par ailleurs, la mise en place d’un système collaboratif suppose la vérification d’un certain nombre de capacités qui permettent de : savoir composer une équipe (parfois pluridisciplinaire), savoir collaborer ensemble, accepter d’apprendre avec et par les membres de l'équipe, définir une vision commune pour une transformation en actions concrètes.
On le constate, tout partage de l’information, désormais autorisé par la technologie, pose nombre d’autres questions. Un préambule qui aide à réfléchir !

Les domaines d’application ou d’intervention des systèmes collaboratifs
Leur terrain est donc immense : des logiciels de partage de l’information jusqu’à la vidéo­conférence, des conditions et confort de travail (ex. : open space) à la formation, en passant par les réseaux sociaux, les sites de congrès ou séminaires ou encore l’immobilier de bureaux.
Soulignons que les outils, notamment ceux liés à l’informatique, ont trois points ou plutôt trois conséquences en commun. Primo, ils permettent généralement de s'affranchir de la distance géographique (20.000 km ou quelques mètres dans le bureau d’à côté !). Secundo, ils optimisent le temps. Tertio, ils diminuent en principe les coûts.
 
Les grands domaines concernés sont :
• Gestion documentaire : accès aux données quotidiennes de l’entreprise et leur capitali­sation, son capital historique, ses racines...
• Gestion de projet : l’animation d’un groupe de travail pluridisciplinaire
• Gestion des connaissances et des savoirs : innovation, créativité…
• Gestion des relations commerciales : CRM¹
• Gestion des ressources humaines : gouvernance, se réunir, mieux vivre ensemble, formation…

 
Côté outils fondés sur l’informatique et Internet
Dans les grands domaines précisés ci-dessus, les systèmes sont légion. Du plus petit opérateur au plus grand, il existe des centaines d’offres de logiciels ou de plates-formes Internet.
 
Quelques exemples :
La société Wisembly, éditeur de solutions collaboratives en mode SaaS², se spécialise sur l’efficacité des réunions, y compris les conference call. Sa solution permet de préparer, d’animer, de soumettre des questions aux participants ou encore de faire des sondages en temps réel. Leur concept est tellement apprécié que le fonds de capital-risque Alven Capital vient d’investir 1,5 M€. Le marché mondial serait de 6 milliards de dollars. Côté créativité et innovation, pour ne pas perdre une bonne idée, la société Mindjet, éditeur de solutions de gestion de l’innovation et de gestion collaborative de projets, commercialise la solution « Spigit Engage » ; elle permet d’identifier les meilleures idées générées par les employés, et même celles des clients ou partenaires, grâce à une interface intuitive et dynamique. Côté aide apportée au dirigeant ou au chef de projet, la même société commercialise sa solution MindManager (comme son nom l’indique) : un outil de brainstorming et de mind mapping. « En organisant les informations de manière visuelle, cet outil correspond à la façon de travailler aujourd’hui et permet d’être plus productif et plus efficace », estime Jean Renard, son directeur Europe du Sud. Pourquoi pas, mais une démonstration s’impose.
Une société comme Sage, géant mondial de logiciels de gestion, a sorti fin 2013 une nouvelle version de Sage Intranet RH, un portail collaboratif, dédié aux PME, notamment à celles qui sont multisites. Le logiciel permet, par exemple, une saisie décentralisée des variables pour structurer les données RH (absences, congés, paies, notes de frais…) ; il est paramétrable selon les besoins de confidentialité requis.

Les réseaux sociaux dédiés

Facebook et Twitter en tête, ils sont de plus en plus prégnants dans la communication interne et externe de l’entreprise. Inquiets d’un phénomène qu’ils maîtrisent parfois mal, certains respon­sables interdisent leur utilisation à propos de l’entreprise. D’autres ont compris leur intérêt. Un exemple, pour valoriser et optimiser l’efficacité d’un séminaire, il est possible de monter un réseau social dédié personnalisé. C’est la spécialité de PowerVote (une marque de La Générale Multimédia) qui propose une plate-forme interactive de valorisation de ce type d’événement. Objectif : impliquer le plus grand nombre (y compris les timides !), obtenir un ressenti général, avant, pendant, après.  

Visioconférence, conference call, séminaire web…
Du plus simple et économique tel Skype, solution grand public parfaitement utilisable en entreprise pour des entretiens face to face, au plus sophistiqué avec salle high tech et écrans multiples en haute définition comme les solutions de la société LifeSize (filiale de Logitech depuis 2009), la visioconférence rentre progressivement dans les mœurs. Comment ne pas utiliser ces systèmes au regard du coût global d’une réunion physique à cinq ou dix personnes disséminées partout en France, en Europe ou dans le monde ?
Côté téléphone, les conf call sont proposées par tous les opérateurs de téléphonie spécialisés à des coûts plus que réduits. Idem pour les plates-formes de web seminar.

La formation
Voilà un univers qui va subir une révolution dans les années à venir ! Ayant pour objectif d’augmenter les connaissances de tout salarié, la formation est un maillon de l’efficacité collective. La résistance d’une chaîne étant égale à celle de son maillon le plus faible, un travail collaboratif ne fonctionne qu’en observant le même principe.  Selon Xavier Sillon, président fondateur de Vodéclic, société spécialisée dans l’e-formation aux outils bureautiques (cf. Vision d’entrepreneur de GPO Magazine n° 85), « …la formation en salle à la française est totalement dépassée ». Chacun estime désormais être en droit d’avoir accès à toute formation, simple ou complexe, sans attendre des mois. Sur ce principe, la start-up FYZ Services a lancé en octobre dernier une solution innovante d'e-éducation : SpeachMe. Cette  plate-forme permet d'encapsuler les expertises des collaborateurs pour partager leurs bonnes pratiques et leur savoir. Comme Vodéclic, SpeachMe diffuse ces capsules d’enseignement en ligne sous format de vidéos interactives. Malin et attractif !

Les centres d’affaires
Louer une salle de réunion équipée ou un bureau à la journée ou au mois est un service qui a la réputation d’être relativement cher. Une idée reçue alors que cette solution présente un réel coût maîtrisé, notamment pour les PME, en leur permettant un accès à des technologies collaboratives de pointe (bureau virtuel, visioconférence). Là encore, il faut détailler tous les coûts par rapport à une location traditionnelle. Dans les centres d’affaires, on ne paie que pour l’espace utilisé, les contrats sont flexibles, les coûts intègrent taxes, assurances, services d’accueil et de courriers, équipements divers, etc. En ce domaine, tous les centres d’affaires proposent une panoplie complète de solutions à la carte (ex. : Regus, Servcorp, etc.). C’est une bonne façon de réduire les engagements immobiliers, tout en étant pratiquement certain d’être dans un cadre de travail agréable et performant.
À nos chefs d’enreprises et à leurs collaborateurs de réfléchir désormais aux tenants et aux aboutissants de cette réelle révolution des pratiques. Prendre un peu de recul n’est-il pas le début de la sagesse pour mieux travailler ensemble sur le mode XXI^e siècle ?

Philippe DERMAGNE

^{1. CRM : Customer Relationship Management}

^{2. Software as a Service}